実際に導入したお客様の事例をご紹介します

昭和16年の創業以来、藤岡食品株式会社は病院や介護施設、保育園などへ新鮮な青果を届け、神奈川・東京を中心に地域の食を支えてきました。
同社では1日約200件の注文に対応しています。受注方法や発注時期が取引先ごとに異なるうえ、指定伝票や使用区分ごとの伝票処理など、青果小売ならではの複雑な業務がありました。
特に外部サービスで受けた注文を販売管理システムへ再入力する作業や1日約20枚に及ぶ指定伝票の手書きが大きな負担となっていました。
旧システムの再構築を機に楽一を導入し、受注データの連携と指定伝票の印刷を実現。入力工数の削減、転記ミスの抑制、個別締めへの対応など、受注から請求までの業務を効率化しています。

受注データの連携で入力工数を約3分の1に

インタビューに応じる藤岡社長

藤岡食品では、1日約200件の注文を他社EDI・FAXの2つの方法で受けています。このうち、他社EDIで受ける注文は注文書を一度印刷し、システムへ改めて手入力していました。FAXは夜間を含めて24時間届いており、事務担当者はFAXの入力や伝票作成などと並行して作業するため、商品や数量、単位の入力を間違えることもありました。
楽一の導入後は他社EDIで受けた注文をcsvで取り込み、画面上で確認するだけで受注処理を進められるようになりました。
「担当コースによって差はありますが、デジタル受注の多いコースでは、入力工数が約3分の1になりました。画面も見やすく、確認作業をスムーズに進められます」と山田課長は話します。
手入力を減らしたことで、転記ミスや単位の入力ミスも減少。空いた時間をFAXの処理や、そのほかの業務に充てられるようになりました。

1日約20枚の手書き伝票がほぼゼロに

取引先の病院や施設によっては、指定様式の伝票を使用する必要があります。以前のシステムでは出力ができず、担当者が画面を見ながら品目・産地・数量・単価などをすべて手書きで転記していました。
伝票は1日約20枚で1枚の作成に2～3分を要するため、全社で毎日1時間相当を手書き作業に費やしていました。書き損じや訂正が発生しても最初から書き直す必要があり、大きな負担でした。
楽一の導入を機に指定伝票を印刷できるようにし、手書き作業をほぼ解消。商品名はもちろん、産地や数量もデータから印字でき、金額も自動で計算されます。
「以前は画面を見ながら伝票へ写し、電卓で計算していました。今はそのまま印刷できるので、転記ミスや書き損じはなくなり、見栄えもよくなりました」と山田課長は話します。
取引先の指定様式を維持しながら、作業時間とミスの両方を減らせたことは、楽一を導入した大きな成果となっています。

伝票の訂正も締め処理も、取引先ごとに柔軟に

訂正や受注内容の変更が頻繁に発生するのも食品ならではです。特に病院や介護施設への納品では、患者数や利用人数の変更によって注文内容の訂正がほぼ毎日発生します。
以前のシステムは一括処理を前提としていたため、訂正が必要な伝票だけを選んで処理することができませんでした。請求業務も同様で、すべての処理がそろうまで締め作業を待つ必要があり、早めに準備したい場合は手書きで対応していました。
楽一の導入後は得意先コードや納品日で必要な伝票を検索し、訂正したいデータだけを呼び出せるようになりました。請求書も事業所ごとに締められるため、処理できる取引先から前もって作業を進められます。
「以前のシステムは一括処理には向いていましたが、個別の作業が難しいという課題がありました。今は必要な伝票だけを表示でき、事業所ごとに締められるので、作業負担が軽くなりました」と山田課長は評価します。

場所に縛られない運用へ、一歩前進

藤岡食品では、仕入と値付を主に1人の方が担っています。青果の仕入価格は日々変動するため、毎朝約100種類の商品について、規格やサイズも確認しながら販売価格を設定しています。
長年の経験や相場を読む力が求められる業務であり、ほかの担当者がすぐに代わることは容易ではありません。そこで万一の際にも業務を進められるよう、現在は楽一の端末1台を担当者の自宅に設置しています。
「青果小売は現場が中心なので、通常のリモート勤務は難しい業種です。それでも必要なときに自宅から作業できる環境を整えられたことは、これまでになかった大きな一歩です」と藤岡社長は話します。
通常の業務効率化にとどまらず、場所に縛られず作業できる選択肢を持つことは業務継続の面でも新たな可能性を生み出しています。

受注から伝票、そして働き方まで。楽一はこれからも、地域の食を支える藤岡食品株式会社様の業務効率化とDX化を支え続けます。