得意先ごとに違う伝票（専用伝票・統一伝票・指定伝票）を発行するには？ 手書き・転記をなくす3つの方法

1.指定伝票（専用伝票）・統一伝票とは

1-1. 指定伝票（専用伝票）とは

指定伝票とは、取引先（得意先）が「わが社が指定する書式で納品書を出してください」と求める伝票のことです。取引先の社名が入った各社独自の書式のものは、「専用伝票」と呼ばれることもあります。

取引先が伝票を指定するのは、受け取る側の都合によるものです。仕入先ごとに書式がバラバラな納品書が届くと、検品や仕入の計上、保管のたびに確認する場所が変わり、手間がかかります。書式をそろえてもらうことで、受け取る側の事務作業を効率化できるのです。

なお、伝票の書式そのものを定めた法律はありません。ただし、納品書や請求書として使う以上、消費税の記載事項（インボイス制度）など、書類として必要な項目は満たしておく必要があります。

納品書の基本的な役割や記載事項は、製造・卸売企業における「納品書」と「指定伝票」を詳しく解説をご覧ください。

納品書や請求書に必要な記載事項は、国税庁の「No.6625 適格請求書等の記載事項」で確認できます。

1-2. 統一伝票とは

統一伝票とは、業界団体などが様式をそろえた指定伝票のことです。取引先ごとに書式を変える代わりに、業界で共通の書式を使うことで、発行する側・受け取る側の両方の手間を減らすことを目的としています。代表的なものには、次のような種類があります。

• チェーンストア統一伝票：スーパーなどのチェーンストアとの取引で使われる伝票
• 百貨店統一伝票：百貨店との取引で使われる伝票。日本百貨店協会の資料では「統一伝票Ａ様式」と呼ばれています
• 菓子統一伝票など、業界ごとの統一伝票

同じ統一伝票でも、取引先によって使う型（後述）や記入のルールが異なる場合があります。どの伝票を使うかは、必ず取引先の指定に従いましょう。

1-3. 統一伝票の「型」の違い

統一伝票には、用途に応じていくつかの「型」があります。たとえばチェーンストア統一伝票には、パソコンとプリンターで印字する「タイプ用」のほか、「ターンアラウンド用」や、OCR（文字の読み取り）に対応した「OCRタイプ用」などがあります。百貨店統一伝票にも、取引の形（買取・委託）や行数によって複数の種類があります。

また、統一伝票の多くは、仕入伝票・受領書・納品書（控え）などが一度に作れる複写式です。複写式の伝票に印字するには、ドットインパクトプリンターのように、下の紙まで写るプリンターが必要です。どの型を使うかは取引先によって決まっているので、印字の前に確認しておきましょう。

2.得意先ごとに伝票が違うと、何が大変か

指定伝票・統一伝票の得意先が増えてくると、事務作業には次のような負担がかかります。

• 手書きの時間がかかる：得意先ごとに違う伝票を1枚ずつ手で書く必要があります。複写式の伝票は強く書かないと下の紙まで写らず、書く手間も大きくなります。
• 同じ内容を何度も書く（二重入力）：手書きした伝票の内容を、あとから販売管理や請求書にもう一度入力することになり、転記ミスの原因になります。
• 売上をあとから合算する：伝票の印刷だけ別のソフトで行っていると、売上の集計は別々になり、月末に合算する手間がかかります。
• 得意先ごとのルールを覚える必要がある：単価や金額を印字する・しないなど、得意先ごとに決まりがある場合、担当者しかわからない状態になりがちです。
• 得意先ごとに商品番号や税率の書き方が違う：同じ商品でも得意先ごとに商品コードが違ったり、軽減税率の表記の仕方が決まっていたりして、伝票ごとに書き分ける必要があります。
• 伝票を印字する機械が要る：統一伝票は複写式なので、システムで出すにはドットインパクトプリンターが必要です。売上の大きい取引先ほど、統一伝票での納品を求められることがあります。

楽一の導入事例でも、「1日約20枚に及ぶ指定伝票の手書きが大きな負担」（藤岡食品株式会社様の導入事例）、「以前の販管ソフトではその発行ができず、別の伝票発行ソフトを併用する必要がありました。必然的に売上も後で合算しなければならず、二度手間」（株式会社フジノライン様の導入事例）といった声が寄せられていました。

楽一をお使いの企業へのヒアリングでも、「売上の多くを占める取引先でチェーンストア伝票が必須」という声がありました。システムの入れ替えを「全部が不安」と感じていた企業では、いまの伝票に9割以上近い状態までデザインを合わせたことで、現場の抵抗感が和らいだといいます。

単価や金額を載せない納品書など、得意先ごとの書き分けの悩みについては、金額なしの納品書？中小企業は納品書の書き方にまで悩みがあるでも紹介しています。

3.指定伝票・統一伝票を発行する3つの方法

得意先ごとに違う伝票を発行する方法は、大きく分けて次の3つです。

3-1. 手書き（市販の複写伝票）

取引先から指定された伝票や、市販されている統一伝票の用紙を用意し、手で書く方法です。用紙代以外の費用がほとんどかからず、指定伝票の得意先が少ない場合には現実的な方法です。

一方で、枚数が増えると書く時間がかかり、計算ミスや書き間違い、読みにくい文字によるトラブルも起きやすくなります。書いた内容を売上や請求書に転記する手間も残ります。

3-2. 伝票発行ソフト

伝票の印刷に特化したソフトを使い、指定伝票の書式をパソコン上で作って印刷する方法です。手書きの手間や書き間違いを減らせるため、「まずは伝票の印刷だけを楽にしたい」場合に向いています。

ただし、販売管理や請求書の仕組みと別になっていると、同じ内容を2回入力したり、売上をあとから合算したりする手間が残ります。

3-3. 販売管理システムで得意先ごとの伝票を印刷

販売管理システムで納品書を入力し、得意先ごとに指定された伝票の書式で印刷する方法です。一度の入力で、伝票の印刷から売上の計上、請求書の作成までがつながるため、二重入力や転記ミスがなくなります。金額は自動で計算されるので、計算ミスも防げます。

導入には、システムの費用に加えて、指定伝票の書式を設定する作業（伝票のカスタマイズ）が必要な場合があります。書式があらかじめ用意されているのか、自社で作るのか、メーカーが作ってくれるのかは製品によって異なるため、事前に確認しましょう。

3-4. 3つの方法の比較

4.EDIとの関係

EDI（電子データ交換）とは、発注・出荷・請求などの情報を、紙の伝票ではなくデータで取引先とやり取りする仕組みです。小売業と卸売業・メーカーの間では、消費財流通業界で標準化されたEDIの規格（流通BMSなど）も使われています。

EDIで取引する得意先が増えれば、紙の伝票は減っていきます。ただし中小の卸売業・製造業では、EDIで注文を受ける得意先、FAXで注文を受ける得意先、紙の指定伝票が必要な得意先が混在していることも少なくありません。

楽一の導入事例でも、「1日約200件の注文を他社EDI・FAXの2つの方法で受けています」という会社が、EDIで受けた注文をCSVで取り込み、紙の伝票が必要な得意先には指定伝票を印刷する運用をしています（藤岡食品株式会社様の導入事例）。

まずは自社の得意先を一覧にして、「どの得意先が、どの方法（EDI・FAX・指定伝票）で取引しているか」を整理してみると、必要な仕組みが見えてきます。

5.システムを選ぶときの確認ポイント

得意先ごとの伝票を販売管理システムで発行する場合は、次の点を確認しておきましょう。

• いま使っている指定伝票・統一伝票の書式に対応できるか（標準で用意されているか、作成が必要か、誰が作るか、費用はかかるか）
• 伝票のイメージを画面に表示したまま入力できるか
• 単価や金額を印字する・しないなど、得意先ごとの設定ができるか
• 納品書の入力から、請求書・売上帳まで連動するか
• EDIや受注データを取り込めるか
• インボイス制度の記載事項に対応しているか
• 複写伝票に印字できるプリンターに対応しているか
• 導入後に得意先が増えたとき、伝票の追加・修正をサポートしてもらえるか

手書きの伝票からシステムへ切り替える手順は、手書き伝票、手計算から脱却する手順も参考にしてください。

6.楽一なら、得意先ごとの伝票をこう発行できる

カシオの販売管理システム「楽一」シリーズには、相談しながら導入する「楽一」と、手持ちのパソコンで手軽に始める「楽一ＥＺ」があります。どちらも得意先ごとの指定伝票に対応していますが、対応の仕方が異なります（2つの違いは「楽一とは？よくある質問」にまとめています）。

楽一：いまの伝票に合わせてカスタマイズ

楽一は、得意先の指定伝票や変えることのできない業務の流れに柔軟に対応する、セミオーダー型の販売管理システムです。実際の伝票の書式をそのまま入力画面にできるため、見慣れた伝票を見ながら手書きの感覚で入力できます。納品書を作成するだけで、売上帳や請求書も自動で作成されます。

得意先ごとの伝票のカスタマイズは、担当のシステムエンジニア（SE）にお任せください。EC・EDIとの連携にも対応しています。複写伝票への印刷には、楽一専用のドットプリンタ「おまかせプリンタ」を用意しています。

楽一ＥＺ：約500種類の伝票から選んで、自分で手直し

楽一ＥＺ（ＥＺ販売管理）は、約500種類の指定伝票がすでに登録された「書式データベース」を備えています。書式データベースには、コクヨやヒサゴなどの市販伝票、チェーンストア統一伝票や菓子統一伝票などの統一伝票、ホテルや自治体、学校、料亭、地域スーパーの伝票など、さまざまな種類が用意されています。

「フォームビルダー」機能を使えば、登録済みの伝票の配置や文字の大きさ、桁数などを自分で修正できます。登録されていない伝票も、スキャナーなどを使って自分で作成できます。伝票フォームはインボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応しています。複写伝票は、動作を確認済みのドットインパクトプリンターで印刷できます。月額利用料は14,800円（税抜）で、初期設定をご自身で行えば月額利用料だけで始められます。

導入した会社の声

• 「楽一の導入を機に指定伝票を印刷できるようにし、手書き作業をほぼ解消」（藤岡食品株式会社様の導入事例）
• 以前のソフトでは発行できなかった大手釣具店指定のチェーンストア伝票に対応し、「当初の大きな課題を順調に解決」（株式会社フジノライン様の導入事例）
• 菓子業界VANとの連携と、菓子統一伝票の発行（三矢製菓株式会社様の導入事例）
• 学校や病院など納め先ごとの指定伝票にフォームビルダーで対応し、「指定伝票発行も含め事務作業の時間が1/3に」（樋口食品工業有限会社様の導入事例・楽一ＥＺ）

7.よくある質問

Q. 指定伝票と専用伝票と統一伝票は、何が違いますか？

指定伝票（専用伝票）は、取引先が書式を指定する伝票の総称です。そのうち、業界団体などが様式をそろえたものを統一伝票と呼びます。

Q. 統一伝票はパソコンで印刷してもいいですか？

統一伝票には、プリンターでの印字を前提とした「タイプ用」などの型があります。どの型・どの用紙を使うかは取引先によって決まっているため、印刷に切り替える前に取引先へ確認しましょう。

Q. EDIを始めた得意先には、もう伝票はいりませんか？

取引先の運用によります。EDIと紙の伝票を併用している取引先もあるため、どの書類が必要かを取引先に確認しましょう。

Q. 得意先ごとに、単価・金額を印字する／しないを変えられますか？

楽一では、得意先ごとの伝票の書式を担当のシステムエンジニア（SE）がカスタマイズしますので、ご相談ください。楽一ＥＺでは、フォームビルダーで単価・金額を印字する納品書と印字しない納品書を作り、得意先ごとに使い分けられます（金額なしの納品書？中小企業は納品書の書き方にまで悩みがある）。

Q. インボイス制度に対応した指定伝票を出せますか？

楽一では、導入前に担当のシステムエンジニア（SE）と打ち合わせて仕様を決め、インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応した指定伝票にカスタマイズできます。楽一ＥＺの書式データベースの伝票フォームも、インボイス制度に対応しています。ただし、指定伝票の様式そのものは取引先が決めるため、記載事項の扱いは取引先とも確認しましょう。

8.まとめ

指定伝票（専用伝票）は取引先が書式を指定する伝票で、そのうち業界で様式をそろえたものが統一伝票です。得意先ごとに違う伝票を発行する方法には、手書き、伝票発行ソフト、販売管理システムの3つがあります。

指定伝票の得意先が少なければ手書きでも対応できますが、得意先が増えるほど、手書きの時間や二重入力、売上の合算の手間が大きくなります。納品書の入力から請求書までを1つの仕組みで行い、得意先ごとの伝票で印刷できるようにすると、事務作業の負担とミスを大きく減らせます。

まずは自社の得意先を一覧にして、どの得意先がどの伝票・どの方法で取引しているかを整理するところから始めてみてください。