ADPS 導入事例

人事システムリニューアルを機に、付加価値性の高いシステム構築を推進

ミツカングループでは、10年以上も前から人事・給与システムにADPSを使用してきた。しかし、サーバの保守期限終了に伴い、新しいシステムの導入を検討。数社のシステムを検討した結果、前回に引き続きADPSの採用を決定。2010年8月から、グループ14社で本格稼働を開始している。

「システム更改の直接的な要因は、サーバの問題でしたが、それとは別に、セキュリティ面に多少の物足りなさを感じていたのも事実ですね。人事システムというのは個人情報のかたまりのようなもの。それを考えたときに、最新のシステムやグループ内のほかのソフトウェアと比べて見劣りするものであってはいけないという想いがありました」と語るのは、ミツカングループの内務機能を司る、株式会社ミツカンビジテック総務部、人事給与課課長の澤野和之氏。

また、ミツカングループでは、雇用形態の多様化により、頻繁に社内制度を変更してきた。前システムの完成当時に比べると、現在の社内制度はかなり複雑になっており、同時にシステムも複雑化しているという。そのため、システムの中身がわかる人間が、社内のごく一部の者になってしまった。こうした状況も、システム更改に踏み切った要因のひとつに挙げられるという。

「今後システムの管理が、限られた人にしかできなくなるのは問題です。当社では、それをブラックボックス化と呼んでいましたが…。今回のリプレースでは、そうした課題も念頭にありました。今後は総務部と情報システム部が共同で管理していくことで、担当者にしかわからないということをなるべく防いでいけるよう工夫しています」

システムの切り換えは、パッケージに合わせて社内制度を変更することなく、以前のデータをそのまま引き継いだうえで、機能面をより充実させていくという方法をとることで、ユニックスサーバからウインドウズサーバへ限られた期間内でのスムーズなシステム移行を実現。新旧のシステムに同じADPSを使用するメリットを最大限に活かした形だ。

「カシオは、ADPSを通じて十数年のおつきあいがあり、人事制度、ルール、考え方なども含め、当社について一番よく理解していただいているパートナー。そういった実績が、工期の短縮につながったのだと思います。その分の時間を、新たに追加する機能の企画・設計に有効活用することができ、単なるリプレースではなく、新たな付加価値を持ったシステムをつくることができました」

本格稼働から日が浅く、まだまだ使いこなすまでには至っていないとするものの、新システムに対する手応えは十分だという。賞与計算に携わる澤野氏自身、さまざまな工程が自動化されることで、手作業に比べて精度と効率性が大幅にアップしたことを実感。今後も、さらなる業務効率化に効果を発揮してくれることを期待している。

誰もが活用できる、開かれたシステムを目指して

澤野氏が所属する株式会社ミツカンビジテックは、ミツカングループ全体の内務を担当。従業員約2,700名の給与計算などもここで行う。今回のADPS導入にあたり、業務の多くを自動化することで、精度、期限、コスト意識が要求されるシェアードサービスとしての機能向上を果たした。

「海外の賃金と所得税の計算、育児休業の特例措置、官公庁に出す資料の作成など、これまで手作業で行っていたことをシステム化しました。もちろん、給与明細書の電子化も今まで以上に徹底し、社員へのサービス向上にも配慮。パソコンを使用しない人以外、原則として電子書類にすることでペーパーレス化にも努めています」

給与明細書の電子化については、Web上の閲覧場所を告知するだけでなく、社員ひとりひとりにメールで配信。会社と個人とのつながりを感じさせるシステム化を目指したという。

「各種申請についても、システム化を推進しています。たとえば、勤怠システム。残業届けや休日出勤届けなどは、以前からWeb入力に対応していたものの、打ち忘れや打ち間違いは紙で訂正を受け付け、手作業で支払いの過不足分を給与に反映していました。それが、申請、訂正、給与計算のすべてを自動処理できるようになり、大幅な業務効率化を実現しています」

このようなシステムづくりの根底にあるのが、社員に開かれたシステムという考え方だ。会社が持っていて開示してよいデータは開示していく、会社が欲しいデータについては社員に入力してもらう。そのため、Web画面をわかりやすくデザインし、マニュアルなしで操作できるユーザビリティを実現した。もちろん、一般社員に情報提供するにあたってセキュリティも強化。パスワード認証をはじめ、様々な方法で情報漏洩を防いでいる。