売上管理とは？目的・管理項目・やり方を解説【Excelの管理表例付き】｜コラム

企業活動において、日々、どのくらいの売上があるかを把握することは重要なポイントです。そこで着目されるのが、売上を総括的に管理する「売上管理」です。売上については記録、集計して把握しているので問題なしと考えている人もいるでしょう。しかし、「売上管理」は売上金額をまとめるだけにとどまりません。

ここでは、売上管理の目的や必要な管理項目、ツールの選び方、具体的な手順を解説します。Excelで使える管理表の記入例も紹介しますので、自社の売上管理を見直す際にお役立てください。

売上管理とは？目的と役割

売上管理とは、商品やサービスの売上を記録・集計し、目標や過去の実績と比較・分析する業務です。売上の状況や変化を把握し、販売施策の改善や経営判断に役立てます。

売上管理の主な目的は、次のとおりです。

売上目標達成率の把握
月次、期次、年次などの売上目標に対する達成率を、数値で明確に示し、進捗状況を把握します。達成率が低い場合にはもちろんのこと、好調な場合にも、その要因について分析しておくと、さらに売上を伸ばす施策につなげることができます。
仕入原価、粗利の把握
特に仕入原価の変動が大きい企業の場合には、仕入原価についても明確にしておき、粗利についても把握しておく必要があります。
広告宣伝の妥当性の把握
効率の良い成長を目指すために、例えば、広告宣伝費の予算消化率についても押さえておくと、マーケティング施策の改善について早めに手を打つことができます。

売上管理の単位と必要な管理項目

それでは、売上管理とはどのようなものか、その内容について見ていきましょう。

売上管理の単位

売上管理は全社的なものだけではなく、部門のような単位ごとに管理することで、より自社の売上の状況を正確につかむことが可能となります。ここで、売上管理の単位例をご紹介します。

担当者
担当者別の売上管理から、売上がふるわない担当者に合わせた教育を実施することが可能となるので、売上向上に結びつけることができます。
商材
商材別の売上管理を行うと、売れ筋商品のリアルタイムでの把握や、季節による売れ行きの変動など商材ごとの特徴が明確になります。
顧客
ロイヤルティの高い顧客や休眠顧客など、顧客をタイプ別に分けることによって顧客に合わせたアプローチが可能になります。

売上管理に必要なデータと指標

売上管理する際に必要となるデータについても、具体的に見ていきましょう。

売上高・取引情報
売上高は、商品やサービスを販売した金額の合計です。合計額だけでなく、取引日、得意先、商品、数量、単価なども記録しておくと、月別・得意先別・商品別といった切り口で集計できます。例えば、売上が減った際も、どの得意先や商品の実績が変化したのかを確認しやすくなります。
目標
管理の単位にかかわらず、週、月、四半期、半期、年といった時間単位ごとの目標が必要です。
目標に対する達成率
目標に対する達成率はすべての時間単位において可視化させましょう。短期的な状況、長期的観点から見たビジネスの展望などがひと目で把握できるとよいでしょう。

達成率は、次の式で求めます。
売上目標達成率（％）＝売上実績÷売上目標×100

前月・前年同月の売上
前月比・前年同月比も、現在の施策の有用性を判断する材料になるため、算出根拠となる前月・前年同月の売上データが必要です。

比較する際には、売上金額の差に加え、次の比率を確認すると変化を捉えやすくなります。

前月比（％）＝当月売上高÷前月売上高×100
前年同月比（％）＝当月売上高÷前年同月売上高×100

前年同月比が110％なら前年同月から10％増、90％なら10％減です。季節によって売れ行きが変わる商材は、前月比だけでなく前年同月比も確認しましょう。比較元の売上高が0の場合は比率を計算できないため、増減額などで確認します。

売上原価・粗利・粗利率
売上が増えていても、原価の上昇などによって利益が減っていることがあります。売上高と併せて、売れた商品や提供したサービスに対応する売上原価、そこから求める粗利と粗利率を確認しましょう。

粗利＝売上高－売上原価
粗利率（％）＝粗利÷売上高×100

例えば、売上高が100万円、売上原価が70万円の場合、粗利は30万円、粗利率は30％です。商品を仕入れて販売する場合、まだ売れていない在庫の仕入額まで、その期間の売上原価に含めないように注意が必要です。

予算に対する経費の消化率
予算に対する経費の消化状況を見て、妥当性を判断しましょう。
そのほか（曜日や天候、イベントなど）
数値で表されるもの以外の要素も、売上管理に役立てることができます。業界や自社の特徴に合わせて、必要なデータを具体的に選出するとよいでしょう。また、取引先が変更になったというような、売上に大きく関わる要素も記録するようにしておきましょう。

売上管理のやり方とツールの選び方

自社の業務に合うツールを選び、記録から分析、改善までの流れを整えることで、売上管理は継続しやすくなります。代表的なツールと、基本的な手順について説明します。

売上管理ツールの特徴と選び方

売上管理には、Excelなどの表計算ソフトや販売管理システムを利用できます。営業活動や顧客情報と併せて売上を把握したい場合は、営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）も選択肢になります。

ツール	適している場面	選ぶ際の確認点
Excel	少人数で売上管理を始めたい、管理項目を自社に合わせて調整したい場合	入力・集計の負担や、複数人での更新・共有に対応できるか
販売管理システム	売上に加え、請求・仕入・在庫などの情報もまとめて管理したい場合	自社に必要な業務への対応範囲、既存システムとの連携、導入・運用費用
SFA	商談の進捗や受注見込みを、担当者の営業活動と併せて把握したい場合	見込みと確定した売上実績を区別できるか、販売管理システムと連携できるか
CRM	顧客情報や対応履歴を、継続購入や追加提案に活用したい場合	顧客情報と売上データを紐づけ、必要な分析ができるか

製品によって対応する業務や機能は異なります。「売上金額を集計したい」「請求書の作成まで効率化したい」など、改善したい業務を明確にして選びましょう。

売上管理の基本的な手順

売上管理を始める前に、目標と管理項目を決めておきます。そのうえで、日々の取引を記録し、次の流れで集計・分析・改善を進めましょう。

売上データ入力
取引日、得意先、商品、数量、単価などを記録します。入力を後回しにすると漏れが生じやすいため、担当者と入力期限を決めておきましょう。
入力データの集計
日次・週次・月次など、確認する期間をそろえて集計します。全社の合計に加え、商品別や得意先別など、管理の目的に合った単位でまとめます。
集計結果の分析
目標達成率や前年同月比、粗利率などを確認し、変化の大きい商品や得意先を探します。売上金額だけでなく、販売数量や単価の変化も確認することが大切です。
考察
数値が変化した理由を、営業担当者への確認や取引履歴などから調べます。値上げ、欠品、得意先の注文内容の変化など、実際に起きたことと照らし合わせて考えましょう。
改善対策の実施
確認した課題に応じて対策を実施します。例えば、欠品によって販売機会を逃していた場合は、発注量や発注時期の見直しを検討します。
実施結果のフィードバック
対策後の売上や粗利などを確認し、改善につながったかを検証します。効果が見られなければ、原因や対策を見直します。

売上管理を正確に続けるためのポイント

売上管理を行う際のポイントについても押さえておきましょう。

売上管理表のテンプレートを活用する

データを統括的に管理していくためには、テンプレートを作成し、利用するとよいでしょう。テンプレートがあれば、担当者が代わっても支障が生じる可能性が少なく、効率的に作業を進めることが可能です。
Excelで売上管理表を作る場合は、1行目に項目名を置き、取引ごとにデータを入力します。まずは次のような基本的な項目から始め、必要に応じて項目を加えましょう。

記入例

取引日	得意先	商品	数量	単価	売上金額
9月1日	A商店	商品A	10個	1,000円	10,000円
9月2日	B商店	商品A	5個	1,000円	5,000円

取引の明細とは別に、月別・得意先別などの集計表を用意すると、推移や傾向を確認しやすくなります。月次の集計表には売上目標や前年同月の実績も並べて、達成率や前年同月比を確認しましょう。

入力・更新のルールを決める

テンプレート作成と同時に、売上管理に関するルールも策定しておきましょう。記載方法、数値以外の情報を記載する備考欄の使用方法などを明確にしておくと、入力する効率が上がるだけではなく、情報がそろうため利便性も高くなります。

具体的には、次のようなルールを共有しておきます。

担当者と入力期限：誰が、いつまでに取引を記録するかを決める。
名称や金額の統一：商品名・得意先名の表記と、税込・税抜の扱いをそろえる。
訂正方法：返品や値引き、入力ミスがあった際の修正手順を決める。
ファイルの管理方法：保存場所を決め、どのファイルが最新版か分かるようにする。

まとめ：売上管理を販売施策や経営判断に生かす

売上管理では、日々の取引を正確に記録し、目標や過去の実績と比較して、販売施策の改善に生かすことが大切です。

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