人事業務BPOとは？アウトソーシングとの違いやメリットを解説
2024.08.23
人事業務の効率化を図るために、BPOの導入を検討する企業が増えています。しかし、情報漏洩のリスクや委託準備による業務負担の増加など導入には懸念点があるのも事実です。今回は、人事業務BPOの概要やメリット、導入時の注意点を解説します。
目次
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人事業務BPOとは？
BPO（Business Process Outsourcing）は、業務を委託するアウトソーシングの一形態です。外部の専門家に業務を委託し、社内の業務効率化や人件費削減等の課題解決を目指します。人事業務BPOでは、業務プロセスの一部、または一括して委託することが可能です。
まずは、人事業務BPOの対象業務や市場規模、アウトソーシングとの違いを解説します。
BPOとアウトソーシングとの違い
BPOとアウトソーシングは、どちらも業務委託を意味しますが、それぞれ導入目的と委託範囲が異なります。
アウトソーシングの導入目的は、人手不足の解消やコスト削減です。社内の業務を効率的に遂行するため、資料作成や備品管理等のノンコア業務を一時的に委託することが多い傾向にあります。高度な判断が不要な業務を委託することで、従業員は重要なコア業務に専念できます。
一方、BPOの導入目的は、業務プロセスにおける課題解決や業務効率化等です。これらの課題を解決するために、業務プロセスの一部、または全体を専門性の高いBPO事業者に委託します。さまざまな人事業務が委託可能で、その範囲は年々拡大傾向にあります。
また、業務改善に向けた業務プロセスの見直しもBPOの委託範囲です。BPOは、部分的な業務を委託するアウトソーシングに比べると、委託期間が長くなる傾向があります。人事業務BPOでは、人事や労務に関連した業務プロセスを一括して委託する企業が多いです。
関連記事：BPOサービスとは？事例やメリット・デメリット、効果的な導入のコツを紹介
人事業務BPOの対象となる業務
人事業務BPOの主な対象業務には、以下のようなものがあります。
- 労務管理
- 人事管理
- 採用業務
それぞれの業務内容について詳しく解説します。
労務管理
委託可能な労務管理業務には、以下のものがあります。
| 雇用契約書の作成 | 雇用契約書は、企業と従業員の間で雇用契約が締結されたことを証明する書類です。雇用年月日や雇用期間、業務内容、就業時間等の書類作成を委託できます。 |
|---|---|
| 労使協定の作成 | 労使協定は、企業と従業員の間で取り交わされる約束事を書面契約した協定です。労働基準法が定める「労使協定の種類」に従って書類を作成してもらえます。 |
| 勤怠管理 | 労働基準法で定められた勤怠管理は、企業に課された義務です。出勤・退勤時間など、従業員の勤怠・就業状況の管理業務を委託できます。 |
| 給与計算 | 給与計算は、従業員の給与を計算して支払う業務です。給与計算は複雑な作業が多いですが、業務委託すれば法令や税法の改定にも随時対応してもらえます。 |
| 福利厚生 | 福利厚生は、従業員やその家族の健康・生活を向上させるための施策です。雇用保険や健康保険、住宅手当等の管理業務を委託できます。 |
人事管理
委託可能な人事管理業務には、以下のものがあります。
| 人材育成 | 人材育成は、企業が業績を上げ、経営目標を達成できるように従業員を育成する業務です。トレーニングプログラムを設計して効果的な教育を提供してくれます。 |
|---|---|
| 人事評価 | 人事評価は、従業員の成果や貢献度を評価して、それに見合う報酬を決定する業務です。人事評価の外部委託により、客観的な評価を実現できます。 |
| 人材配置 | 人材配置は、従業員個人のスキルや適性等を踏まえて従業員を適材適所に配置する業務です。外部委託により、適切な人材配置とスケジュール調整を行えます。 |
| 労働時間管理 | 労働時間管理は、従業員の労働時間や勤務日数を正確に管理する業務です。労働法規制の遵守を確保し、労働時間の記録や調整を管理してもらえます。 |
| モチベーション管理 | モチベーション管理は、従業員のモチベーション向上を図るための施策です。業務委託により、人間関係や業務内容等の情報を集めて分析・改善していきます。 |
採用業務
採用業務に特化したBPOは、「採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）」と呼ばれています。計画策定や応募者の対応など採用に関するさまざま業務のうち、必要に応じて業務の一部、または全体を委託することが可能です。採用業務の委託により、採用担当者の業務負担の軽減や応募者対応の質向上など、採用業務の効率化を図れます。
BPOが注目される背景と市場規模
ここからは、BPOが注目される背景や市場規模について確認していきましょう。
少子高齢化による人材不足
日本の社会は少子高齢化が進んでおり、多くの企業で人手不足が深刻化しています。
総務省の調査によると、2020年時点での生産年齢人口（15～64歳）は7,509万人ですが、2050年には5,275万人になるとの予測が報告されました。人手不足や国内需要の減少による経済規模の縮小など、さまざまな社会的・経済的な課題の深刻化が懸念されています。
人手不足が職場環境に及ぼす影響には、以下のようなことが考えられます。
- 業務の品質低下
- 労働意欲の低下
- パフォーマンスの低下
- 倒産のリスク
現在は、従業員のライフワークバランスを両立させる「働き方改革」が政府主導で推進されています。それに伴い、2018年には「働き方改革関連法案」と呼ばれる労働法改正が成立され、2019年から順次施行されています。
法令を厳守しないと罰則対象になる項目があるため、企業は残業時間の規制、労働時間や有給休暇の把握等に対応しなければいけません。BPOは、煩雑な作業が多い人事業務の効率化やコスト削減の効果が見込めるため、人手不足解消の手段として注目されています。
参考：総務省「第1部 特集 情報通信白書刊行から50年～ICTとデジタル経済の変遷～」
BPOの市場規模は拡大傾向にある
株式会社矢野経済研究所は、国内BPO市場を調査して参入企業の動向や将来展望を明らかにしました。この調査結果によると、2022年度のBPO市場規模は、前年度比3.0％増の4兆7,021億円を記録したことが報告されています。調査対象には人事業務に関連するBPOも含まれており、人事業務BPOの需要は、今後さらに増えていくことが予測されています。
参考：市場調査とマーケティングの矢野経済研究所「BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）市場に関する調査を実施（2023年）」
人事業務BPOを導入する4つのメリット
人事業務BPOを導入するメリットには、以下のようなものがあります。
- コスト削減につながる
- 業務の効率化が期待できる
- 人的リソースをコア業務へ集中できる
- 人事関連の法改正に柔軟に対応できる
それぞれのメリットについて解説します。
1.コスト削減につながる
人事業務BPOの導入により、人件費や固定費等のコスト削減が期待できます。とくに、人件費は経費において大きい割合を占めており、気づかずうちに財務を圧迫していることも多いです。人事業務BPOの専門家にノンコア業務を委託すれば、限られた人数でも効率的に業務を進められます。場合によっては、現在の半分以下の人材コストで運用することも可能です。
2.業務の効率化が期待できる
人事業務を委託して業務プロセスを改善すれば、業務範囲の最適化が図れます。無駄な作業工数や作業時間を削減でき、業務効率化の実現が可能です。とくに、政府主導の働き方改革が推進されるなか、企業は従業員の長時間労働の見直しが求められています。
残業時間の規制が厳格化されるなかで、従業員はこれまでと同じ量の業務をこなさなければいけません。長時間労働の見直しで早く帰宅できる等のメリットはありますが、その分業務負担が増えてしまいます。BPOで業務委託すれば、従業員が働きやすい職場環境を整えられます。
3.人的リソースをコア業務へ集中できる
人事業務BPOを導入することで、従業員はノンコア業務から解放されます。ノンコア業務は作業量が膨大で単純作業が多く、どうしても時間や手間がかかる傾向がありました。高度な判断や意思決定を必要としない業務に時間が取られると、本来時間を割くべき業務が疎かになります。
これらの業務を外部委託すれば、採用計画の立案や採用基準の設定、選考フローの設計など、専門性の高いコア業務に集中することが可能です。外部委託により各従業員の生産性向上も見込めるため、結果的に人手不足解消や安定した事業継続につながります。
4.人事関連の法改正に柔軟に対応できる
人事労務関連は法改正が多く、その都度適切な対応が求められます。2024年に実施される法改正には、以下のようなものがあります。
| 労働条件の明示義務 | 2024年4月以降、新しく4つの項目の明示が義務化されました。本改正までに、労働条件通知書や雇用契約書などの書式の見直しが必要です。 |
|---|---|
| 短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用拡大 | 2024年10月以降、厚生年金保険の被保険者数が51人以上の企業等で働く短時間労働者の社会保険加入が義務化されます。加入対象者の把握や社内通知、日本年金機構から送付される通知書類の作成・届出が必要です。 |
| 障害者雇用率の引き上げ | 2024年4月から、障害者雇用の法定雇用率が引き上げられました。自社が雇用すべき人数を再度確認し、必要な人数を雇用する準備が必要です。 |
専門性を有する外部企業に委託すれば、法改正時も柔軟かつ適切に対応することが可能です。
参考：厚生労働省「令和6年4月から労働条件明示のルールが改正されます」
参考：日本年金機構「短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用の拡大」
参考：厚生労働省「障害者の法定雇用率引上げと支援策の強化について」
人事業務BPO導入による3つのデメリット
人事業務BPOを導入するデメリットには、以下のようなものがあります。
- 情報漏洩のリスクが高まる
- 委託準備に手間と時間を要する
- 社内に人事業務のノウハウが蓄積されない
それぞれのデメリットについて解説します。
1.情報漏洩のリスクが高まる
人事業務の委託は企業の内部事情を知られるため、機密情報の漏洩につながるリスクがあります。人事業務の委託により、企業の機密情報が競合他社に流れたり従業員の個人情報や金融情報が漏れたりした場合、大きな損失や社内外での信用を落としかねません。
取引先や顧客の情報が漏洩した場合は、損害賠償や慰謝料請求等の問題に発展する可能性もあります。委託先のセキュリティ体制を確認して、情報漏洩を未然に防ぐことが大切です。契約時は、機密情報の取扱方法や使用目的等を取り決める「秘密保持契約」を必ず結びましょう。
2.委託準備に手間と時間を要する
委託内容にもよりますが、人事業務BPOは委託準備に時間と手間がかかります。主な委託準備には、導入前の費用比較や委託先の選定、作業マニュアル作成等があります。通常業務と並行して進める必要があるため、委託準備が数か月間に及ぶ企業も少なくありません。
また、導入時は委託先への引き継ぎコストもかかります。引き継ぎ期間を短縮するには、これまで実務を担当していた従業員の理解や協力を得ながら、作業を進めていく必要があります。人事業務BPOは、一定の時間や手間がかかることを踏まえて計画的に進めることが大切です。
3.社内に人事業務のノウハウが蓄積されない
人事関連業務を委託先に完全に任せた場合、自社で人事関連業務のノウハウが蓄積されないといったデメリットが発生します。業務プロセスを委託すると業務負担は大幅に軽減できますが、その反面、社内の担当者はその業務に触れる機会が減ります。
業務委託を解除した場合は、人事業務の円滑な再開が困難になる可能性が高いです。人事業務全体を委託した際は任せっきりにせず、運用状況を細かく報告してもらいながら、人事業務のノウハウが蓄積できるように社内システムを構築していく必要があります。
人事業務BPO導入に向けた流れ
人事業務BPOを導入する際は、以下のような流れで進めるのが一般的です。
- 現状を分析し導入目的を明確化する
- 委託業務を選定する
- 提案依頼書（RFP）を作成する
- BPO業者を選定する
- 準備期間を経て試験運用を開始する
- 本運用を開始する
それぞれのポイントについて解説します。
1.現状を分析し導入目的を明確化する
解決すべき課題や改善の余地を特定するために、社内の現状を分析します。主な分析項目は、業務プロセスや課題、効率性、コスト構造等です。これらの項目を分析するには、従業員へのヒアリングやコスト推計、労働状況の把握、業務の洗い出しなどがあります。BPOの導入目的を明確化しないと導入計画の軸がブレてしまい、委託先と齟齬が生じる可能性があります。
2.委託業務を選定する
現状の課題や導入目的を明確にしたら、委託業務を具体的に選定しましょう。人事業務に関していえば、従業員データ管理や採用プロセス、給与計算等があります。ほかにも、人事業務を細分化して業務ごとに人事業務BPOの導入を検討するのも有効です。
委託業務を検討する際は、人事業務BPOの導入で本当に効果が得られるのかも十分に考慮する必要があります。実際にBPOを導入する場合、委託先と長期的なお付き合いになるため、費用対効果を踏まえて綿密に検討することが大切です。
3.提案依頼書（RFP）を作成する
委託業務を選定したら、提案依頼書を作成します。提案依頼書（RFP：Request for Proposal）とは、発注企業が業務委託を依頼する際に作成する書類です。委託先に自社の課題や導入目的等を正しく伝え、具体的な提案を依頼するために用いられています。人事業務BPOの導入時に提案依頼書を作成するのは、候補となる委託先から最適な提案を得るためです。
BPO事業者は、依頼者が処理件数や作業時間など細かい評価指標を設定している場合、運用に必要な適正人数や予算等を算出して見積書を作成します。提案依頼書があれば、それを参考に良い提案や漏れのない正確な見積書を提出してもらえます。提案依頼書には、会社情報をはじめ、現状の課題や委託業務、スケジュール、予算等を記載しましょう。
4.BPO業者を選定する
提案依頼書を作成したらBPO業者を選定します。BPO業者は長期的な関係を築く必要があるため、信頼性や実績等を確認して、安心して任せられる依頼先を選ぶことが大切です。
BPO業者の選定時は、以下のポイントを意識しましょう。
- 受注実績
- 委託可能な業務範囲
- 委託業務に関する専門性
- コストと品質のバランス
- セキュリティ対策の有無
- サポート体制の充実度
- ユーザー評価・口コミ
- 初期費用・運用費用
複数のBPO業者から見積もりを取り、しっかり比較検討しましょう。可能であれば、お試しで運用してから委託先を決めるとミスマッチが起きにくいです。
5.準備期間を経て試験運用を開始する
委託するBPO事業者を選定したら、準備期間を経て試験運用を開始します。BPOの導入準備には、従業員からのヒアリング調査や業務体制の構築、マニュアル作成等があります。人事業務を委託すると業務プロセスが変わる場合があるため、現場で混乱が生じる事例も多いです。担当者が円滑に業務を遂行できるようにフォロー体制を整えましょう。
また、導入準備後は試験運用を開始して実務上の問題がないかを確認します。試験運用で不具合があれば修正して、目標の費用対効果を達成できる品質になるまで改良を重ねていきます。試験運用では、業務効率だけでなく、依頼先とのコミュニケーション体制や効果測定の方法に問題がないかも確認しましょう。品質に問題がなければ、業務委託契約を締結します。
6.本運用を開始する
業務委託契約を締結したら、既存の業務プロセスの切り替えや引き継ぎを経て本運用を開始します。業務プロセスの切り替えは、実務を一定期間停止できれば一括移行でも問題ありません。実務を停止できない場合は、段階的な移行を検討しましょう。
本運用では、人事業務BPOの効果測定と改善を継続していくことが重要です。運用検証の報告書作成や定例報告会の実施等を定期的に実施して、業務最適化を図りましょう。運用中に生じた課題を改善していくことで、人事業務BPOの導入効果を高められます。
人事業務BPOの委託先を選ぶ際のポイント
人事業務BPOの委託先を選ぶ際は、以下のようなポイントがあります。
- セキュリティ対策が万全な業者を選ぶ
- BPOサービスの実績を確認する
- 価格が適正であるか総合的に判断する
- 委託可能な業務範囲を確認する
それぞれのポイントについて解説します。
セキュリティ対策が万全な業者を選ぶ
委託業務によっては、機密情報や従業員の個人情報等をBPO事業者に共有することが必要です。セキュリティ意識が低いBPO事業者に委託した場合、情報漏洩する可能性があります。万が一、取引先や顧客の個人情報が漏れた場合は、企業への信頼が著しく低下するほか、法的な賠償責任や罰金などの金銭的リスクが発生することもあります。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えるには、セキュリティ対策が万全なBPO事業者を選定することが重要です。委託先のセキュリティ対策は、コンプライアンスや国際的な規格に基づく「ISMS認証」の取得状況等で判断できます。機密情報や従業員の個人情報等をBPO事業者に共有する時点で、情報漏洩のリスクが格段に跳ね上がることを認識しておきましょう。
BPOサービスの実績を確認する
BPO事業者の選定時は、これまでの導入実績を確認しましょう。実績の豊富さは、信頼性や業務の効率性に直結することが多いです。現在BPO市場は拡大傾向にあり、新規参入企業も多いため、サービスの乱立が著しい現状です。母体が有名な企業でも、BPOの導入実績が少ない事業者も多いため、依頼者は優良な事業者を選ぶ目利き力が問われています。
実績が少ないBPO事業者は、ノウハウが不十分であることが多く、導入後に人為的ミスや業務の遅延等の問題が起こる可能性が高まります。BPOを導入しても、委託先とうまく連携が取れないと自社で抱える課題を解決できません。委託数だけでなく、実際に成果は出たのか、どの程度の品質が担保されているのかなど、これまでの実績を詳細に確認することが大切です。
価格が適正であるか総合的に判断する
費用対効果が期待できるBPO事業者を選ぶことは大前提ですが、単に価格が安ければ良いというわけではありません。現在はBPO市場への新規参入企業が増えており、価格競争で顧客を奪い合う事業者も存在します。価格を重視した選択は、費用面での負担は減りますが、業務効率や業務品質の低下を招く恐れがあります。
自社で求める業務品質を維持できるのか、トラブル発生時のフォロー体制は充実しているかなど、選定時は総合的に判断することが重要です。また、コスト面では社内で業務を完結する場合とBPOに委託する場合にかかる価格を比較しておくことも大切です。BPOは継続して委託するのが一般的であるため、長期的な運用コストを考慮する必要があります。
委託可能な業務範囲を確認する
BPO事業者によって対応可能な業務範囲が異なるため、委託したい業務に対応しているのか、あらかじめ確認しておきましょう。一般的に、企業規模が大きいBPO事業者は、対応可能な業務範囲が広く、さまざまな業務を一括で委託できることが多いです。委託したい業務が少ない場合は、各業務に応じて個別にBPO事業者を選定しても問題ありません。
また、BPO事業者の選定においてカスタマイズ性と柔軟性も重要な要素です。とくに、将来的に事業拡大を視野に入れている場合、規模に応じて業務プロセスの調整が求められます。変動する業務状況に対応するには、運用中に必要な変更を実現できる柔軟性も必要です。料金設定の低い事業者は専門家の在籍人数が少なく、カスタマイズ性と柔軟性に欠ける傾向があります。
人事業務BPOの効果を高める方法
人事業務BPOの効果を高める方法には、以下のようなものがあります。
- 定期的にフィードバックの機会を設ける
- 導入目的やメリットを社内で共有する
それぞれの方法について詳しく解説します。
定期的にフィードバックの機会を設ける
人事業務BPOの導入後は、定期的にフィードバックを受ける機会を設けましょう。業務をBPO事業者に任せきりにすると、従来と比べてどのような変化が起きたのか、導入時の目的は達成できたのかなど導入効果を細かく把握できません。とくに、導入直後は問題が発生しやすいため、定期的なフィードバックは課題の早期発見や解決につながります。
また、人事業務BPOを導入した際は、パフォーマンスの監視と評価も重要です。業務の進捗状況と品質を測定して、あらかじめ想定した範囲のうち、どの程度達成したかの度合いを示す目標達成度を確認しましょう。目標達成度の評価には、評価指標がわかりやすい「重要業績評価指標（KPI：Key Performance Indicator）」がよく用いられます。
導入目的やメリットを社内で共有する
人事業務BPOの導入前に、導入目的やメリットを社内で共有しましょう。これまで社内で行われていた業務を委託すると、既存担当者の役割が変わる可能性があります。自分の業務内容や役割が変わることに不安を感じて、従業員から反発が起こる事態も考えられます。人事業務BPOを導入する際は、丁寧な説明と徹底した周知で従業員の不安を取り除きましょう。
社内の業務内容や作業環境が変わる従業員に対しては、情報共有や相談できる場所を提供して円滑に仕事ができる環境を整えることが大切です。また、直接関わりのある取引先や顧客への周知も状況に応じて必要です。いきなり担当者が変わると混乱を招く恐れがあるため、導入前に関係者とコミュニケーションを取り、情報共有することが求められます。
人事業務を効率化！人事給与アウトソーシング「BPOサービス」
日本は少子高齢化が進んでおり、人手不足が深刻化しています。人事担当者の業務負担が増え、業務品質の低下や職場環境の悪化が見られる企業も少なくありません。業務効率化や生産性向上を図りたいなら、人事業務BPOを導入するのがおすすめです。
カシオヒューマンシステムズ株式会社では、人事給与業務・マイナンバー業務を代行する「BPOサービス」を提供しています。勤怠や会計、ワークフロー等の周辺システムとの連携も可能で、人事担当者の業務負担を軽減できます。企業独自の運用ルールにも柔軟に対応しているため、人事業務BPOの導入を検討する方はお気軽にご相談ください。
詳しくは、以下をご確認ください。
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まとめ
日本は少子高齢化が進んでおり、人手不足の課題を抱える企業は少なくありません。人手不足に陥ると従業員一人ひとりの業務負担が増えて、仕事の質が低下してしまいます。最悪の場合、従業員満足度が下がり、優秀な人材の流出につながるリスクもあります。
従業員の業務負担を軽減したいなら、人事業務BPOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。人事業務BPOの導入により煩雑な人事業務を一元管理できるため、従業員の業務負担を軽減できます。限られた人数でも、効率的に業務を進めることが可能です。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
人事業務に関するソリューションを長年ご提供してきた知見を踏まえ、
定期的に「人事部の皆様に必ず今後の業務に役立つ情報」を紹介しています。