請求書をメールで送る際のルールと注意点

最終更新日:2026.5.29

メールで請求書を送付することは、双方が同意していれば法的に問題ありません 実際、原本は郵送せずにメールで請求書を送付する企業は徐々に増えています。

ただし、メールで送る際は形式や方法について事前に確認するなど、注意すべき点もあります。今回は請求書を送付する際のルールと注意点についてご紹介します。

1. 請求書をメールで送る際に注意すべき2つのこと

請求書は、取引内容や期日、金額などを確認するために発行される書類です。請求書をメールで送付すること自体は問題なく、データで請求書を発行する企業も増えています。

ただし、インボイス制度に対応した適格請求書を求められる場合や、原本送付を求められる場合もあるため、請求先と送付形式を事前に確認しておきましょう。まずは、請求書をメールで送る際の主な注意点を2つご紹介します。

1-1. 請求書を送付する前に先方の了承を得る

請求書をメールで送る際は、請求先に請求書の取り扱いについて確認を取り、事前に了承を得る必要があります。

また、そのやり取りを口頭で行った場合、関係者に話が伝わらないこともあるため、文書やメールで詳細を残しておくことをおすすめします。例えば、請求書のメール送付の旨を契約書に記載する、メール本文に原本は郵送しない旨を記載する、などの対処が必要になります。

1-2. 押印形式について確認する

会社の正式な書類である証として、請求書には会社の印鑑を押すことが一般的です。 ただ、押印形式には、一度印刷した請求書に押印しスキャナーでPDFとして取り込む方法とデータ化させた印鑑を使用する方法の2種類あり、データ化させた印鑑を使用する場合は、事前に請求先の合意を得ておく必要があります。請求書をデータでやり取りすることに問題はありませんが、電子印鑑は慣習として認めていない企業もあるため、データ化した印鑑を使用する際は、確認が必要です。

2. 請求書をメールで送る際の文例

最後にメールで請求書を送るときの文例を、場面ごとに紹介します。 請求書をメールで送付する場合のポイントは、件名を見ただけで請求書であることが分かるようにすることです。先方の取引件数が多いと、請求書が取引先のメールに埋もれてしまうことがあるため気をつけましょう。

2-1. 請求書をPDFで送付し原本を郵送しない場合

2-2. 請求書をPDFで送付し原本も郵送した場合

3. 電子帳簿保存法改正への対応

2024年1月以降、請求書を取引先にメールで送る（取引先からメールで受け取る）場合は、電子帳簿保存法に基づき電子データのまま保存することが義務付けられています。その際は下記2点の対応が必要です。

3-1．検索機能の用意

ファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含んだ名称に統一し、税務職員から求められた際にデータを提出できるようにしておく必要があります。

また、Excelなどの表計算ソフトで「取引年月日」「取引金額」「取引先」が入力された一覧表を作成し、検索できる状態にしておく方法も有効です。

なお、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務調査時のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索機能の確保が不要となる場合があります。

3-2．訂正・削除の防止に関する事務処理規定の用意

電子取引データを保存する際は、データの改ざんや不当な削除を防ぐための対応も必要です。

タイムスタンプを付与する方法や、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する方法などがありますが、専用システムを導入しない場合、自社の運用に合った事務処理規程を作成し、その内容に沿って管理しましょう。

4. まとめ

請求書をメールで送付すること自体は法律上問題ありません。ただし、その形式・方法は請求先と確認を取り合い、了承を得る必要があります。インボイス制度に対応した適格請求書を発行する場合は、必要な記載事項を満たしているかも確認しましょう。

また、2024年1月以降は、電子帳簿保存法に則った形で、請求書データを電子データのまま保存する運用が必要になります。原本郵送の有無や押印をどうするかなどは事前に確認し、送付後のデータ保存についても社内でルールを整えておきましょう。