人事労務管理とは？業務内容や人事管理と労務管理の違いも解説

人事労務管理は、企業の重要な経営資源である「ヒト」に関する管理業務です。今回は、人事労務管理の基本を理解したい方に向けて、人事管理と労務管理の業務に関する違いやそれぞれの業務内容、注意点、システムを活用するメリットや便利なシステムを解説します。

人事労務管理とは？

人事労務管理とは、会社の重要な経営資源である「ヒト」に関する管理業務のことです。

人事労務管理は、従業員個人を管理する「人事管理」と、組織全体を管理する「労務管理」の2つに分けられます。いずれも、従業員が安心して働ける労働環境を整備するために重要な仕事です。

以下では、人事管理と労務管理の詳細を見ていきましょう。

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人事管理の基本

人事管理とは、従業員一人ひとりの働き方を管理することです。従業員がいなければ、会社は成り立ちません。人事管理は、組織の活性化を目的として人の管理を行います。具体的な業務内容は、新卒採用や中途採用、人員配置の管理、従業員育成、人事評価、モチベーション管理などです。

人事担当者は、従業員一人ひとりと深く関わります。そのため、会社全体の仕組みや経営の方向性などを理解しておくことが大切です。

また、対外的な活動が多いため、会社の顔としての自覚を持って業務に取り組む必要があります。

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労務管理の基本

労務管理は、組織全体を対象に働く環境を管理することです。具体的には、勤怠管理や給与計算、健康保険や雇用保険などの手続き、安全衛生管理などを行います。

人事管理に比べると裏方に近いですが、従業員が安心して働ける環境を実現するために欠かせない、重要な仕事です。

労務管理担当者には、労働基準法をはじめとする各種法律や制度、規制に関する知識が求められます。また、数値計算の機会も多いため、コツコツ仕事に取り組めることが大切です。

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人事管理と労務管理の違い

人事管理と労務管理は、どちらも従業員が安心して働け、高いパフォーマンスを発揮できる環境を作るという点で共通しています。しかし、目的や主な業務内容、重視される点などには以下のような違いがあります。

ここでは、人事管理と労務管理の業務内容の違いを解説します。

人事管理の業務内容

人事管理における主な業務内容は以下のとおりです。

• 人材採用および育成
• 人員配置
• 人事評価
• 従業員のモチベーション管理

それぞれ解説します。

人材採用および育成

人材採用と育成は、人事管理における重要な業務の1つです。

人材採用は、自社が求める人材を獲得するために欠かせない取り組みです。新卒採用と中途採用の2つに分けられます。

まずは、経営戦略や事業戦略に基づいて採用方針を策定し、採用プランを考えましょう。そして、自社が求める人材の要件定義を行い、求人広告を出して人材を募集します。

求職者から応募がきた場合は、書類選考や面接を実施して人材要件に適合しているかを見極めます。面接日程の調整や面接担当者のアサインなども必要です。

採用後は、従業員が業務に必要な知識やスキルを身につけられるよう、育成も欠かせません。従業員育成には、以下のように複数の方法があります。

人員配置

人事管理では、人員配置も行います。人員配置は、従業員のモチベーションアップや生産性向上につながる重要な業務です。

人員配置では、人手が不足している部門や従業員の退職予定などをもとに、人員配置計画を立てます。社内だけではなく、子会社や関連会社への異動を担当することも少なくありません。

そして、従業員のスキルや経験、希望などを踏まえて、それぞれに合った適切なポジションに配置することが必要です。

人事評価

人事評価では、従業員の勤務態度や実績、スキルなどをもとに従業員を評価します。人事評価はその後の給与や役職に直結するため、客観的に評価しなければなりません。従業員が納得できるよう、明確な評価基準を提示し、透明性を高める必要があります。

また、人事評価制度の整備や改善も行います。人事評価制度を構成しているのは、主に以下の3つです。

• 業績評価
• 能力評価
• 情意評価

そのほか、近年では以下のような制度も存在します。自社に合った適切な制度を選択することが大切です。

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従業員のモチベーション管理

従業員のモチベーション管理も、重要な業務の1つです。モチベーションが低下する要因例としては、以下が挙げられます。

• 給与や福利厚生に不満がある
• 仕事にやりがいを感じられない
• 人間関係で悩みがある
• プライベートでトラブルが発生している

モチベーションの低下は生産性の低下や離職につながるため、モチベーションを維持・向上させるための取り組みが欠かせません。

具体的には、以下のような施策を検討しましょう。

• 待遇を改善する
• 人員配置を見直す
• 職場環境を改善する
• 表彰制度を導入する
• 1on1ミーティングを実施する
• 社内コミュニケーションを活性化させる

労務管理の業務内容

一方、労務管理の主な業務内容は以下のとおりです。

• 入退職に関する各種手続き
• 職場環境の整備
• 従業員の勤怠管理
• 給与計算
• 労働条件、就業規則の管理

それぞれ解説します。

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入退職に関する各種手続き

従業員の入社・退職に伴う各種手続きを行うのは、労務管理における重要な業務の1つです。

従業員が入社した際は、雇用契約の締結や各種保険の加入、給与の振込先口座の登録などさまざまな手続きを行う必要があります。また、従業員が退職する際も、退職証明書の発行や保険の資格喪失手続き、源泉徴収票の発行、退職金の算出といった複雑な業務を行わなければなりません。

従業員が滞りなく入社・退職できるよう、スムーズかつ正確に手続きを行いましょう。

職場環境の整備

従業員が健康的に働けるよう、職場環境を整備することも大切です。

企業には安全配慮義務が定められており、従業員が安全に働けるよう、必要な配慮を行わなければなりません。具体的には、以下のような対策を講じましょう。

参考：e-Gov法令検索「平成十九年法律第百二十八号　労働契約法」

従業員の勤怠管理

従業員の正確な勤怠情報の管理は、労働基準法によって企業に義務付けられた業務です。

具体的には、従業員の始業・終業時間や出勤日数、時間外労働や休日出勤の時間、有給休暇の取得日数などを記録し、管理しましょう。

勤怠管理では、客観的に勤怠情報を記録できる手段を選ぶ必要があります。手書きの出勤簿やタイムカードでは、申告漏れや実際の労働時間とのずれが生じる可能性があります。ワンクリックで簡単に打刻でき、正確な勤怠情報を管理できる勤怠管理システムを活用するのが効果的です。

給与計算

労務管理では、勤怠管理によって得たデータを用いて給与計算も行います。

給与計算の主な流れは以下のとおりです。

• 従業員の労働時間を集計し、総支給額を計算する
• 各種保険料や所得税など、控除額を算出する
• 差引総支給額を計算し、従業員に支払う
• 保険料と税金を納付する

給与計算は従業員の生活や税金の納付に直結するため、特に正確性が求められる業務です。計算を自動化してミスを防げるよう、給与計算システムを導入するケースも多く見られます。

労働条件、就業規則の管理

そのほか、労働条件の管理や就業規則の作成・変更も、労務管理における重要な業務の1つです。

労働条件を変更する際は、従業員から合意を得る必要があります。合意がない状況で、従業員が不利益を被るような内容に変更することは認められていません。また、合意による変更の場合であっても、就業規則に定められた労働条件よりも下回ってはなりません。

また、常時10人以上の従業員を使用している事業場では、就業規則の作成が必要です。就業規則には、以下の事項を記載しましょう。

出典：厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「就業規則を作成しましょう」

就業規則を作成した後は、過半数組合または労働者の過半数代表者からの意見書を添付し、所轄の労働基準監督署に届け出てください。そして、見やすい場所への掲示や備え付け、書面の交付などにより、従業員に周知しなければなりません。

就業規則を変更する際も、同様に意見書の添付や労働基準監督署への届け出が必要です。

参考：厚生労働省「労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）に関する法令・ルール」

人事労務管理で起こりやすい課題と注意点

人事労務管理では、従業員情報や勤怠、給与など幅広い情報を扱うため、管理方法によっては業務負担やミスが増えることがあります。ここでは、人事労務管理で起こりやすい課題と、業務を進めるうえで注意したいポイントを解説します。

従業員情報が分散している

人事労務管理では、人事情報や勤怠情報、給与情報、人事評価などを、異なるシステムやExcel、紙の台帳で管理しているケースがあります。

従業員情報の管理先が分散していると、必要な情報を確認するたびに複数のシステムやファイルを参照しなければならず、担当者の負担が増加します。また、それぞれの管理先で更新するタイミングが異なると、所属や役職などの情報に食い違いが生じ、どの情報が最新なのか判断できなくなる可能性も高いです。

さらに、人事データを横断的に集計することも難しくなり、人員配置や採用計画、人材育成などに活用しづらくなります。

従業員情報を適切に管理するためには、どのシステムやデータベースを情報の管理元とするのかを明確にし、必要な情報を一元的に確認できる環境を整えることが重要です。

人事・給与に関する情報を一元管理したい場合は、人事管理システム「ADPS」の活用もご検討ください。

二重入力や反映漏れが発生する

従業員情報を複数のシステムで管理している場合、氏名や住所、所属など、同じ情報を何度も入力しなければならず、入力ミスや反映漏れが発生しやすくなる点も課題です。

たとえば、人事異動の情報を人事システムへ登録しても、勤怠管理システムの承認経路や給与システムの所属情報が更新されていないと、実際の組織情報とのずれが生じます。

また、住所や扶養情報の反映漏れは、給与計算や社会保険、住民税、年末調整などにも影響するため注意が必要です。入力後に複数のシステムを照合する作業も必要となり、確認や修正に時間がかかります。

業務が属人化している

人事労務管理では、業務の手順や判断基準が明文化されていないと、業務が属人化してしまう問題もあります。特に給与計算や社会保険の手続きには、法令に関する知識だけでなく、自社独自の給与体系や運用ルールへの理解も必要です。

業務が属人化すると、担当者が休職・退職した際に必要な情報や確認項目がわからず、業務が滞る可能性があります。また、担当者によって処理方法が異なれば、確認漏れや対応品質のばらつきが生じ、人事労務管理上のミスが増加する可能性も高まります。

法改正への対応に負担がかかる

人事労務管理では、法改正のたびに社内の制度や業務を見直す必要があり、担当者の負担が大きくなりやすいです。労働法令や社会保険制度、税制などの改正内容によっては、就業規則や給与計算方法、勤怠の集計方法、申請書類などを変更しなければなりません。

制度や運用方法が変わる場合は、経営層や管理職、従業員、関連部署への周知も必要です。このように改正内容を確認するだけでなく、実際の業務へ反映するまでに多くの作業が発生します。

また、複数のシステムやExcelを使用している場合は、それぞれの設定や計算式を変更しなければいけません。対応箇所が多いほど作業負担が増え、一部の計算表や帳票だけが古いルールのまま残る可能性もあります。

人事管理システム「ADPS」は法改正にも対応しており、改正のタイミングでは担当SEから案内を受けられます。法改正の内容をシステムへ適切に反映できるようサポートを受けられるため、担当者の負担軽減にも効果的です。

戦略的な人事業務に時間を割けない

人事労務部門では、定型業務の負担が大きく、採用計画や人材育成などの戦略的な人事業務に十分な時間を割けないことがあります。特に手入力や目視による確認作業が多い場合、日々の処理だけで担当者の時間が埋まりやすくなります。

その結果、採用計画や人材育成、人員配置、人事制度の見直しなど、中長期的な人材活用に関する業務が後回しになりかねません。また、従業員情報が複数のシステムやファイルに分散していると、データの集計にも時間がかかり、経営会議や人員計画に必要な資料を迅速に作成することが難しくなります。

人事労務管理を効率化する方法

人事労務管理の負担を減らすには、現在の業務内容や管理方法を見直し、無駄な作業や重複を減らすことが重要です。ここでは、人事労務管理を効率化するための具体的な方法を紹介します。

業務フローを可視化する

人事労務管理を効率化するには、まず現在行っている業務を洗い出し、どの業務に時間がかかっているのかを可視化することが重要です。

最低でも1か月分、可能であれば年間を通じて発生する業務を確認し、業務名、発生頻度、所要時間、担当者、依頼元、確認者、使用している媒体などを整理します。

業務を洗い出した後は、毎回同じ手順で進められる定型業務と、個別の判断が必要な非定型業務に分けることが大切です。そのうえで、慣例だけで続けている作業や、ほかの業務で代替できる作業がないかを確認すると、削減できる業務を見つけられます。

また、年末調整や入社手続きなど、特定の時期に集中する業務は年間スケジュールにまとめておくと、繁忙期を事前に把握するのに役立ちます。

社内ルールを標準化する

人事労務管理を効率化するには、部署や担当者ごとに異なる社内ルールを標準化することが重要です。申請方法や確認項目、締切日、承認方法などに違いがある場合は、現在のルールを洗い出し、複数の方法を設ける必要があるのか確認します。

そのうえで、申請に必要な情報や提出期限、承認経路、不備があった場合の対応などを明文化します。マニュアルやチェックリスト、申請書式も統一し、誰が担当しても同じ手順で処理できる状態を整えることが大切です。

また、例外的な処理は担当者個人の判断に任せると、対応にばらつきが生じる可能性があるため、判断基準や相談先をあらかじめ定めておくことがおすすめです。

加えて、標準化したルールは従業員や管理職にも周知し、古い申請方法や書式が使われないようにします。法改正や制度変更があった場合は、マニュアルと実際の業務フローをあわせて更新することも欠かせません。

人事情報の管理方法を統一する

人事情報が紙や複数のExcel、システムに分散している場合は、管理方法を見直すことも重要です。まずは、同じ従業員情報を複数のファイルやシステムへ入力している箇所を洗い出します。

人事や勤怠などシステムごとに連携されていない場合は、重複入力を減らし、必要な従業員情報を共通して参照できる管理方法へ統一することが大切です。

既存システムとデータを連携できれば、入力や確認にかかる作業を削減できます。

人事管理システム「ADPS」なら、人事・給与に関する情報を一元管理できるほか、既存システムとの連携にも対応しています。従業員情報の重複入力を減らし、人事労務管理の効率化を実現可能です。

関連記事：従業員情報を一元管理┃人事管理システムのメリットと注意点

アウトソーシングを活用する

人事労務管理を社内だけで処理することが難しい場合は、給与計算や社会保険手続きなどを外部へ委託する方法があります。専門性が高く、定型的に発生する業務を委託することで、担当者の負担軽減や対応品質の安定が期待できます。

ただし、すべての業務を外部へ任せるのではなく、自社で判断すべき業務と、定型処理として委託できる業務を分けることが重要です。また、委託費用だけでなく、委託先との情報共有や確認に必要な社内工数も考慮する必要があります。

システムを導入する

従業員数や処理件数が増え、Excelや紙による管理に負担を感じている場合は、人事労務管理システムの導入が有効です。従業員情報や勤怠、給与、申請などのデータを一元管理し、集計や計算、申請・承認といった作業をシステム上で処理できるため、手作業にかかる時間を削減できます。

また、人事・勤怠・給与などのデータを連携できれば、同じ情報を複数の帳票やシステムへ何度も入力する必要がありません。転記作業が減ることで入力ミスを防ぎやすくなり、処理状況や履歴を複数の担当者で共有できるため、確認作業の効率化や属人化の防止にもつながります。

人事管理システム「ADPS」なら、人事・給与に関する情報を一元管理でき、関連業務の効率化に役立ちます。Excelや紙による管理からの移行を検討している場合は、ADPSの導入もご検討ください。

関連記事：人事管理システムおすすめ8選を比較┃役立つ機能と選び方

人事労務管理システムを活用するメリット

人事労務管理を効率化するためには、人事労務管理システムの活用がおすすめです。

人事労務管理システムとは、人事労務管理に必要なデータを一元管理し、業務を効率よく行えるシステムです。具体的には、以下のような機能が搭載されています。

• 勤怠管理
• 給与計算
• 採用管理
• 人事評価
• 外部サービスとの連携

ここでは、人事労務管理システムを活用する3つのメリットについて解説します。

• 従業員の情報を一元管理できる
• 勤怠管理業務を効率化できる
• 従業員育成に活用できる

関連記事：勤怠管理とは？目的や必要性、人事の仕事内容について解説

従業員の情報を一元管理できる

1点目は、従業員の情報を一元管理できることです。

人事労務管理システムなら、従業員の多様な情報を集約し、効率よく管理できます。住所や扶養情報などに変更が生じた際も、自動で情報が更新されるため、正確な情報を管理できるのがメリットです。

必要な情報をすぐに参照できるため、業務効率化も実現できます。

さらに、従業員の情報を組織内でスムーズに共有できるようになり、部門間の連携やコミュニケーションの活発化につながるのもメリットです。

勤怠管理業務を効率化できる

2点目は、勤怠管理業務を効率化できることです。

勤怠管理では、給与計算や労務関係書類の作成など、正確さが要求される業務が多く存在します。タイムカードや出勤簿をもとに勤怠管理を行う場合、従業員数が増えるほど業務負担も多くなってしまいます。また、労務関係の書類を作成する場合は、多くの情報を入力しなければなりません。手作業で行う場合は、ミスが発生してしまう可能性があります。

人事労務管理システムを活用することで、こうした業務を自動化できます。勤怠管理業務を効率化でき、担当者の業務負担を軽減できるのがメリットです。

また、従業員が入力した個人情報や記録した勤怠情報を関連機能と連携できるシステムであれば、転記作業を減らせます。

勤怠管理ならADPS（アドプス）がおすすめです。

従業員育成に活用できる

3点目は、従業員育成に活用できることです。

人事労務管理システムでは、従業員一人ひとりの人事評価やスキルといった情報もデータベース化して管理できます。情報をもとにそれぞれの目標や実績、スキルなどを管理することで、効果的な従業員育成につながるのがメリットです。

また、新しいプロジェクトメンバーを決める際も、人事労務管理システムに蓄積された情報が役立ちます。適切な人員配置やタレントマネジメントを実現できるのが魅力です。

そのほか、客観的な人事評価に活かせたり、足りないスキルを洗い出して採用戦略に活かせたりといったメリットもあります。

人事労務管理システムを選ぶポイント

人事労務管理システムは、製品によって対応できる業務や機能、連携方法などが異なります。ここでは、人事労務管理システムを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。

自社の業務や制度に対応できるか

人事労務管理システムを選ぶ際は、まず自社が効率化したい業務を整理し、必要な機能を備えているか確認することが重要です。人事情報管理や勤怠管理、給与計算、人事評価、申請など、どの業務までシステムで対応したいのかを明確にしておきます。

また、正社員や契約社員、パートなど複数の雇用形態に対応できるか、フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など自社の勤務制度を処理できるかも確認が必要です。独自の給与体系や手当、賞与、人事評価制度を運用している場合は、必要なカスタマイズが可能かもチェックします。

導入前にはデモンストレーションを利用し、自社の実際の業務を想定した操作や処理ができるか確かめておくと、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

人事管理システムADPS（アドプス）は会社ごとの業務制度に合わせてカスタマイズが可能です。

既存システムと連携できるか

人事労務管理システムは、現在利用している勤怠管理や給与計算などのシステムと連携できるか確認したうえで選ぶことが重要です。既存システムとの連携が難しい場合、新たにデータを手入力する必要が生じ、かえって業務負担が増える可能性があります。

そのため、まずは既存システムとの間でどのデータを連携したいのかを整理し、API連携やCSV連携など対応している方法をチェックします。あわせて、連携できる項目やデータ形式、連携頻度なども確認しておくとスムーズなデータ移行が可能です。

既存システムとの連携によって、どの二重入力や確認作業を削減できるのかまで具体的に整理したうえでシステムを選ぶことが大切です。

法改正に対応できるか

人事労務管理では、労働時間管理や社会保険手続きなどに関する法改正へ継続的に対応しなければいけません。対応が遅れると、勤怠管理や給与計算などが新しいルールに適合せず、法令違反につながる可能性があります。

そのため、導入する人事労務管理システムは、法改正にあわせて帳票や計算方法などが適切に更新されることが重要です。クラウド型のシステムであれば、提供会社によるアップデートによって、自社でシステムを改修する負担を抑えやすくなります。

人事管理システム「ADPS（アドプス）」は法改正にも対応しており、改正時には担当SEから案内を受けることが可能です。制度変更の内容やシステムへの反映を確認しながら対応できるため、法改正時の負担軽減にもつながります。

権限管理やセキュリティは十分か

人事労務管理システムでは、個人情報を含む機密性の高い情報を扱います。そのため、利用者ごとに閲覧権限などを適切に設定できるか、十分なセキュリティ対策が講じられているかを確認します。

セキュリティ面では、多要素認証や通信・保存データの暗号化、アクセスログ、不正アクセス対策などのチェックが欠かせません。あわせて、トラブル時に備え、バックアップの取得方法や障害時の復旧方法、データの保存場所も確認しておくと安心です。

クラウドサービスを利用する場合も、情報管理を提供会社へ任せきりにはできません。提供会社のセキュリティに加え、インシデントが発生した際の連絡体制や対応手順まで確認しておくことで、安全なデータ管理体制を構築できます。

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導入・運用支援を受けられるか

人事労務管理システムを選ぶ際は、導入から運用まで十分な支援を受けられることも大切です。システムの導入時には、要件整理や初期設定、データ移行、テスト、従業員への案内など多くの作業が発生するため、サポート体制によって担当者の負担が大きく変わるためです。

導入前には、初期設定、連携設定など、どこまで支援してもらえるか確認します。操作研修やマニュアル作成にも対応していれば、導入後も従業員がスムーズに利用できます。

また、システムは導入して終わりではなく、法改正や組織変更、給与制度の改定などに合わせて運用を見直すことも必要です。そのため、導入後の問い合わせ方法や受付時間、追加料金の有無に加え、運用開始後の変更可否を相談できるかも確認しておくと安心です。

人事管理システム「ADPS（アドプス）」では、導入時から専任SEが伴走し、初期設定や運用をサポートします。導入後もコールセンターによる問い合わせ対応に加え、操作方法を学べる「ADPSスクール」を利用できるため、継続的な支援を受けながら運用できます。

人事労務管理業務を効率化するならADPS（アドプス）

人事労務管理を強化したい場合は、人事管理システム「ADPS（アドプス）」の導入が効果的です。

ADPSは、人事情報管理や給与計算、勤怠管理などをトータルでサポートします。無駄を省いたシンプルでわかりやすいインターフェースにより、はじめて人事労務管理システムを導入する場合でも安心です。

累計5,000社を超える導入実績を誇る信頼性の高いシステムであり、その豊富な導入実績で蓄積された業務ノウハウをパッケージに反映しているのもポイントです。

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まとめ

人事労務管理とは、従業員が安心して働ける環境を整備するための重要な取り組みです。従業員個人を管理する人事管理と、組織全体を管理する労務管理に分けられます。

人事管理と労務管理では、労働基準法をはじめとする各種法令を正しく理解することと、常に改善や効率化を意識することが大切です。人事労務管理を効率化・適正化できるよう、システムの導入も検討しましょう。

人事労務管理をトータルでサポートしてくれるシステムを活用したい方は、人事管理システム「ADPS」の導入を検討してはいかがでしょうか。