飲食店が受発注システムで発注するメリットとは？デジタル化が求められる理由を解説

1.飲食店の発注業務に効率化が必要な理由

飲食店の発注業務にはいくつかの課題があります。効率化が求められる背景を見ていきましょう。

1-1.発注を行うのが深夜・早朝になりがち

飲食店の発注業務は、営業が終了した後の深夜や早朝に行うことがほとんどです。翌日の営業に必要な食材を確認し発注する作業は、仕込みや閉店作業と並行して行われるため、担当者にとって負担になります。

深夜は仕入先の担当者が不在であることがほとんどでしょう。そのため、電話で注文する場合は、留守番電話への録音が必要になり、FAXの場合は翌日に確認の連絡が来ることになり、対応に手間がかかります。

1-2.電話・FAX発注は手間がかかりムダも多い

電話での発注は、相手が通話中でつながりにくいケースや、留守電に録音したにもかかわらず内容が正確に伝わらないケースがあります。また、仕入先から「注文内容を確認したい」と翌日に連絡が入ることもあり、手を止めて対応しなければなりません。

FAXの場合も、文字がかすれて読み取れなかったり、送信エラーが発生したりといったトラブルが起こりがちです。誤りがあった場合の再送・確認作業は、貴重な時間を奪うことになります。

1-3.商品数が多くミスが起こりやすい

飲食店では、食材、調味料、酒類、消耗品など発注する品目が多岐にわたります。そのため複数の仕入先と取引しているケースも多く、発注漏れや数量の間違いが起こりやすい環境と言えます。

電話やFAXでの発注では、自分でリストを作成・管理し、確認しながら進める必要があります。品目が多いほどミスのリスクは高まり、数量の間違いや、注文忘れといったトラブルにつながりかねません。

1-4.人手不足の中で業務を効率化する必要がある

飲食業界では人手不足が深刻化しており、少ない人員で多くの業務をこなすケースが非常に多くなっています。調理・接客・清掃といった本来の業務に加えて、ミスの許されない在庫管理や発注業務までこなさなくてはいけません。

こうした状況のため、発注業務を特定の担当者が専任するケースもあります。しかし、こうした「属人化」が起こると、その人が休んだときに他のスタッフが対応できない問題が生じてしまい、営業に支障をきたすケースも考えられるのです。

2.飲食店が受発注システムを導入する4つのメリット

仕入先への発注をオンラインで行うのが「受発注システム」です。導入することで、飲食店の発注業務はどのように変わるのでしょうか。具体的なメリットを4つ紹介します。

2-1.24時間いつでも発注できる

受発注システムは、電話やFAXではなくオンラインで仕入先へ発注を行うシステムです。そのため、24時間いつでも発注できます。

仕入先の営業時間を気にすることなく、営業終了後の深夜や、翌朝の仕込み前など、都合のいいタイミングで発注を行えます。スキマ時間を活用できるので、業務の流れをより最適化できるでしょう。

また、「電話をかけてもつながらない」「FAXがかすれて確認の電話がかかってくる」といったことがなくなるので、スムーズでストレスのない発注業務が行えます。

2-2.過去の注文履歴から再注文しやすい

受発注システムの多くは、過去の発注内容がデータとして履歴に残ります。毎回同じ品目の発注が多い飲食店にとって、この機能は非常に便利です。一から入力し直す必要がなくなり、前回と同じ内容で注文したいときでも素早く発注を完了できます。

注文内容を確認したいときも、履歴をさかのぼれば簡単に確認できるので、「ちゃんと発注できたか不安」といった心配も解消されます。

2-3.聞き間違い・発注漏れ・数量ミスを防ぎやすい

電話やFAXによる発注は、聞き間違いや書き間違いが起こりやすく、発注漏れや数量ミスが起こりがちです。こうしたミスにより仕入れが間に合わなくなれば、料理が提供できない事態を招くこともあるでしょう。

受発注システムなら、商品一覧から選択して数量を入力するだけで発注が完了します。選んだ商品と数量のデータがそのまま仕入先に送信されるため、書き間違いや聞き間違いがなくなり、ミスが大幅に減ります。

さらに、発注内容はデータで履歴として残るため、「言った言わない」のトラブルも防げるでしょう。

2-4.問い合わせの負担を減らせる

多くの受発注システムは、発注画面上で商品の詳細情報や価格を確認できます。「この商品の単位は何だっただろう？」「価格は変わっていないだろうか？」といった疑問をその場で解消できるので、仕入先へ問い合わせる手間を減らせます。

また、発注に関する情報がシステム上で管理できるようになるため、手書きのメモや、商品のリストを保管する必要もなくなります。ペーパーレス化にも貢献するでしょう。

3.飲食店向け受発注システムのチェックポイント

飲食店にとって使いやすく、業務改善に効果的な受発注システムはどのようなものでしょうか？　押さえておきたいポイントを紹介します。

3-1.スマートフォンで直感的に使える

飲食店の発注業務は、調理場や倉庫など、パソコンが近くにない環境で行われることが多いはずです。そのため、在庫を確認しながら入力できるよう、スマートフォンからでも快適に操作できるシステムを選ぶことが重要になります。

また、画面が小さくても見やすいレイアウトになっていれば、迷わず直感的に使えるはずです。実際に使って試せるようであれば、ストレスなく使えるか導入前にチェックすることをおすすめします。

3-2.よく発注する商品を探しやすい

仕入先によっては、膨大な種類の商品を取り扱っています。その中から毎回必要な商品を探し出すのは手間がかかるので、「お気に入り登録」などの機能が備わっているかを確認するとよいでしょう。

発注に使う商品が絞り込まれた状態で表示されたり、過去の注文から再発注できたりする機能があると、発注作業の時間を大幅に短縮できます。

3-3.商品情報や価格が分かりやすい

発注画面上で商品の価格や詳細な情報を確認できることも重要です。商品名だけでは判断が難しい場合もあるので、規格や容量、単位などの情報が分かりやすく表示されていると使いやすいでしょう。

価格がリアルタイムで反映されていれば、仕入先に問い合わせる手間を省けます。発注作業中に必要な情報が一画面で確認できるシステムなら、業務がよりスムーズに進むでしょう。

4.飲食店における受発注システム導入事例

実際に受発注システムを発注側として利用した飲食店の事例を紹介します。発注業務のデジタル化によって、日々の業務はどのように変わったのでしょうか。

4-1.【事例】スマホ発注で発注漏れを削減。業務もスムーズに

北海道札幌市にあるカレー食堂 心 様は、2001年の開店以来20年以上続くスープカレーの老舗です。店長が一人で発注業務を行っており、営業終了後の夜に翌日分の食材を発注。毎日30分ほど時間がかかっていました。

主な仕入先は7社あり、うち3社は留守番電話、別の3社はFAXでの発注でした。しかし、「雑音が入って聞き取れない」「文字がかすれて読めない」といった問題が起こり、翌日に仕入先から確認の連絡が入ることもあったと言います。

肉の仕入先からの提案をきっかけに、カシオの「ＢＣ受発注」を導入。スマートフォンで必要な商品を選んで数量を入力するだけなので、迷うことなく使えたそうです。

冷蔵庫や冷凍庫を動き回りながら在庫を確認し、その場でスマートフォンに入力できるため、発注作業の効率がアップ。一つの画面で全ての商品が見渡せることから、発注漏れも防げるようになりました。

カレー食堂 心様の事例はこちら

5.まとめ

飲食店における発注業務のデジタル化は、発注のしやすさ、ミスの防止、業務効率の向上など、さまざまな面でメリットをもたらします。特に人手不足が続く飲食業界において、発注業務の効率化は重要な取り組みになりつつあると言えるでしょう。

受発注システムを導入する際は、スマートフォンでの使いやすさや商品の探しやすさなどをチェックしましょう。ここで紹介した事例のように、受発注システムを活用することで、発注業務の負担を大きく減らせるはずです。

カシオの「ＢＣ受発注」で飲食店の発注業務を効率化

カシオの受発注システム「ＢＣ受発注」は、飲食店の発注業務を大きく改善します。

発注画面はスマートフォンに最適化されており、在庫をチェックしながら操作可能です。発注内容はデータで管理されるため、過去の履歴を簡単に確認でき、発注漏れや数量ミスの防止にも役立ちます。

発注側（飲食店）は無料で利用できるため、費用の心配なく始められるのも嬉しいポイント。仕入先がＢＣ受発注を利用していれば、すぐに使い始められます。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しています。検討の参考にぜひご覧ください。
https://www.casio-human-sys.co.jp/bc-order/