請求書と領収書の違いとは？両方必要？代用できるケースも解説

請求書とは、提供した商品やサービスの対価の支払いを求める書類であり、取引内容や金額などが記載されています。一方、領収書は代金を受け取ったことを証明する書類です。

ここでは、両者の違い、使い分け、代用できるケースや、インボイス制度上の注意点を解説します。

1請求書と領収書の違い

請求書と領収書は、発行する目的やタイミングが異なります。主な違いは、次のとおりです。

比較項目	請求書	領収書
役割	代金の支払いを求める	代金を受け取ったことを証明する
発行タイミング	通常、支払いを受ける前	代金を受け取ったとき、またはその後
主な記載内容	取引内容、請求金額、支払期限、振込先など	受領日、受領金額、但し書き、宛名など

請求書と領収書を兼ねる「請求書兼領収書」が使用されることもあります。これは、請求書と領収書両方の役割を果たすものです。

病院や歯医者などの医療機関にかかった時の支払いのように、請求時に金銭のやり取りが発生する際に用いられます。書類名だけでは支払い済みと判断できないため、「上記金額を領収しました」などの記載や受領日も確認しましょう。

2請求書と領収書は両方必要？代用できるケース

請求書と領収書は、必ずしも両方必要ではありません。支払方法によって必要な書類が異なるため、確認・保存する書類と注意点を以下の表にまとめました。

支払方法	確認・保存する書類の例	注意点
現金払い	領収書やレシート。内訳が不足する場合は請求書・明細書も保存	通常の請求書だけでは、現金を渡したことまで確認できない
銀行振込	請求書と、振込完了が分かる明細や口座の取引履歴	振込予約ではなく、振込が完了した記録を確認する
クレジットカード払い	店舗の領収書・レシート・請求書などと、カード利用明細	カード利用明細だけでは、購入内容が分からないことがある

店舗のレシートも、店名・日付・購入内容・金額などが確認できれば、経費の証明資料として利用できます。自社で提出書類が決められている場合は、社内規程も確認しましょう。

3インボイス制度で確認したいこと

売上げに係る消費税額から、仕入れや経費に係る消費税額を差し引く「仕入税額控除」には、原則として帳簿と適格請求書（インボイス）の保存が必要です。

領収書やレシートも、次の記載要件を満たせばインボイスとして使えます。

確認項目	記載内容
発行者	適格請求書発行事業者の氏名・名称と登録番号
取引日	商品の販売やサービスの提供を行った年月日
取引内容	商品・サービスの内容。軽減税率対象の場合はその旨
金額・税率	税率ごとに合計した税抜または税込金額と適用税率
消費税額	税率ごとの消費税額等
宛名	書類を受け取る事業者の氏名・名称

確認時には、次の点にも注意しましょう。

• 宛名を省略できる場合がある：小売店や飲食店などが発行する「適格簡易請求書」では、宛名など一部の記載事項を省略できます。
• カード会社の利用明細だけでは原則不十分：購入先が発行する適格請求書等も保存する必要があります。
• 帳簿のみでよい例外もある：一定の公共交通機関の運賃などが該当するため、書類がない場合は取引ごとの要件を確認してください。

4請求書・領収書の保存期間と保存方法

請求書や領収書は保存する必要があります。ここでは、保存期間と、紙・電子データそれぞれの扱いについて確認します。

保存期間を確認する

法人税・所得税における主な保存期間は、次のとおりです。

事業者の区分	請求書	領収書
法人	原則7年	原則7年
個人事業主（青色申告）	原則5年	原則7年
個人事業主（白色申告）	原則5年	原則5年

ただし、次のように期間が変わる場合もあります。

• 法人：青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、10年となる場合があります。
• 青色申告の個人事業主：前々年分の事業所得・不動産所得の合計が300万円以下の場合、領収書は5年です。
• インボイス関係：仕入税額控除のために保存する請求書等や、発行したインボイスの控えなどは原則7年となります。

期間の起点にも注意しましょう。例えば法人税では、発行日ではなく、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

受け取った形式に応じて保存する

紙と電子データでは、保存方法が異なります。主な違いは次のとおりです。

• 紙で受け取った書類：原本を保存します。スキャンしたデータに置き換えるには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。
• メールやWebで受け取った書類：PDFなどの電子データを保存しましょう。印刷した紙だけを残す方法では対応できません。

電子取引データには、原則として改ざん防止や検索などの保存要件もあります。ファイルを保存するだけでなく、自社の管理方法が要件に沿っているか確認してください。

5領収書を紛失した・受け取れない場合の対応

領収書がない場合は、再取得や代わりの資料の確認を行い、不足する記録を補いましょう。

領収書の再取得や代わりの資料を確認する

まずは発行元に再発行を依頼します。ネット通販では、購入履歴から領収書や請求書を取得できる場合もあります。

再取得が難しければ、請求書、振込記録、カード利用明細、注文確認メールなどを探しましょう。取引内容や支払いを確認できる資料をそろえることが大切です。

領収書を取得できない場合は出金伝票に記録する

現金の支出では、社内記録用の「出金伝票」に支出内容を残す方法があります。領収書がない理由とともに、次の項目を記載しましょう。

• 支払日
• 支払った相手の名前、名称
• 支払い金額
• 支払いの目的、品物・サービスの内容

この出金伝票は、他の書類と合わせて保管しておきましょう。

ただし、出金伝票だけで経費として必ず認められるわけではなく、適格請求書の代わりにもならない点に注意してください。

6まとめ

請求書は支払いを求め、領収書は代金の受領を証明する書類です。支払方法に応じて必要な書類をそろえ、取引内容と支払いを確認できる状態にしましょう。消費税の仕入税額控除を受ける場合は、インボイスの要件も別に確認することが大切です。