【2026年最新版】企業のマイナンバー管理方法と手順は？システム比較のポイントも解説
2026.07.22
2016年にスタートした「マイナンバー制度」にともない、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理するための安全管理措置を講じなければなりません。そこで役立つのが、「マイナンバー管理システム」です。
本記事では、マイナンバー管理システムについてはもちろん、導入するメリット・デメリットを解説します。
目次
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企業がマイナンバーを扱う理由
企業がマイナンバーを扱う主な理由は、従業員の社会保険や税に関する手続きを行うためです。企業は、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などへ提出することが必要です。
また、マイナンバー制度は、行政手続きの効率化や所得把握の正確性向上などを目的に活用されています。税務関係書類にマイナンバーや法人番号を記載することで、法定調書の名寄せや申告書との突合をより正確かつ効率的に行いやすくなります。
そのため企業は、社内手続きや行政機関への申請を円滑に進めるために、従業員本人だけでなく、必要に応じて扶養家族のマイナンバーも収集し、適切に管理しなければなりません。マイナンバーは重要な個人情報であるため、単に集めるだけでなく、利用目的や管理方法を明確にしたうえで取り扱うことが大切です。
企業がマイナンバー管理を怠った際のリスク
企業がマイナンバー管理を怠ると、情報漏えいや不正利用につながるおそれがあります。マイナンバーは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが求められる情報です。
そのため、マイナンバー法では、個人情報保護法よりも重い罰則が定められています。また、違反内容によっては、行為者本人だけでなく事業者に対しても罰金が科される場合があるため、企業として管理体制を整えておくことが重要です。
具体的な罰則内容は以下のとおりです。
| 違反内容 | 罰則 |
|---|---|
| 個人番号関係事務または個人番号利用事務に従事する者、もしくは従事していた者が、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合 | 4年以下の拘禁刑、もしくは200万円以下の罰金、またはその両方 |
| 不正な利益を図る目的でマイナンバーを提供または盗用した場合 | 3年以下の拘禁刑、もしくは150万円以下の罰金、またはその両方 |
マイナンバーの管理不備は、法的な罰則だけでなく、従業員や取引先からの信頼低下にもつながります。そのため企業は、マイナンバーを取得する段階から保管・利用・廃棄までの流れを明確にし、社内ルールに沿って適切に管理することが必要です。
マイナンバー管理のルール
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」にのっとって管理する必要があります。「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」は、個人情報保護委員会が制定している、マイナンバーを適切に取り扱うための指針です。
ガイドラインでは、以下の4つのルールが決められています。
- 取得・利用・提供のルール
- 保管・廃棄のルール
- 委託のルール
- 安全管理措置のルール
しっかり理解できるよう、ひとつずつ解説していきます。
取得・利用・提供のルール
取得・利用・提供のルールにおいて、企業がどのような場合に従業員から得たマイナンバー情報を使えるか規定されています。
企業は、社会保障および税に関する手続き書類の作成・届出を行う必要がある場合に限 って、従業員や取引先からマイナンバーを取得・利用し、行政機関などに提供することが可能です。手続き書類には、次のようなものがあります。
- 源泉徴収票
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
- 雇用保険被保険者資格取得届
マイナンバー法に記載されている場合を除いて、マイナンバーを利用・提供できません。
保管・廃棄のルール
保管・廃棄のルールとは、従業員から取得したマイナンバー情報は必要なときだけ保管して、不要になった時点で廃棄することが必要であることを求めたルールです。つまり、マイナンバーは雇用契約が継続している場合など、個人番号関係事務を行う必要がある際に限り、保管し続けられます。
手続き書類の保存期限を経過した場合には、速やかに削除または廃棄することが必要です。削除・廃棄するときには、削除・廃棄したことを記録して残しておく必要があります。削除・廃棄を委託した場合は、委託先から証明書等により確認が必要です。
委託のルール
委託のルールとは、マイナンバー情報を必要とする業務を外部委託する際のルールです。委託先を適切に管理し、再委託する場合には委託元の許諾を必要とします。
つまり、委託する際には、自社が行う安全管理措置と同等の管理が委託先においてもなされるように、委託先に必要かつ適切な監督を行う義務があるというわけです。
マイナンバーの委託時に押さえておきたいポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 適切な委託先の選定
- 安全管理措置を委託先に遵守させるための必要契約の締結
- 委託先における情報管理の状況把握
安全管理措置のルール
安全管理措置のルールとは、マイナンバーを含む情報を取り扱う場合にしっかりした安全管理措置が必要であることを求めるものです。マイナンバーの漏えいや滅失などを防止するために企業に求められるルールです。
ガイドラインでは、企業が講じるべき安全管理措置について以下の6項目が示されています。
- 基本方針の策定
- 取扱規程等の策定
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
詳しくは、以下からご確認ください。
出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」
企業がマイナンバー管理を行う際に必要な安全管理措置
企業がマイナンバーを適切に管理するためには、取得・利用・提供・保管・削除・廃棄などの各段階で安全管理措置を講じる必要があります。ここでは、企業がマイナンバー管理を行う際に必要な安全管理措置について解説します。
基本方針の策定
特定個人情報等を取り扱う事業者は、マイナンバーを適正に取り扱うために、組織として基本方針を策定することが重要です。基本方針を定めることで、社内におけるマイナンバー管理の考え方や対応方針を明確にできます。
基本方針には、事業者の名称や関係法令・ガイドライン等の遵守の宣言、安全管理措置に関する事項、質問および苦情処理の窓口などを記載するのがおすすめです。あらかじめ基本方針を整備しておくことで、具体的な規程なども策定しやすくなります。
取扱規程等の策定
基本方針を策定したあとは、それをもとにマイナンバーの取扱規程等を整備します。取扱規程等では、責任者や担当者の役割を明確にし、取得・利用・提供・保管・削除・廃棄といった段階ごとに、具体的な手順を定めます。
たとえば、従業員からマイナンバーを取得する際の本人確認方法や、行政機関へ提出する書類への記載方法、保存期間を過ぎた情報の廃棄方法などを整理しておくことが必要です。各段階で発生する事務フローや必要な手続きを明確にしておくことで、担当者が変更になった場合でも人的ミスを防ぎやすくなります。
組織的安全管理措置
マイナンバーを適切に管理するためには、組織としての管理体制の整備も大切です。組織的安全管理措置として求められる主な対応は、以下のとおりです。
- 組織体制の整備
- 取扱規程等に基づく運用や確認手段の整備
- 情報漏えい等の事案に対応する体制の構築
- 取扱状況の把握および安全管理措置の見直し
具体的には、マイナンバー管理の責任者を設置し、責任範囲や担当者が取り扱う情報の範囲を明確にします。そのうえで、事務担当者から責任者への報告・連絡体制や、人的ミスを防止するための確認体制を整えておくことが重要です。
人的安全管理措置
マイナンバーを適切に管理するためには、担当者に対する監督や教育も欠かせません。事務取扱担当者が取扱規程等に基づいてマイナンバーを扱っているかを確認し、必要に応じて改善を促す体制を整えておく必要があります。
また、マイナンバーの適正な取り扱いを社内に周知し、担当者がルールを正しく理解できるように教育を行うことも大切です。具体的には、定期的な研修の実施や、秘密保持に関する就業規則の整備などが挙げられます。
物理的安全管理措置
マイナンバーの情報漏えいを防ぐためには、書類や端末を物理的に保護する対策も必要です。たとえば、マイナンバーを取り扱う区域を区分し、ICカードなどがなければ入室できないようにする方法が挙げられます。
また、マイナンバーを扱うパソコンや機器は、施錠できる場所で管理したり、セキュリティワイヤーで固定したりすることが大切です。データを持ち運ぶ場合は、以下のような対策により、紛失や盗難が起きてもマイナンバーが安易に漏えいしないようにします。
- データの暗号化
- パスワードの設定
- 持ち出し用端末やUSBメモリの管理
- 書類や記録媒体の施錠保管
紙の書類と電子データのどちらを扱う場合でも、担当者以外が簡単に閲覧できない環境を整えることが重要です。
技術的安全管理措置
マイナンバーの漏えいを防ぐためには、システムやネットワーク面での技術的な対策も必要です。具体的には、マイナンバー情報を閲覧・編集できる範囲を限定するために、アクセス制御を行います。
例えば、事務取扱担当者だけにアクセス権を付与し、特定の人物のみがデータを参照・修正できるように設定することが効果的です。あわせて、以下のような対策を講じることで、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぎやすくなります。
- ID・パスワードによる認証
- セキュリティソフトの導入
- 通信経路の暗号化
- 操作ログやアクセス履歴の記録
特にマイナンバーを電子データで管理する場合は、誰が・いつ・どの情報にアクセスしたのかを確認できる体制を整えておくことが欠かせません。
企業のマイナンバー管理手続きの流れ
マイナンバー管理では、必要になったときにその場で対応するのではなく、あらかじめ社内で手順を整理しておくことが重要です。ここでは、企業がマイナンバーを扱う際の基本的な進め方を解説します。
利用目的を明確にして従業員から番号を収集する
企業が従業員からマイナンバーを収集する際は、あらかじめ利用目的を明確にしなければいけません。社会保険や税務手続きなど、どのような目的で利用するのかを伝えたうえで、従業員の理解を得ながら収集してください。
また、マイナンバーの取得時には、番号確認と身元確認を行います。マイナンバーカードには顔写真が表示されているため、番号確認と身元確認を同時に行うことが可能です。
一方、マイナンバーが記載された住民票の写しが提出された場合は、運転免許証など顔写真付きの本人確認書類をあわせて確認が必要です。
定められた範囲の中で適切に利用する
従業員から収集したマイナンバーは、社会保険や税、災害対策など、法律で定められた範囲内で利用します。企業が自由に利用できるものではないため、取得時に通知した利用目的に沿って取り扱うことが大切です。
あとから別の手続きで利用する可能性がある場合は、収集時に利用目的の通知漏れがないよう注意してください。
安全管理措置に基づき運用・保管する
収集したマイナンバーは、必要な場合に限り、適切に運用・保管します。保管する際は、基本方針や取扱規程等に沿って管理し、先述した安全管理措置を講じることが必要です。
具体的には、マイナンバーを取り扱う担当者を限定し、紙の書類は施錠できる場所に保管します。電子データで管理する場合は、アクセス権限の設定やログ管理を行い、担当者以外が閲覧・操作できない状態にしておくことが大切です。
情報漏えいや不正利用を防ぐためにも、社内体制の整備と物理的・技術的な対策を組み合わせて運用することが重要です。
利用目的が終了したら速やかに廃棄する
従業員の退職などによりマイナンバーの利用目的が終了した場合は、不要になった情報を速やかに廃棄します。マイナンバーは必要な範囲でのみ保管できる情報であるため、利用する必要がなくなったあとも保管し続けないよう注意が必要です。
紙媒体で保管している場合は、シュレッダーによる裁断や専門業者への溶解処理などにより、復元できない状態にして廃棄します。電子データの場合は、削除ソフトを活用したデータ削除や、記録媒体の物理的な破壊などにより、復元できないような対策が必須です。
また、マイナンバーを廃棄した際は、廃棄した記録を保存しておくことも求められます。いつ・誰が・どの情報を・どのような方法で廃棄したのかを記録し、適切に管理していたことを確認できるようにしておかなければいけません。
マイナンバー管理にはシステム利用がおすすめ
従業員のマイナンバーを適切に管理するには、マイナンバー管理システムの利用がおすすめです。
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員のマイナンバーを管理するためのシステムです
マイナンバーは、取得・利用・保管・廃棄の各段階で厳格な管理が求められます。紙の書類や表計算ソフトで管理することも可能ですが、確認作業や記録管理を手作業で行う場合、入力ミスや保管漏れ、廃棄忘れなどが発生するおそれがあります。
マイナンバー管理システムを活用すれば、番号の収集や本人確認、アクセス権限の設定、利用履歴の記録、廃棄管理などを一元化可能です。担当者の負担を軽減しながら、安全管理措置に沿った運用を行いやすくなるため、効率性と安全性の両面から導入を検討する価値があります。
また、マイナンバー管理システムには、不正アクセス・情報漏えいのリスクを防ぐセキュリティ対策機能が搭載されたサービスも多く存在します。マイナンバーが流出すると、法的な罰則 だけではなく、社会的な信用の低下につながりかねません。従業員のマイナンバーをシステムで管理することにより、書面で保管するときの紛失リスクを低減できるだけでなく、セキュリティ面でも安心して利用できます。
マイナンバーの管理体制に不安がある場合は、管理システムの導入を検討してみてください
関連記事：企業のマイナンバー管理について解説！方法や注意点を紹介
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マイナンバー管理システムに搭載されている基本機能
ここでは、マイナンバー管理システムに搭載されている基本機能について紹介します。機能の一例は、以下の表のとおりです。
| 機能 | 機能の概要 |
|---|---|
| マイナンバーの取得 | 従業員のマイナンバー情報を収集 基幹システムや受発注システムからデータを受け入れ、一元的に帳票を管理・出力 |
| マイナンバーの利用・提供 | 必要書類へのマイナンバーの記載、データのCSV出力 |
| マイナンバーの保管・廃棄 | マイナンバー情報の保管・完全削除 |
| マイナンバーの暗号化 | マイナンバー情報が特定できないように暗号化する |
| アクセス制限 | マイナンバーを扱う担当者ごとのアクセス制限適用などを提供 |
| アクセス履歴の管理 | マイナンバー提出時のワンタイムパスワード発行 利用・参照履歴の記録 |
マイナンバー管理システムには、基本的にマイナンバーの取得・保管から破棄までを一括管理できる機能が搭載されています。マイナンバー管理システムの活用により、ペーパーレスでマイナンバーを取得できるほか、取得したマイナンバーを安全に保管しておくことも可能です。
また、従業員の退職などにともない利用しなくなったマイナンバーが存在する場合は、適切に廃棄しなければなりません。マイナンバー管理システムでは、マイナンバーの保管・破棄が安全に行えます。
マイナンバー管理システムを導入するメリット
マイナンバー管理システムの基本機能を理解したところで、次はマイナンバー管理システムを導入するメリットについて解説します。主なメリットは以下の3つです。
- 情報管理がしやすい
- セキュリティが向上する
- 法改正にすばやく対応可能
一つずつ解説します。
情報管理がしやすい
1つめのメリットは、情報管理がしやすい点です。マイナンバー管理システムを導入すれば、マイナンバー情報の収集から退職にともなう情報破棄まで安全に管理できます。
これらを紙ベースで行う場合、書類の保管以外にも、マイナンバーに関する作業のすべてを記録して残す必要があるため、さまざまな作業が必要です。
マイナンバー管理システムであれば、これらの作業を大幅に減らし、担当者の負担を軽減できます。また、書類紛失や記録漏れなどの人為的なミスの削減にも効果的です。
セキュリティが向上する
2つめのメリットは、セキュリティが向上する点です。管理システムには暗号化や閲覧制限などの機能が搭載されているため、簡単にデータを持ち出せないように設定できます。
また、システムにアクセス制限をかけて管理者以外はデータに触れられないような設定も可能です。万が一不正アクセスがあっても、ログを確認することで原因調査や操作内容の把握に役立ちます。
マイナンバーには厳重な管理が求められるため、高いセキュリティを持った管理システムは最適な存在です。
法改正にすばやく対応可能
3つめのメリットは、法改正にすばやく対応できる点です。マイナンバーは幅広い活用方法が見込まれており、マイナンバーの取り扱いに関する法律も今後変わる可能性があります。
法改正が施行されれば、管理の方法も新しい法律に対応したものでなければなりません。管理システムを導入していれば、システムのアップデートをすることで法改正に対応しやすくなるため、業務の効率化につながります。
マイナンバー管理システムを導入するデメリット
続いて、マイナンバー管理システムを導入するデメリットについて解説します。主なデメリットは以下の2つです。
- 導入コストが必要
- 不正アクセス・ウイルスなどの危険性
メリットだけでなくデメリットも存在するため、導入する際はしっかり見極めることが重要です。
導入コストが必要
1つめのデメリットは、導入にあたってコストがかかることです。システムに搭載されている機能が自社のニーズに合致していない場合、余計な出費になってしまうこともあります。
ただし、システムを導入することで、作業工数や人件費の削減につながることも事実です。結果的に生産性向上につながり、コストパフォーマンスが良くなることが期待されます。
マイナンバー管理システムの導入により多くのメリットを得られますが、コストをかけてまで導入する必要があるのか判断してください。マイナンバー管理システムの導入が本当に必要かを明確にしてから導入するのがおすすめです。
不正アクセス・ウイルスなどの危険性
2つめのデメリットは、外部からの不正アクセスやウイルスなどの危険性がある点です。
マイナンバー管理システムでは、基本的に情報を暗号化する厳重なセキュリティ体制を採用しています。たしかに、クラウド上での管理は紙ベースでの管理と比べれば安全ですが、外部からの不正アクセスやウイルス、ハッキングによる情報漏洩リスクはゼロではありません。
システムを導入する際は、どのようなセキュリティ対策がなされているかチェックすることが重要です。マイナンバーが漏えいした場合、重大な罰則を受けるだけでなく、会社の信頼を失うことにもつながります。
システムがデータの暗号化に対応しているか、作業履歴の確認や作業者の特定は可能か、ウイルス対策をどのようにしているか、管理者権限をレベル分けで設定できるか、など複数の観点で確認することが必要です。
マイナンバー管理システムを選ぶ際の比較ポイント
マイナンバー管理システムを導入するメリット・デメリット、管理ルールを理解したところで、マイナンバー管理システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。以下の4点が重要なポイントです。
- 搭載している機能
- マイナンバーの管理件数
- 料金体系
- セキュリティ機能
上記をひとつずつ解説します。自社にあったシステムを選ぶ際の参考にしてください。
搭載している機能
まずは、搭載している機能に着目してください。マイナンバー管理システムは製品ごとに搭載している機能が異なります。
マイナンバー情報の登録・管理に特化した製品・サービス、利用・破棄までの業務を一括管理できる製品・サービス、労務管理システムに組み込まれている製品・サービスなど、さまざまです。自社で必要な機能を明確にしたうえで、製品を検討してください。
マイナンバーの管理件数
マイナンバー管理システムでは、製品によって管理できるマイナンバーの件数が異なります。中小企業向けのシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限があることが一般的です。一方、大企業向けのシステムであれば、制限がありません。
また、大きな規模を対象とする製品ほど、機能が充実している傾向にあります。自社で管理するマイナンバーの件数を把握したうえで、適切な製品を選んでください。
料金体系
マイナンバー管理システムでは、似たような機能を備えた製品でも、価格が異なります。そのため、料金体系もしっかり確認しておくことが重要です。
価格帯は、提供形態がクラウド型なのかオンプレミス型なのかによって大きく変わります。さらに、ユーザー数や管理可能なマイナンバー件数、追加のオプション機能などによっても変動するものです。
自社に必要な機能や条件が価格にも直結するため、事前の洗い出しが欠かせません。
セキュリティ機能
マイナンバー情報は、法律にのっとった厳重な管理が必要であるため、法令を遵守したデータ管理を実現するためにも、セキュリティ機能が搭載されている製品を選んでください。搭載されていると望ましいセキュリティ機能は、以下のとおりです。
ログ管理：いつ誰がデータにアクセスしたのかを把握できる
権限設定：操作できる権限を絞り、不正な操作を防ぐ
暗号化：データが流出した際の被害を抑えられる
サイバー攻撃対策：ファイアウォールやウイルス対策などで、外部からの攻撃を防ぐ
情報が漏えいしてしまうと重大な罰則が課せられる可能性があるため、セキュリティ面の確認はしっかり行ってください。
マイナンバー管理システムはADPS（アドプス）がおすすめ
マイナンバー管理システムを検討中であれば、人事管理システム「ADPS（アドプス）」の導入がおすすめです。
「ADPS」では、マイナンバー管理にも対応しています。導入前の番号収集／初回登録から、管理・廃棄まで、一連の業務をワンストップで提供可能です。
また、企業の従業員規模や雇用形態の種類などに応じて、オンプレミス型／クラウド型／BPO（クラウド型の場合は利用可能）の選択もできます。高度なセキュリティのもと人事業務をトータルにサポートする「ADPS」については、以下をご確認ください。
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まとめ
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員のマイナンバーを管理するためのシステムです。マイナンバーの収集から破棄までをクラウド上で一括管理できます。また、保管する負担や紛失リスクを低減可能なほか、安全管理措置への対応にも効果的です。
マイナンバーを紙ベースで保管する場合、ヒューマンエラーや情報漏えいの危険性があります。それらを未然に防ぐためにも、マイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。管理のしやすさや安全性の担保、法改正へのすばやい対応ができるなど、効率的な事業運営の実現につながります。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
人事業務に関するソリューションを長年ご提供してきた知見を踏まえ、
定期的に「人事部の皆様に必ず今後の業務に役立つ情報」を紹介しています。