卸売業向け受発注システムのメリットとは？比較するポイントや選び方、費用などを解説

【30秒でわかる】卸売業に受発注システムを導入するメリット

これまで電話やFAX、メールなどで受注を行っていた場合、電話の聞き間違いや、FAXのかすれによる読み間違い、入力ミスが起こりがちでした。受発注システムを導入して受注経路を一本化すると、受注業務の負担が軽減され、確認漏れや入力ミスを減らせます。さらに、システム上でデータを管理できるため、業務の属人化防止やペーパーレス化にもつながります。

1.受発注システムとは？

受発注システムとは、パソコンやスマートフォンを利用し、インターネットを介して受発注を行う専用システムのことです。いままで電話やFAX、メールなどで行われてきた受発注業務をシステムに一本化し、業務を効率化できます。

得意先は専用の画面にアクセスし、発注したい商品と数量を入力します。発注を確定すると発注データが卸売業者側へ送られ、卸売業者はそのデータをもとに納品までに必要な作業を行います。発注履歴は受発注システムの中に記録されるため、過去の発注内容を遡ることも可能です。

受発注システムの利用には、初期費用や月額費用が必要になりますが、受発注業務の省力化やペーパーレス化によるコスト削減の効果が大きいことから注目を集めており、導入例が増えています。

2.卸売業に受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入することは、卸売業者にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。代表的なメリットを紹介します。

2-1.受注業務の負担軽減

卸売業における受注業務は、これまで電話やFAX、メールなどで行われてきました。しかし、このことは卸売業者にとって大きな負担にもなっていました。

電話やFAX、メールでの発注は、得意先の使い慣れた方法で発注でき、場合によっては「いつものお願いね！」といった簡単な発注でよいなどのメリットがあります。しかし、発注を受ける卸売業者の負担は大きく、届いた発注内容を処理するだけで午前中が終わってしまったり、処理しきれなかった業務を残業してこなさなくてはならなかったりといったケースもめずらしいことではありませんでした。

しかし、受発注システムを導入してルートを一本化することで、こうした受発注業務の負担が大幅に軽減できます。電話対応が少なくなることから仕事の中断が減り、FAXやメールを注意深くチェックする必要もなくなります。受注はすべてパソコンの画面で確認できるようになるため、受発注業務にかかっていた労力は大幅に軽減されるはずです。

2-2.ヒューマンエラーが減る

受発注システムを導入すると、受発注業務がシンプルになり、ヒューマンエラーが減らせます。

例えば、電話での受注は言い間違いや聞き間違いが起こることがありました。また、電話しながらメモした書類や、受信したFAXの処理を忘れてしまったり、紛失してしまったりするケースもあったはずです。こうしたミスは取引先からの「納品されていない！すぐ持ってきて！」といった問い合わせで発覚するため、取り返しのつかないことにもなりかねません。

しかし、受発注システムを使えば、卸売業者が受注してからのヒューマンエラーを最小限に減らせます。とくに、基幹システムと連携できる受発注システムを導入すれば、受注後に手作業で発注内容を入力する必要がなくなり、打ち間違いのミスもなくせます。慌てて得意先に納品に行くこともなくなるため、業務負担も少なくなるでしょう。

2-3.受注業務の属人化を防げる

これまで、付き合いの長い得意先からの発注を、「いつものお願いね！」といった電話で済ませてきたケースは少なくないはずです。また、FAXの場合も、所定の発注書ではなく「◯◯を◯個」「◯◯を◯kg」といったメモに近い内容で受け付けてきたケースもあったのではないでしょうか。

しかし、こうした手法は業務の属人化に繋がります。担当者は「いつもの発注」を理解していますから、問題なく受注できていたかもしれません。しかし、担当者が不在になると、他の従業員ではわからない可能性があります。「いつもの発注」の内容が変わったことを他の従業員が知らず、間違えた内容のまま納品してしまうかもしれません。

受発注システムを導入すると、こうした曖昧な発注はなくなります。業務が属人化せず、誰でも処理できるようになり、従業員の配置換えや引き継ぎもしやすくなるでしょう。

2-4.ペーパーレス化し情報を一元管理できる

受発注システムを利用すると、インターネット上で受発注が完結します。そのため、電話を受けながらメモを取ることや、FAXで発注用紙を受信することもなくなるため、ペーパーレス化に寄与します。

発注履歴はシステム内で確認できるため、過去の発注を書類で残しておく必要がありません。こうしたペーパーレス化により、保管しなくてはいけない書類を大幅に減らすことができるため、ファイリングの手間がなくなり保管場所も不要になります。それにより、業務が効率的になるほか、事務所スペースにも余裕ができることもメリットです。

2-5.コストの削減が可能

受発注システムを導入することは、人的コストの削減にも繋がります。

電話やFAX、メールなどバラバラだった受注方法が受発注システムに一本化されることで、電話対応に取られる時間や、FAXやメールを確認する手間が少なくなります。その分、他の業務に集中できるでしょう。

その結果、業務が効率化されて残業が少なくなり、受注業務を担当する人数を見直すこともできるかもしれません。それにより、残業代などの人的コストの削減も可能になります。

また、これまでFAX用の発注用紙を印刷して得意先に配ってきたケースでは、それにかかっていた印刷代も不要になります。また、受信用のFAX用紙代も節約できるでしょう。

3.受発注システム導入の注意点

さまざまなメリットのある受発注システムですが、導入にはいくつかの注意点があるため解説します。

3-1.システムの利用には一定の費用がかかる

受発注システムの利用には一定の費用がかかります。受発注システムの提供事業者によって、初期費用の有無や、月額費用などが異なるほか、毎月どの程度利用するかによっても費用が異なるため、導入前に確認が必要です。なかには少ない予算からスタートできるシステムもあります。

また、受発注業務の省力化と、それに伴う業務フローの効率化、コストの削減も可能になりますが、それらを踏まえた上でどの程度コストをかけられるかを試算することが大切です。よく検討した上で、予算内で利用でき、効果が見込めるシステムを導入しましょう。

3-2.得意先にも使い方を覚えてもらう必要がある

受発注システムを導入し、その効果を最大化するためには、電話やFAX、メールなどに散らばっていたルートをシステムに一本化する必要があります。そのため、得意先に理解してもらい、使い方を覚えてもらう必要があります。

そのため、導入段階で使いやすいシステムを選ぶことも大切です。スマートフォンでも利用でき、デジタル機器が苦手な人でも直感的に発注できるインターフェースを備えたシステムであれば理解も得やすいでしょう。

また、社内でもシステムの使い方を覚える必要があります。いきなり導入しても混乱を招きかねませんので、操作方法や業務フローの変更点などのマニュアルを作成し、レクチャーする時間を設けるなどの対策も必要になると考えられます。

4.卸売業における受発注システムの導入成功事例

実際に受発注システムを導入した卸売業者では、どのような変化があったのでしょうか。2つの事例を紹介します。

4-1.受注にかかる時間が1/4に短縮（有限会社ＫＡヤマシタ様）

北海道札幌市で飲料や食料品、資材の卸売業を営む有限会社KAヤマシタ様は、約330件の得意先と取引し、約5800点の商品を扱っています。

電話やFAX、留守電による受注が多く、受注した内容を販売管理システムへ手入力する作業が大きな負担になっていました。入力作業に時間がかかることに加え、商品数の多さから入力ミスや確認の手間が発生しやすく、さらに、注文書の作成や配布にも紙や封筒のコストがかかっていたといいます。

そこで、カシオの「ＢＣ受発注」を導入。4か月間で約半数にあたる160件の得意先が電話やFAXでの発注からＢＣ受発注へ切り替えました。

その結果、FAX10枚分の入力に1時間～1時間半かかっていた作業が、10～15分ほどで済むようになり、受注の作業時間は4分の1程度に短縮。入力ミスが削減され、紙・封筒コストの見直しにもつながったと言います。

有限会社ＫＡヤマシタ様の事例はこちら

4-2.デジタル化で脱FAX。業務負担を10％短縮（立富株式会社様）

神奈川県小田原市で総合食品卸を営む立富株式会社様は、ホテルや飲食店を中心に約400～500件の得意先と取引しています。受注方法はFAX、得意先の発注システム、営業担当者の直接受注が中心で、1日あたり約150件の注文に対応していました。

しかし、手書きFAXの読み取りや転記に時間がかかり、入力ミスも発生しやすく、受注業務に毎日約5時間を要することが問題となっていました。誤出荷を防ぐための確認作業も負担になっていたといいます。

そんな折、得意先からのシステム導入の要望もあり「ＢＣ受発注」を導入。約半数の240社が利用した結果、受注業務の時間は1日あたり20～30分ほど削減され、約5時間かかっていた業務の10％程度を短縮できました。今後も取引先へ説明し、移行を進めていく方針です。

　立富株式会社様の事例はこちら

5.受発注システムを選ぶポイント

5-1.得意先にとって使いやすいか

受発注システムを選ぶときは、自社にとっての使い勝手だけでなく、得意先にとって発注しやすいかを確認する必要があります。得意先に使ってもらえなければ、受注ルートを一本化できないからです。

スマートフォンから発注しやすいか、商品を探しやすいか、履歴から再注文しやすいかなど、発注側の使い勝手はとても重要です。

デジタル機器に慣れていない得意先が多い場合は、画面がわかりやすく、直感的に操作しやすいシステムの方が導入を進めやすいでしょう。

5-2.費用だけでなくサポート体制も比較する

受発注システムを比較するときは、初期費用や月額費用の確認が欠かせません。ただし、費用だけで判断するのではなく、サポート体制もあわせて確認することが大切です。

導入時には、初期設定や商品登録、得意先への案内などで不明点が出るでしょう。運用開始後も、操作方法や設定変更でサポートが必要になる場面があるはずです。そのため、問い合わせ窓口の有無や、対応時間なども比較したいポイントと言えます。

価格が安くても、導入後に十分なサポートを受けられないと、かえって運用しにくくなる可能性もあります。費用とサポートのバランスを見ながら選ぶことが重要です。

5-3.販売管理システム・基幹システムと連携できるか

受発注システムを導入しても、受注データを手入力しなくてはならない場合、業務効率化の効果は限定的になります。そのため、販売管理システムや基幹システムと連携できるかどうかは、必ず確認しておきたいポイントです。

連携できるシステムであれば、受注データをそのまま活用できるため、転記の手間や入力ミスを減らしやすくなります。納品書や請求処理など、受注後の流れまで見据えて選ぶことが大切です。実際の業務フローに照らし合わせて検討しましょう。

まとめ

卸売業者が受発注システムを導入することで、受発注業務の負担を軽減し、ヒューマンエラーも減らす効果が期待できます。業務が効率化され、またペーパーレス化にも寄与することから、コスト削減も見込めるでしょう。

一方で、システムの利用には一定の費用がかかり、使い方を覚える必要もあります。導入前には予算内で十分な効果を得られるかを十分検討し、もっとも効果的と考えられるシステムを導入しましょう。

カシオの「ＢＣ受発注」で受発注業務を省力化しよう

カシオの受発注システム「ＢＣ受発注」を導入することで、受発注業務の省力化が可能になります。得意先がスマートフォンなどで発注した内容を、管理画面で一元管理。発注が来た時にはアラートによって即時通知が行われるため、作業漏れを防げます。

煩雑な手書きメモやFAXから解放され、書類も減少するため、事務作業の負担も大きく軽減されます。これまで時間と労力を要していた受発注業務が、このシステムによって大幅に簡略化され、作業環境が改善されること間違いなしです。

また、各社販売管理システムとの連携も可能。特に、ＢＣ受発注と同じカシオ製の販売管理システム「楽一」を一緒に使えば、シームレスに連動しデータ入力の手間もなくなるのでヒューマンエラーをなくせると同時に、業務の効率化が一層進みます。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しているので、ぜひ導入の参考にご覧ください。

https://www.casio-human-sys.co.jp/bc-order/