導入事例
ＢＣ受発注導入による
ミス・残業・コスト削減を実現！
- 鹿児島県
- 餃子製造・販売・OEM
株式会社ビッグファイブ
- 総務
- 川原 みゆき様
- 創業：
- 1995年
- 従業員数：
- 33名
- 導入時期：
- 2024年5月
- URL：
- https://bigfive-shop.com/
御社の企業情報や特徴などを教えていただけますか？
鹿児島市を拠点に餃子の製造・販売を行っています。「家族には新鮮な食材を食べてほしい」という創業者の母親目線の想いを大切にし、新鮮で安心できる餃子づくりに取り組んでいます。自社ブランドを中心に展開しながら、OEMでも多彩な餃子を製造。特に黒豚餃子が主力商品として好評です。食材の鮮度と品質にこだわり、鹿児島産の新鮮な肉や野菜をふんだんに使用しています。社名「ビッグファイブ」には、「5人の子どもと会社が共に成長するように」という創業者の願いが込められています。社員33名が主に飲食店や生協へ100種類以上の商品を提供しております。地元に愛される商品づくりを目指して日々努めています。
受注業務における課題と感じていた点を教えてください。
以前は受注対応が非常に大変でした。全体の約6割の注文がLINEで行われ、残りは電話やFAX、メールなど様々な手段が混在していました。特に朝の注文集中時には、3名の事務担当者が午前中いっぱいを受注処理に費やしていました。
具体的な課題は2点ありました。一つはミスの多発です。LINEやメールの見逃しが頻発しており、「昨日注文したのに届いていない」といったクレームも発生していました。FAXでは文字の読み取りミスが起こりやすく、電話注文は聞き間違いのリスクがありました。
2つ目は機会損失です。営業時間外の注文対応ができず、売上機会の損失も懸念していました。さらに、受注業務は個人の経験やスキルに依存する部分が大きく、担当者が急に休むと対応が困難になることもあり、どうしても対応が難しい場合には、休日に連絡を取って確認を行うこともありました。
1日に20〜30件程度の注文処理において、作業が煩雑であったため、ミスのない正確な処理が大きな課題となっていました。
ＢＣ受発注を導入するきっかけを教えていただけますか？
きっかけは意外とシンプルです。昨年6月頃に、カシオさんの営業担当者からお電話をいただき、受発注システムについてのご提案を受けました。ちょうどその頃、会社全体でパソコンやシステムを活用して業務を効率化しようという動きがあったんです。
導入にあたっては複数のシステムを比較検討しましたが、BC受発注はとにかく画面が見やすくて、価格もリーズナブル。まずは事務の担当者たちに試してもらったら『これなら使えそう』という反応だったんです。
社長も『業務が楽になるなら』と前向きでしたし、現場からの評判も良かったので導入を決めました。毎日の受注作業の負担を減らせるなら、という期待が大きかったですね。
ＢＣ受発注の活用方法を教えてください。
主に事務担当の3名で利用しています。まずは約50社のお客様へ案内を送り、現在は10社ほどにご利用いただいています。利用者は主にスーパーや小規模飲食店です。使い方は非常にシンプルで、従来の運用方法を変えずにスムーズに導入でき、大変助かっています。お客様がスマホから注文を送ると、メールで通知が届き、それを確認して迅速に出荷・配送の準備を行っています。特に便利なのは注文履歴がすぐに確認できることで、「前回どの商品をどれだけ注文したか」をスマホやPCでどこでも確認可能なため、私たちだけでなく得意先様も大変喜んでいます。導入時は商品リストの設定に時間がかかりましたが、一度設定すれば簡単に管理でき、お客様ごとに「よく注文する商品」を優先表示したり、新商品の追加もこまめに行うなど使いやすさ向上に努めています。こうした工夫が、お客様からも高い評価をいただいています。
ＢＣ受発注を導入後に感じる効果はありますか？
導入による最も大きな効果は、業務時間の大幅短縮です。以前は受注処理に午前中いっぱいかかっていましたが、現在は事務担当者1人あたり約30分の短縮を実現しました。事務担当者からは「とても楽になった」との声が上がっています。また、LINEやメールの見逃しがなくなり、注文ミスも大幅に減少しました。24時間いつでも注文を受け付けられる体制が整い、営業時間外の対応も可能となり売上機会の拡大につながっています。さらに注文履歴の確認が容易になり、過去の受注内容の照会や管理もスムーズになりました。導入当初は一部得意先から抵抗もありましたが、実際に使い始めると利便性を実感するケースが多く、利用先は徐々に増加中です。今後も利用得意先を拡大し、さらなる業務効率化と顧客サービス向上を目指していきます。BC受発注導入は当社にとって大変有益であり、大正解だったと確信しています。
