年末調整の電子化で変わることとは？導入の流れも徹底解説！
2022.10.31
書類の電子化は、昨今多くの企業において注目され、取り組みが進んでいる状況です。そのような中、年末調整も電子データで提出できるようになりました。
この記事では、年末調整の電子化の概要、年末調整の電子化で変わること、メリット・デメリットを解説いたします。また、年末調整を電子化するために会社や従業員がすべきことも併せてご紹介いたします。
目次
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年末調整が電子化されるとはどういうこと？
年末調整の電子化とは、年末調整手続きを電子データで処理・提出することです。これまでの年末調整では、書面で必要な書類を提出していましたが、これがすべて電子データで提出できるようになります。
年末調整の電子化は平成30年度の税制改正で、令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除、住宅ローン控除に係る年末調整関係書類等の電子データによる提出が認められたことで可能になりました。このことから、今後、国をあげた年末調整手続の電子化に向けた動きが進んでいくことが予想されます。
年末調整の電子化で変わること
これまでの年末調整は以下のような流れでした。
- １．必要な書類を入手して従業員へ配布（会社側）
- ２．書類に記入後、必要書類を添付して提出（従業員側）
- ３．申告内容を確認（会社側）
- ４．連携している給与システムへ入力（会社側）
年末調整を電子化することで、以下のことが不要となります。
- ・控除証明書等内容の手書き（従業員側）
- ・手動計算（従業員側）
- ・各控除額の検算（会社側）
- ・年末調整申告書データを給与ソフトに手動で取り込む（会社側）
電子化後の手続きは次のような流れとなります。
- １ 控除証明書等の情報をもとに年末調整申告書データを作成し、会社側へ提出（従業員側）
- ２ １で提出されたデータをもとに年間の所得税額などの計算をする。（会社側）
年末調整を電子化するメリット
年末調整が電子化されると、従業員、担当者ともにメリットがあります。そのメリットを解説していきます。
書類作成の簡素化
年末調整が電子化されると、従業員は、Web上での記入となるため、時間や場所を問わずに申請をすることができます。
また、控除証明書等をマイナポータル連携や各保険会社からデータで取得することができるので、データを保管しておけば、紛失することもありません。
事務負担の軽減
年末調整の担当者は、さまざまな作業を行わなければなりませんでしたが、電子化により事務負担が大幅に軽減されます。
年末調整を自動化することによって、これまで手動で行っていた控除額の計算はもちろん、添付書類の確認や記載不備に対する差し戻し、記録媒体への保管作業などが不要になります。
さらに、従来発生していた記入作業が不要となるため、手書きの文字が読みにくいということもなくなります。
ペーパーレス化できる
紙ベースの年末調整では、従業員と担当者間で、必要書類の配布・回収といった作業が発生し、手間がかかっていました。
しかし、電子化によってこれらの作業は不要になります。
また、書類や控除証明書などがデータ化されることで、書類の保管場所を確保する必要もなくなり、添付書類等の確認作業も軽減することができます。
年末調整を電子化するデメリット
前述のように、メリットの多い年末調整ですが、電子化にあたってハードルが高いと感じられるポイントもございます。
ここからは、年末調整を電子化する際のデメリットを解説していきます。
従業員に理解・協力を得る必要がある
年末調整の電子化は、会社側だけでは完了することはできません。従業員に協力してもらうこともあるため、電子化についてきちんと理解してもらう必要があります。
従業員に協力してもらうことのひとつに、マイナンバーの取得があります。これは必須ではありませんが、マイナポータル経由で控除証明書データを取得する際には必要です。
導入時はコストと準備の負担が増える
会社側のデメリットとして、年末調整ソフトの導入や給与システムの改修にコストがかかることが挙げられます。
また、導入初年度には さまざまな準備が必要となり、従業員への周知のための社内マニュアルの作成や説明会の開催も必要です。
しかし、翌年からはこういったこともなくなるので、デメリットは解消できます。
ソフトのインストールや入力などの手間がかかる
従業員側は、会社が指定する年末調整申告データの作成ソフトをインストールしたり、ソフト上で取得したデータをアップロードする必要があります。そのため、従業員によっては、これらの手間をデメリットと感じる人もいるかもしれません。
年末調整を電子化するために会社がすべきこと
年末調整を電子化するにあたり、会社側が準備すべきことをステップごとに解説していきます。
なお、令和3年3月31日以前は、年末調整を電子化するためには所轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出しなければなりませんでしたが、令和3年の税制改正により、令和3年4月1日以降、従業員から年末調整の書類をデータで受け取る場合は不要となりました。
年末調整ソフトの導入の検討
まず行うべきことは、年末調整ソフトの導入の検討です。年末調整ソフトには、国税庁が提供しているソフトや、民間企業が提供しているソフトがあります。どのソフトを使うか、現在運用している給与システムとの連携などを考慮して検討する必要があります。
給与システムの改修
次に、給与システムの改修の必要性を確認します。電子化では、従業員から年末調整申告書や控除証明書等のデータを受け取り、それらを会社の給与システムに取り込んで年末調整をするためです。そのため、これらのデータを読み込むことができない場合、システムの改修が必要となります。
すでに導入済みの給与システムによって、どのような改修が必要なのかは異なりますので、販売業者に事前に確認する必要があります。
従業員への周知
給与システムの改修が済んだら、従業員に向けて年末調整を電子化することを伝えます。電子化にあたり今後の年末調整はどのようになるのか、従業員が行うべきことはなにか、年末調整ソフトをどのように使うのか、説明会を行い、周知させることが重要です。
年末調整を電子化するために従業員がすべきこと
ここからは、会社が年末調整を電子化する場合、従業員が準備すべきことを解説します。
年末調整申告データの作成ソフトの確認
年末調整申告書データを作成するためにはソフトが必要です。ソフトには、国税庁が提供しているソフトや、民間企業が提供しているソフトがありますが、どちらか会社側が指定するソフトを使うことになります。前者は、パソコン版、スマートフォン版のそれぞれが用意されているので、パソコンならインストールして、アプリならダウンロードして利用する必要があります。なお民間企業が提供しているソフトを利用する場合は、ログインIDやパスワードが必要となることがあります。その場合は、会社で指示された方法に従います。
控除証明書等データの取得
これまでの年末調整では、控除証明書などは郵送されたはがきを切り取って書類に貼りつけていましたが、電子化では各保険会社などから取得したデータを提出する必要があります。
取得する方法は2つあります。1つは、マイナポータル経由で取得する方法です。マイナポータル経由で取得する場合には、まず、マイナンバーカードとマイナポータルの利用者登録を行います。その後、年末調整申告書データの作成中に、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データを、マイナポータルを通じて一括取得します。
もう1つは、マイナポータルを経由しない方法です。各保険会社などのホームページから控除証明書データを取得します。なお、この方法では、マイナンバーカードとマイナポータルの利用者登録は必要ありません。
年末調整の電子化に対応している 人事統合システム「ADPS（アドプス）」
カシオヒューマンシステムズには、1990年の誕生以来、累計5,000社を超える導入実績を誇る人事統合システム「ADPS（アドプス）」があります。ADPSでは、年末調整の電子化にも対応しています。
どこからでも実施可能
ADPSの年末調整機能には、「クラウド版」「オンプレミス版」があります。クラウド版は、インターネット上に年末調整用サーバーを設けることにより、従業員や担当者が場所を問わず、パソコン、スマートフォンから申告・確認できるのが特徴です。オンプレミス版は、自社内に年末調整用サーバーを設ける仕組みで、強固なセキュリティ環境を実現できます。
進捗管理機能による効率化
従業員の数が多ければ多いほど、年末調整は担当者にとって大変な作業となります。とくに大変なのが未提出者への進捗連絡です。ADPSでは、「自動フォローメール送信」という機能によって、未提出の従業員へメールを送信し、提出を督促することができます。
5つのステップで簡単に完了
ADPSの年末調整機能では、5つのステップで年末調整が完了します。
- ステップ1 データ準備・データ登録（担当者）
- ステップ2 自動配布（担当者）
- ステップ3 データ入力（従業員）
- ステップ4 申告情報チェック機能（担当者）
- ステップ5 データ連携（担当者）
仕分け作業や自動計算といった機能により、担当者及び従業員双方が円滑に年末調整を進めることができます。
まとめ
年末調整の電子化は、書面でのやりとりが不要となり、従来よりも手続きが簡素化されます。これは、会社側、従業員側ともにメリットといえます。電子化がまだお済みでない場合は、検討してみてはいかがでしょうか。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
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定期的に「人事部の皆様に必ず今後の業務に役立つ情報」を紹介しています。