給与計算とは？計算方法や必要な準備、注意点を解説
給与計算では、基本給や手当だけでなく、勤怠、社会保険料、税金など多くの情報を扱います。わずかな確認漏れが給与の過払いや不足につながり、従業員からの信頼を損なうこともあるでしょう。
正確に処理するには、給与の計算式を知るだけでなく、自社の賃金ルールや最新の保険料率・税額表を確認することが大切です。ここでは、給与計算に必要な準備から基本的な計算方法、間違いやすいポイントまで解説します。
給与計算とは？
給与計算とは、従業員の勤怠や賃金条件をもとに給与の支給額を求め、社会保険料や税金などを差し引いて、実際に支給する金額を確定する業務です。
控除額の代表例は、健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料、所得税、住民税などです。適用される項目は、年齢や雇用条件、社会保険の加入状況などによって変わります。
給与額の確定後に行う明細・賃金台帳の作成、給与の振り込み、税金や保険料の納付なども、給与計算に付随する業務です。一連の作業を、毎月の期限までに正確に行う必要があります。
給与計算に必要な準備
給与計算を始める前に、計算の根拠となる社内ルールと従業員情報、勤怠情報を揃える必要があります。詳しく見ていきましょう。
就業規則・賃金規程を確認する
まず確認するのは、基本給、各種手当、欠勤控除、割増賃金などのルールです。就業規則と別に賃金規程を設けている場合は、そちらも確認します。
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長へ届け出なければなりません。賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払時期、昇給に関する事項は、就業規則の必要記載事項になっています。
従業員情報を確認する
従業員ごとに確認するのは、雇用形態、基本給、手当、社会保険の加入状況、扶養親族等の人数、住民税額などです。入社・退職、住所、扶養、通勤方法に変更がある場合は、その内容も反映しなければなりません。
通勤手当の非課税限度額は、公共交通機関を利用する場合と、自動車や自転車を利用する場合で異なります。そのため、通勤方法や距離に応じた扱いを確認することが必要です。
勤怠情報を揃える
給与の締日を迎えたら、出勤日数、労働時間、時間外・休日・深夜労働、有給休暇、欠勤、遅刻、早退などを確認できる状態にしておきましょう。申請中の残業や未承認の休暇が残っていると、後から給与を修正する原因になります。
会社が定める所定時間を超えた労働と、法定労働時間を超えた労働の給与は同じとは限りません。休日についても、会社の所定休日と労働基準法上の法定休日を区別して考える必要があります。
最新の保険料率・税額表を確認する
健康保険料率や介護保険料率は改定されることがあります。2026年度は、協会けんぽの保険料率改定に加え、子ども・子育て支援金制度も始まりました。給与へ反映する時期まで確認しましょう。
所得税の源泉徴収には、令和8年分の源泉徴収税額表を使用します。また、2026年度税制改正による基礎控除などの見直しは、原則として2026年12月以後の源泉徴収事務に反映されます。毎月の税額表と年末調整の取扱いを分けて確認することが大切です。
出典：令和8年度の協会けんぽの保険料率｜全国健康保険協会、令和8年分 源泉徴収税額表｜国税庁、令和8年度税制改正による所得税の基礎控除の引上げ等について｜国税庁
給与計算のやり方・基本的な手順
必要な情報が揃った後の計算手順は、次のとおりです。
- 勤怠を集計する
給与の締日までの出勤日数と労働時間を集計し、時間外・休日・深夜労働、欠勤などを区分します。勤怠データの締め処理後に、未申請や入力漏れがないかも確認しましょう。 - 総支給額を計算する
基本給に、役職手当、資格手当、通勤手当などを加えたものが総支給額です。時間外・休日・深夜労働があれば、1時間当たりの賃金を求め、労働時間の区分と該当する割増率に沿って割増賃金を算出します。各種手当は課税・非課税で分けておきましょう。 - 社会保険料・雇用保険料を確認する
健康保険料と厚生年金保険料は、原則として標準報酬月額に保険料率を掛けた保険料額を労使で負担します。介護保険料は対象年齢にも注意が必要です。一方、雇用保険料は賃金総額と事業の種類に応じた労働者負担率をもとに計算するため、社会保険料と同じ方法ではありません。
出典：厚生年金保険の保険料｜日本年金機構、令和8年度の雇用保険料率について｜山形労働局 - 所得税・住民税などを控除する
所得税は、社会保険料等を控除した後の給与額や扶養親族等の人数などをもとに、源泉徴収税額表で確認します。住民税は会社が月ごとに計算するものではなく、原則として自治体から届く特別徴収税額通知書の金額を控除します。労使協定などに基づいて社宅費や組合費等を差し引くケースもあります。 - 差引支給額を確定する
総支給額から控除額の合計を差し引き、従業員へ支払う金額を求めます。前月から大きく増減している場合は、勤怠、手当、控除の変更内容と照合しましょう。 - 給与を支給し、明細・賃金台帳を作成する
確定した金額を給与明細へ反映し、振込データを作成します。支払日や口座情報を確認したうえで振込手続きを行い、賃金台帳にも必要な情報を記録しなければなりません。
給与計算の簡単な計算例
給与計算の全体像を、例を挙げて見ていきます。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 基本給 | 25万円 |
| 各種手当・時間外手当 | 5万円 |
| 総支給額 | 30万円 |
| 社会保険料・税金などの控除額 | 6万円 |
| 差引支給額 | 24万円 |
この例では、基本給と手当を合計した30万円が総支給額となります。そこから控除額6万円を差し引いた24万円が、実際の支給額です。実際の控除額は、標準報酬月額、保険料率、扶養親族等の人数、住民税額などによって一律ではありません。
給与計算で間違いやすいポイント
給与計算のミスを防ぐには、計算結果だけでなく、計算の前提となった情報まで確認する必要があります。ここでは、間違いやすいポイントを見ていきます。
時間外・休日・深夜労働を正しく区分する
法定時間外労働には25％以上、法定休日労働には35％以上、深夜労働には25％以上の割増率が適用されます。さらに、時間外労働と深夜労働が重なった場合などは、割増率を合算します。
また、企業規模にかかわらず、月60時間を超える時間外労働については50％以上の割増率が必要です。勤怠を単に「残業時間」としてまとめず、どの区分に該当するかを確認しましょう。
出典：割増賃金 よくある質問と答え｜愛媛労働局、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率｜山口労働局
料率・税額・従業員情報の変更を反映する
保険料率や税額表の改定時期と、給与へ反映する時期は必ずしも同じではありません。従業員の入退社、扶養、年齢、住所などの変更も、社会保険料や税額に影響する場合があります。
毎月同じ金額だからと確認を省かず、変更情報を給与担当者へ伝える期限と方法を決めておきましょう。
チェック体制と個人情報の管理を整える
給与計算を一人の担当者だけに任せると、誤りに気づきにくくなり、不在時に処理できないおそれがあります。入力者と承認者を分ける、振込前に一覧表で照合するといった手順を決めておきましょう。
また、給与データには、住所、口座、扶養、給与額などの個人情報が含まれます。ファイルやシステムの閲覧権限、バックアップ、退職者のアカウント管理のルール整理も欠かせません。
給与計算を効率化する方法
給与計算には、Excelなどの表計算ソフトを使う方法と、専用の給与計算システムを利用する方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社の従業員数や給与体系に合った方法を選びましょう。
Excelを利用する
従業員数が少なく給与体系も単純な場合は、Excelでの給与計算が現実的です。費用を抑えやすく、自社の項目に合わせた調整も容易です。
一方で、数式の上書きや参照範囲のずれ、料率の更新漏れが起こる可能性があります。ファイルの版管理やアクセス権限、計算式の保護、複数人による確認まで含めた運用ルールの整備が必要です。
給与計算システムを利用する
給与計算システムを利用すると、登録した従業員情報をもとに、給与・賞与の計算や明細書の作成を進められます。勤怠データを取り込める製品なら、労働時間などの転記も減らせるでしょう。
ただし、自社の雇用形態、手当、勤務体系に対応できるか、勤怠・会計システムとどのように連携できるかは、事前に確認が必要です。
カシオ「楽一」の給与システムは、給与・賞与明細書の作成から、住民税、社会保険、年末調整などの業務まで、幅広く対応できます。月給、日給月給、日給、時給といった雇用形態を従業員ごとに設定でき、楽一の会計システムとのデータ連動も可能です。
まとめ
給与計算では、勤怠や賃金条件から総支給額を求め、社会保険料や税金などを控除して差引支給額を確定します。正しく処理するには、自社の規程や従業員情報を揃え、最新の保険料率・税額表を確認することが欠かせません。
計算方法を担当者だけの知識にせず、確認手順や情報管理のルールも整えましょう。Excelでの管理が複雑になってきた場合は、自社の給与体系や既存システムに合う給与計算システムを検討してみてはいかがでしょうか。
