実際に導入したお客様の事例をご紹介します

倉敷の地で創業120年の歴史を持ち、5代にわたって豆腐作りを続けてきた梶原食品。今では珍しい移動販売のほか、スーパーマーケットや個人商店、学校給食など、約100社に商品を届け、長きにわたり地域の食を支えています。
同社に寄せられる注文は1日80件を超え、以前は毎日1時間以上かけて、注文内容をシステムへ1つずつ手入力していたため、ミスも発生していました。
楽一導入後はＢＣ受発注とも連携し、データで注文内容を取り込めるようになり、手入力の手間と転記ミスを削減。さらに帳票の出力だけでなく、封筒や送り状の印刷の効率化を実現されています。

移動販売の注文の手書き処理をデジタル化

インタビューに応じる梶原社長

梶原食品では毎日80件以上の注文を受けています。内訳は、取引内容や販売形態によって異なりますが、そのうち、移動販売では1日30件以上の注文が入ります。
販売担当者はお客様の注文内容をメモに手書きしており、その手書きメモを元に、社長が1件ずつ販売管理システムに入力をしていたため、商品や数量の入力ミスが高い頻度で発生していました。
配送前の確認で発見できるケースもありましたが、納品先で間違いに気が付いたり、取引先からの指摘で判明することもあったといいます。
そこで楽一のオプション機能であるＢＣ受発注を活用し、移動販売の担当者はスマホやタブレットから、その場で注文内容をデータとして登録。
「手書きで記入した内容を読み取る作業ではどうしても間違いが発生しますが、ＢＣ受発注には担当者が直接入力するので、転記時の商品や数量の間違いは起こらなくなりました」と梶原社長は話します。

注文データのワンクリック取り込みで処理時間を75%以上カット

楽一の導入後、データで登録された注文をワンクリックで販売管理側に取り込むことができるようになりました。従来の1件ずつの手入力によって発生していた手書きメモの読み間違いや入力ミスがゼロになったほか、入力作業は1時間以上かかっていたものが十数分での処理になるなど、大幅な削減を実現しました。
以前は朝の製造時間中に並行して入力作業を行っており特に負担だったといいます。梶原社長は工場を動かしながら、合間を縫って限られた時間の中で作業を行っており、「注文を1件ずつ入力していたころはどうしても時間に追われていました。製造と並行で急いで処理するので、間違いも起こりやすかったですね」と振り返ります。
担当者が入力した情報をそのまま取り込めるようになったことで処理の正確性が向上し、製造のピーク時間であっても短時間で正確にデータを反映できるようになりました。

楽一のデータを活用した宛名印刷で作業時間約80%削減

梶原食品では約100件の取引先に対する請求書などをはじめ、様々な帳票を発行しています。以前のシステムでも帳票の発行は出来ましたが、郵送用の封筒や宅配便の送り状などは、都度事務員の方が手書きで作成していました。
楽一の導入後はプリンタと連携して封筒や送り状の宛名印刷ができるようになりました。楽一にあるデータをそのまま活用して印刷ボタンを押すだけで出力され、作業時間が約80％削減されたほか、隙間時間を利用して作成できるようになりました。
「以前は都度宛名を手書きしていましたが、今は簡単に印刷できるので作業の手間も減ったうえ、取引先に送るのにふさわしい見栄えのものを用意できるようになりました」と評価します。
楽一の導入によって、受注～請求、その先の発送準備まで、一気通貫して進められるようになっています。

食品ならではの毎日の注文訂正もスムーズに

天候や時期による客足の変化で、取引先からの注文内容に訂正が発生するのも食品ならでは。これまで利用していたシステムでは、1度受注情報として登録してしまうとそういった注文内容の訂正が困難だったそう。
梶原社長は「食品という特性上、数に波はあれど、ほとんど毎日注文内容の訂正は発生します。楽一は以前のシステムに比べて、一度登録したデータも簡単に呼び出せて、かつ入力画面がわかりやすいので訂正作業は格段に楽になりましたね」と話します。
もともと販売管理システムを利用していた梶原食品にとって、楽一は+αの価値提供を可能にしました。

注文データを正確な処理と日々の製造へ。楽一は、これからも地域に愛され続ける、梶原食品様の業務効率化を支え続けます。