花卉・種苗会社が受発注システムを導入するメリットとは？事例を交えて解説

1.花卉・種苗会社の受注業務に効率化が必要な理由

まずは、花卉・種苗会社の受注業務が、なぜ煩雑になりやすいのかを見ていきましょう。

1-1.受注管理が煩雑になりやすい

花卉・種苗会社では、電話やFAX、メール、場合によってはLINEやSMSなどのメッセージアプリで注文を受けることがあります。得意先ごとに使う連絡手段が異なると、管理が複雑になり、ミスの温床になりがちです。

例えば、ある得意先は電話、別の得意先はメール、さらに昔からの得意先はFAXといったように、受注方法がばらばらになっていると、内容の確認や整理だけでも手間がかかるでしょう。どこに注文が届いているのかを常に気にしなければならず、受注漏れのリスクも高くなります。

1-2.繁忙期に受注対応の負担が一気に大きくなる

花卉・種苗会社では、母の日や彼岸、年末年始など、時期によって需要が集中しやすい傾向があります。通常時は問題なく回っていても、繁忙期になると受注件数が増え、受注業務の負担が一気に重くなってしまうのです。

また、注文が営業時間内にまとまって入るとは限りません。夕方以降や休日に依頼が届くこともあり、担当者が常に連絡を気にしなければならない状況になってしまうこともあります。こうした状態が続くと、現場のストレスは大きなものになってしまいます。

1-3.品種や規格の違いが多く、ミスが起こりやすい

花卉商材は、品種やサイズ、色味、本数、出荷単位など、確認しなければならない項目が多い商材です。そのため、電話での聞き取りや、FAXやメールの内容確認を人手で行っていると、どうしてもミスが起こりやすくなります。

数量の入力間違いはもちろん、商品の取り違えや伝達漏れが起これば、出荷や納品に影響する恐れがあります。特に、短いリードタイムで対応することが多い現場では、こうしたミスがそのまま業務負担の増加につながりやすいといえるでしょう。

1-4.業務が属人化しやすい

花卉・種苗会社では、「この得意先はこの方法で発注してくる」「この商品はこういう形で納品する」といった細かな個別対応が積み重なり、受注業務が特定の担当者に依存しやすい傾向があります。

しかし、こうした状態では、担当者が不在になったときに他のスタッフが対応できず、業務が滞る可能性があります。引き継ぎにも時間がかかりやすく、組織としての柔軟性が失われてしまうこともあるでしょう。

2.花卉・種苗会社で受発注システムを導入するメリット

こうした課題を解決する方法の一つが、受発注システムの導入です。ここでは、主なメリットを紹介します。

2-1.受注窓口を一本化しやすい

受発注システムを導入すると、これまで電話、FAX、メールなどに分散していた注文を、一つの窓口に集約しやすくなります。

受注方法が整理されれば、「どこかで注文を見落としていた」「別の担当者も同じ案件を確認していた」といった無駄が減り、確認作業もスムーズになります。注文の交通整理がしやすくなることは、大きなメリットといえるでしょう。

2-2.受注漏れや転記ミスを防ぎやすい

アナログな運用では、聞き間違い、読み間違い、入力間違い、メモの紛失など、さまざまなミスが発生しがちです。受発注システムなら、得意先が入力した内容をそのままデータとして受け取れるため、こうしたミスを減らしやすくなります。

また、受注内容が履歴として残るため、「言った・言わない」のトラブルも防ぎやすくなります。後から内容を確認しやすい点も、日々の業務では大きなメリットになるはずです。

2-3.時間外対応の負担を軽減しやすい

メールやメッセージアプリで注文を受けていると、営業時間外であっても対応しなければならないような感覚になりやすいものです。注文漏れへの不安から、深夜や休日にも連絡を確認してしまうケースもあるでしょう。

しかし、受発注システムでの注文に一本化することで、営業時間内にシステムをまとめて確認すればよい、というルールを作りやすくなります。出社後にシステムに蓄積された受注に順次対応すればよいため、現場スタッフの心理的な負担を軽くできるでしょう。

2-4.受注情報を共有しやすくなり、属人化の解消につながる

受注情報をシステム上で一元管理することで、担当者だけが状況を把握している状態から抜け出せます。誰でも受注内容を確認できるようになれば、担当者不在時の対応もしやすくなるはずです。

受注業務を「特定の人が頑張って回す仕事」ではなく、「チームで共有しながら進める仕事」に変えられる点も、受発注システム導入の大きなメリットといえます。

3.花卉・種苗会社向けの受発注システムを選ぶポイント

受発注システムであれば何でもよい、というわけではありません。現場に合うシステムを選ぶために、押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

3-1.得意先が使いやすいこと

受発注システムは、自社だけでなく得意先にも使ってもらうものです。そのため、操作が複雑だったり、導入のハードルが高かったりすると、なかなか定着しません。

スマートフォンでも見やすいこと、画面が分かりやすいこと、できればアプリのインストールが不要であることなど、得意先にとっての使いやすさを確認しておくことが大切です。

3-2.既存の販売管理システムと連携できること

受注をシステム化しても、その後の伝票作成や販売管理への入力を手作業で行っていては、効果が十分に出ない場合があります。すでに販売管理システムを使っている場合は、連携のしやすさも重要なチェックポイントです。

受注データをスムーズに取り込めれば、転記の手間を減らし、入力ミスの防止にもつながります。導入前に、自社の運用と合うかどうかを確認しておくとよいでしょう。

3-3.定番商品と個別対応の両方に対応しやすいこと

花卉・種苗会社では、価格や仕様が固定しにくいケースもあるため、全てを一律に処理しようとすると、かえって現場に合わないこともあります。

そのため、定番商品の受注を効率化しつつ、必要に応じて柔軟な対応もできるかどうかが大切です。現場の実態に合った運用がしやすいシステムを選ぶことが、導入を成功させるポイントになるでしょう。

3-4.お知らせやおすすめ商品を案内しやすいこと

受発注システムは、単に注文を受けるだけでなく、得意先への情報発信にも活用できる場合があります。おすすめ商品や季節の案内などをまとめて見せられると、案内業務も効率化しやすくなります。

特に、季節性の強い商品を扱う花卉・種苗会社では、商品情報の発信しやすさも意外と大切なポイントです。受注の効率化とあわせて、提案のしやすさも確認しておくとよいでしょう。

4.花卉を扱う事業者における受発注システム導入事例

実際に受発注システムを導入した事業者は、どのような効果を得ているのでしょうか。ここでは、花卉を扱う事業者の事例を紹介します。

4-1.【事例】受注業務の省力化に成功。作業時間を2割削減

東京都清瀬市を拠点とし、観賞用花卉やエディブルフラワーを生産・販売している横山園芸様では、LINEやメール、FAXなど、お客さまごとに異なる手段で注文を受けていました。そのため、深夜や休日にも依頼が入りやすく、受注内容の整理や管理にも手間がかかっていたそうです。また、特定のスタッフに業務が依存してしまう傾向があり、属人化も課題となっていました。

そこで、受注窓口の一本化と既存の販売管理システムとスムーズに連携できる点を評価し、「ＢＣ受発注」を導入。得意先にとって使いやすい仕組みだったこともあり、大きな混乱なく運用を進められたといいます。

導入後は、手作業で行っていた転記や伝票発行の時間を2割以上減らすとともに、受注漏れも大幅に改善されました。さらに、受注情報を共有しやすくなったことで、誰でも対応しやすい体制づくりにもつながったとのことです。

横山園芸様の事例はこちら

5.まとめ

花卉・種苗会社の受注業務は、繁忙期の集中や確認項目の多さなどから、煩雑になりやすい業務です。こうした状況の中で、受注漏れや転記ミス、属人化といった課題を抱えている事業者は少なくないでしょう。

受発注システムを導入することで、受注窓口の一本化や業務の標準化が進み、現場の負担を大きく軽減できる可能性があります。特に、得意先の使いやすさや販売管理システムとの連携を意識して選べば、より高い効果が期待できるはずです。

ここで紹介した事例のように、まずは定番商品や一部の得意先からでも運用を整えていくことが、受注業務改善の第一歩になるでしょう。

カシオの「ＢＣ受発注」で花卉・種苗会社の受注業務を効率化

カシオの受発注システム「ＢＣ受発注」は、花卉・種苗会社の受注業務の効率化に役立ちます。

得意先ごとに分散しがちな注文窓口を整理し、受注情報を一元管理できるため、確認漏れや転記ミスを防ぎやすくなります。発注内容はデータとして残るため、過去の履歴確認もしやすく、属人化の解消にもつながるでしょう。

また、スマートフォンなどから使いやすい仕組みであれば、得意先にも案内しやすくなります。さらに、販売管理システムと連携できれば、受注後の入力作業の手間も減らしやすくなります。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しています。検討の参考にぜひご覧ください。
https://www.casio-human-sys.co.jp/bc-order/