雇用保険の手続き【事業者向け】従業員の退職時の続きに必要なものも解説

給与計算・年末調整

2024.01.24

1人でも従業員を雇い入れた事業主には、その従業員が一定の条件を満たしている場合、雇用保険に加入させる義務があります。パートやアルバイトでも、義務であることに変わりありません。本記事では、雇用保険の適用範囲などの基本から、具体的な事業者向けの手続き、雇用保険に未加入だった場合のペナルティなど、幅広く解説します。

雇用保険とは？適用範囲は？

雇用保険は、従業員の雇用や生活の安定を目的とした公的な保険の一種ととらえられます。失業手当の給付や、就業を促進するための教育訓練に対する給付などは、雇用保険による事業です。雇用を拡大する事業主に対する助成金制度も、雇用保険の一部に位置づけられます。

雇用保険の適用対象となるのは、農林水産業の一部を除く「適用事業」の事業者に雇われる従業員たちです。原則として、本人の意思とは無関係に、雇用保険の被保険者となります。ただし、以下の条件を満たしていない場合、例外として、雇用保険の被保険者とはなりません。

勤務開始時から最低31日間以上働く見込みである
週の労働時間が20時間以上
学生ではない

雇用保険の手続き【事業者向け】

雇用保険の手続きは、従業員を雇い入れるときと、従業員が離職するときに発生します。その他にも、事業所が移転した場合や名称を変更した際などにも所定の手続きが必要です。

従業員を初めて雇い入れるとき

初めて従業員を雇用する場合、1人だけであっても「雇用保険適用事業所設置届」をハローワークに提出します。従業員を雇い入れた翌日から10日以内が期限と定められているため、それ以前に提出するよう注意が必要です。設置届の記入例は、以下の通りです。

参考：厚生労働省福岡労働局「雇用保険適用事業所設置届」

従業員を初めて雇用した事業者の場合、設置届とあわせて「雇用保険被保険者資格取得届」もハローワークに提出します。こちらは従業員を雇用した翌月の10日までが提出期限です。設置届の期限とは違うため、間違えないようにしてください。取得届の記入例は、以下の通りです。

参考：厚生労働省「雇用保険事務手続きの手引き」

その後新たに従業員を雇い入れたとき

前述した「雇用保険被保険者資格取得届」は、その後新たに従業員を雇い入れるごとに、管轄のハローワークに提出しなければなりません。手続きが終了すると、ハローワークから「雇用保険被保険者証」が交付されます。被保険者証は本人が管理するものであるため、従業員に渡して保管してもらってください。

資格取得届に限りませんが、この種の書式はしばしば更新されます。ハローページのWebサイトを参照するなどして、最新版の書式を使用するようにしましょう。

従業員が離職したとき

従業員が離職したときは、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークに提出します。この2つは、ともに提出期限が、退職日の翌日から10日以内です。こちらの手続きが完了すると、ハローワークから「離職票」が発行されます。

離職票は、失業給付を受ける際に必要となる重要な書類です。退職者に確実に、速やかに渡るようにしてください。資格喪失届の記入例は以下の通りです。

参考：北海道ハローワーク「雇用保険被保険者資格喪失届記載例」

離職証明書（用紙左側部分）の記入例は以下のようにします。

参考：神奈川ハローワーク「雇用保険被保険者離職証明書（用紙左側部分）の記入例」

その他

その他の場合で事業者側の手続きが必要なケースとしては、事業所の名称や所在地が変更となった場合があります。提出書類は「雇用保険事業主事業所各種変更届」です。事業所が法人の場合は登記簿謄本や抄本などを、法人でない場合は名称や所在地が変更になった事実を証明できる書類をあわせて提出します。

各種変更届の提出期限は、名称や所在地の変更があった日の翌日から10日以内です。各種変更届の記入例は、以下を参考にしてください。

参考：立川商工会議所「雇用保険変更届記入例」

雇用保険に未加入だった場合のペナルティ

加入資格のある従業員を雇用保険に加入させなかった場合、事業主を「6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金に処する」と、雇用保険法83条に定められています。従業員の雇入れに際しては、手続きを忘れないようにすることが重要です。

引用：雇用保険法

もっとも、やむを得ない事情により加入が遅れることもままあるため、加入させていなかったとしても直ちに罰則が適用されるものではありません。労働局から是正勧告を受け、それに従わない場合に、悪質とみなされてペナルティが科されます。

給与計算はシステムの活用がおすすめ

企業は、雇用保険に強制加入することが原則です。各種手続きは義務付けられており、間違いがあると従業員にも迷惑をかけることになりかねません。給与計算をはじめとした人事・総務部門に発生する煩雑な事務処理には、自動化できる専用システムの導入がおすすめです。

専用システムで自動化できる業務には、給与計算のほか、社会保険料に関する月額変更、経費申請、データのバックアップなどがあります。業務の自動化により人的なミスを防げることはもとより、業務の効率化も可能です。近年各業界で問題が広がっている人手不足への対応にも、システムの活用が有効です。

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まとめ

雇用保険は、従業員の雇用や生活の安定を支えるための公的な保険で、ほとんどの企業には加入が義務付けられています。雇用保険の手続きは、従業員を雇い入れたときや従業員が離職したとき、事業所の名称や所在地が変更したときなどに必要です。それぞれの場合に、必要な書類があります。提出期限が定められているため、期限を超過しないように提出することが重要です。

企業において、雇用保険の手続きなどの人事・総務系の事務処理は、煩雑で手間がかかるものも少なくありません。そのような悩みがある場合は、人事労務を効率化できるシステムを活用して、作業工数削減と人的資源の有効活用を図ってみてはいかがでしょうか。