基幹システムとは？ERPとの違いや種類、メリット・選び方を解説｜コラム

販売、仕入れ、在庫、会計、給与などは、企業活動を続けるうえで欠かせない業務です。これらの主要業務を支えるシステムは「基幹システム」と呼ばれます。

ここでは、基幹システムの意味やERPとの違い、メリット・課題、選び方を解説します。

基幹システムとは

基幹システムとは、販売、購買、在庫、生産、会計、人事・給与など、企業の主要業務を支えるシステムの総称です。「基幹業務システム」と呼ばれることもあります。

ひとつのシステムですべての業務を管理するとは限らず、販売管理システムと会計システムを別々に導入する構成もあれば、データを連携させて運用する方法もあります。複数の基幹業務をひとつの基盤で統合的に管理するERPも、そのひとつです。

基幹システムが停止すると、受注、出荷、請求、支払いなどを継続できなくなる可能性があります。そのため、安定稼働や復旧体制も重要です。

基幹システムの主な種類

企業の業種や規模によって必要な基幹システムは異なります。主な種類は次のとおりです。

種類	主な役割
販売管理システム	見積、受注、売上、請求、入金などの管理
購買・仕入管理システム	発注、仕入れ、買掛金、支払いなどの管理
在庫管理システム	入出庫や拠点ごとの在庫数などの管理
生産管理システム	生産計画、原材料、工程、原価などの管理
会計システム	仕訳、帳簿、試算表、決算書類の作成などの支援
人事・給与システム	従業員情報や給与計算などの管理
資金繰りシステム	将来の入出金や資金残高などの管理

販売から会計までを一体的に処理する製品もあるため、名称だけで判断せず、管理できる範囲とデータ連携の方法を確認しましょう。

業務システム・情報系システム・ERPとの違い

基幹システムと似た言葉として、業務システム、情報系システム、ERPが挙げられます。統一された定義はなく、企業や提供会社によって使い方が異なるため、一般的な意味を整理します。

業務システム・情報系システムと、基幹システムの違い

業務システムは、仕事を支援するシステム全般を表す言葉です。基幹システムのほか、経費精算やワークフローなどの業務を支援するシステムも含まれます。

情報系システムは、主に情報共有やコミュニケーションを支えるものです。メール、ビジネスチャット、グループウェア、Web会議システムなどが該当します。基幹システムは企業の主要業務を処理する点で異なりますが、製品や運用方法によって両者が連携することもあります。

ERPと基幹システムの違い

基幹システムは、会計や販売といった主要業務を支えるシステムの総称です。業務ごとに異なる製品を導入し、必要に応じてデータを連携させる構成も該当します。

ERPは「Enterprise Resource Planning」の略で、企業が持つヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源を統合的に管理する考え方です。その考え方を実現するシステムは「統合基幹業務システム」とも呼ばれます。

	基幹システム	ERP
管理範囲	販売・会計など業務単位	複数の業務を横断
データ	システムごとに管理する場合がある	共通の基盤で管理
導入方法	必要な業務から導入	全社的な設計が必要
メリット	業務ごとに適した機能を選べる	部門をまたいだデータ連携が図れる

基幹システムの導入形態（クラウド型・オンプレミス型・ハイブリッド型）

基幹システムの種類は、主にクラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型に分けられます。

種類	特徴
クラウド型	インターネットを通じてサービスを利用
オンプレミス型	自社内のサーバーなどにシステムを構築して運用
ハイブリッド型	クラウド型とオンプレミス型の組み合わせ

クラウド型は自社でサーバーを保有せずに導入できます。保守や更新がサービスに含まれている一方、通信障害・サーバー障害の影響を受けることがあり、カスタマイズ範囲が限られるケースもあります。

オンプレミス型は自社の業務に合わせやすい反面、サーバー機器の調達や保守を自社側で担います。ハイブリッド型は、その両方を組み合わせたものです。

基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入して得られるメリットは、対象業務やシステム間の連携状況によって異なります。ここでは主なメリットについて見ていきましょう。

対象業務の情報を一元管理しやすくなる

販売管理システムであれば、取引先、商品、見積、受注、売上、請求などをまとめて管理できるため、データを一元管理しやすくなります。会計や在庫なども同様です。

ただし、複数部門の情報を横断的に管理するには、ERPを利用するか、個別のシステムを連携させる必要があります。

入力や転記の手間を減らせる

同じシステム内で情報を引き継げれば、受注データから売上伝票や請求書を作成できます。手入力や転記が減るため、作業時間が短くなり、入力ミスも防ぎやすくなるはずです。

異なるシステム間であっても、APIやCSVファイルなどでデータを連携できれば、販売データを会計システムへ再入力する作業などを減らせます。連携できる項目は製品によって異なるため、導入前に確認が必要です。

業務を標準化して属人化を抑えやすくなる

入力する項目や、承認の流れ、帳票の作成方法などをシステム上で統一することで、業務を標準化できます。作業履歴が残るシステムであれば、処理状況の確認や引き継ぎにも役立つでしょう。

システムを導入するだけで業務が標準化されるわけではありません。システムを利用しない例外処理をなくし、導入時に業務手順や承認ルールを整理することで、属人化を抑えられるようになります。

基幹システム導入時の課題・注意点

導入時は、費用やデータ移行だけでなく、障害への備えや将来の拡張性も課題となります。主な注意点について見ていきましょう。

導入・移行に時間と費用がかかる

基幹システムの導入や刷新には、初期設定、データ移行、操作教育などの時間と費用がかかります。また、独自の処理にすべて対応させようとすると、カスタマイズ項目が増え、費用も膨らみます。

既存システムから移行する場合、取引先や商品などのマスターデータだけでなく、過去の伝票や残高を移せるかも確認しましょう。移行できないデータがある場合、それらの保存方法も決めておくことが大切です。

障害・セキュリティ対策が必要になる

基幹システムは主要業務を支えるため、障害やサイバー攻撃が事業継続へ影響するおそれがあります。権限管理、認証、操作履歴、バックアップ、復旧手順などを、提供会社に任せる範囲と自社で対応する範囲に分けて確認することが大切です。

出典：中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版｜IPA

将来の変更・連携を見据える必要がある

経済産業省は、古い技術や複雑化したシステムが新たなデジタル技術の導入を妨げる問題を指摘しています。導入時の要件だけでなく、将来の改修や他システムとの連携まで見据えて選びましょう。

出典：レガシーシステムモダン化委員会総括レポート｜経済産業省

基幹システムの選び方・チェックポイント

機能の多さや知名度だけで選ばず、自社の業務と運用体制に合うかを見極めることが大切です。

導入目的と対象業務を整理する

まず、現在の業務の流れと問題点を整理します。手入力の削減、在庫の把握、販売と会計の連携など、目的によって必要なシステムが異なるためです。

対象の業務や、利用する部門、人数、承認の流れなどを洗い出し、必要な機能に優先順位をつけます。廃止、または統一できる作業がないかも確認しましょう。

個別に導入するかERPで統合するかを検討する

特定の業務の課題を早く解決したい場合は、会計や販売管理などの個別システムが候補になります。

部門ごとにデータが分かれていることが問題になっている場合は、ERPによる統合や複数システムの連携も検討しましょう。導入範囲が広いほど関係する部署が増えるため、社内での目的の共有が欠かせません。

既存システムとの連携とデータ移行を確認する

既存システムとAPIで連携できるのか、CSVファイルの入出力が必要なのかを確認します。また、連携できる項目や回数が限られている場合もあります。

データ移行では、マスターデータ、未処理の取引、残高、過去の実績などを分けて考えます。移行した後は、それらが旧システムと一致するか確認する期間を計画に含めておきましょう。

運用体制・総コスト・拡張性を確認する

デモ版などを活用して、操作のしやすさも確認します。また、設定や、障害対応、法改正への更新など、サポートの範囲も重要です。

費用に関しては、初期費用だけでなく、月額料金、利用人数による追加料金も含めて比較します。将来、拠点や利用者が増えた場合に機能を追加できるか、契約終了時にデータを取り出せるかも確認しておきましょう。

必要な業務から段階的に導入する選択肢も

事業の規模によっては、すべての基幹業務を一度に統合することが最適とは限りません。課題が大きい業務からシステム化し、必要に応じて対象を広げる方法もあります。ただし、後から連携する可能性を考えて、データ形式や拡張性を確認しておくことも必要です。

カシオの「楽一」は、販売管理、会計、給与、資金繰りの各システムを提供しており、必要な業務から段階的に導入できます。

出典：業務別ソフトウェア｜CASIO 楽一

まとめ

販売、会計、給与など企業の主要業務を支える基幹システム。業務ごとに個別導入する方法のほか、ERPで複数業務を統合する選択肢もあります。

導入時は、解決したい課題と対象業務を整理し、既存システムとの連携、データ移行、運用体制、総コストを確認しましょう。必要な業務から段階的に導入する場合も、将来の連携や拡張を見越して選ぶことが大切です。