従業員情報を一元管理┃人事管理システムのメリットと注意点

社内手続きの効率化や人材配置・育成の最適化を図るには、従業員情報の一元管理が重要です。従業員情報の一元管理には人事管理システムの活用が一般的であり、多くの企業で導入が検討されています。今回は、従業員情報の一元管理に役立つ人事管理システムを導入するメリットや注意点について解説します。

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従業員情報の一元管理とは

従業員情報の一元管理とは、各部署に散在する情報を集約して管理する仕組みです。

従業員情報には、氏名や住所、生年月日などの基本情報をはじめ、所属部署や給与額、人事評価など従業員に関するあらゆる情報が含まれます。これらの情報は、給与計算や福利厚生の提供、人材配置・育成の最適化など企業活動に不可欠です。

一元管理には、多岐にわたる情報を集約・管理できる人事管理システムの活用が有効です。

従業員情報を一元管理するメリット

従業員情報の一元管理により、企業は以下のようなメリットが得られます。

• 人事業務を効率化できる
• 人事戦略に活用できる
• 人材育成に役立つ
• ヒューマンエラーやコストの削減につながる

それぞれの内容を見ていきましょう。

人事業務を効率化できる

従業員情報の一元管理は、人事担当者の業務効率化に貢献してくれます。

従業員情報が複数の部署に散在している状態では、データの確認や集計など単純作業でも相当な工数が発生するため非効率です。同じ情報が複数の部署で管理されている場合は、古い情報が更新されず、従業員情報の不整合が生じるリスクもあります。

従業員情報を一元管理すれば、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。必要な情報の収集・確認時間も短縮されるため、効率的に人事業務を進められます。また、システム内の情報は最新状態で管理できるため企業活動の効率も上がります。

人事戦略に活用できる

従業員情報を一元管理すると、企業の採用活動や人材配置などの人事戦略に活用できます。

人事戦略に不可欠な人材配置は、企業の持続可能性を支える重要な要素です。ただし、単に空きポストを埋めるだけでは効果は得られません。人材配置の効果を最大化させるには、企業の目標達成に貢献できる適材適所の人材配置が求められます。

人事管理システムを導入すれば、人材の能力やスキルなどを総合的に把握できます。感覚や直感に頼らず、客観的で戦略的な人材配置を実現可能です。

人材育成に役立つ

企業が持続的に成長するには、従業員の能力を最大化して生産性を高めることが重要です。

人材育成で従業員が成長できれば業務効率が上がり、限られた人材資源の中で大きな成果を生み出せます。多くの企業が抱える少子高齢化による人手不足の課題解消も可能です。ただし、効果的に人材育成するには従業員情報の可視化が求められます。

従業員のスキルや経歴、評価、研修履歴などの情報を一元管理で可視化できれば、育成計画の策定や能力開発に活用することが可能です。従業員情報に基づいた戦略的な人材育成計画を検討できるため、より効果的な人事戦略を実現できます。

ヒューマンエラーやコストの削減につながる

従業員情報の一元管理は、人為的ミスの防止や情報管理のコスト削減につながります。

各部署で情報を管理している場合、他部署に共有する際に伝達ミスが生じる可能性が高いです。各部署に散在している従業員情報を一元管理できれば、部署の垣根を越えて必要な情報を取り出せます。そうすることで情報の正確性が向上し、人為的ミス防止に効果的です。

各部署で情報管理方法が異なる場合、管理システムの運用費や初期費用などが個別に発生してしまいます。同システムで一元管理できれば、情報管理のコスト削減が可能です。検索や照合にかかる時間や労力も減り、労働コストの削減にもつながります。

一元管理の対象となる従業員情報

一元管理した従業員情報は、人材採用や人材育成、最適配置などに活用できます。従業員情報を一元管理する際は、主に以下の人材情報を集めましょう。

• 従業員の基本情報
• 職歴
• 保有資格やスキル
• 評価項目
• 勤怠・労務に関する情報
• エンゲージメント指標（指数）

それぞれの内容を見ていきましょう。

従業員の基本情報

従業員の基本情報は、従業員を個別に識別・管理するために必要です。

• 個人情報（氏名・生年月日・性別・住所・電話番号・メールアドレスなど）
• 所属・雇用情報（社員番号・所属部署・役職・雇用形態・退職年月日など）
• その他情報（保有資格・職務経歴・学歴・異動履歴・マイナンバーなど）

具体的には、氏名や生年月日、住所、雇用形態、所属部署、入社年月日などが含まれます。個人を識別する社員番号やマイナンバーなども管理が必要です。また、結婚や引っ越し、部署異動などの理由で従業員の氏名や住所、所属部署などが今後変更する可能性もあります。

従業員の基本情報は、給与計算や福利厚生の提供、労災申請などに不可欠です。従業員の基本情報に変更が出た場合は、申し出に応じて最新情報に書き換えましょう。

職歴

職歴（職業履歴）は、人的資源を戦略的に活用し、企業成長を促進する基盤となる情報です。適材適所の人材配置や効果的な研修計画などに役立ちます。

具体的には、所属部署や役職、業務内容、在籍期間などが含まれます。従業員の特性を把握するために、職歴には入社後の情報だけでなく、入社前の情報も入力しましょう。入社前の情報は、スキルや実績を詳細にまとめた職務経歴書で確認します。

部署異動や昇格・降格の辞令が出た場合、最新情報への更新が必要です。在籍期間も毎年変更が必要になるため、自動更新してくれる人事管理システムを導入すると業務負担を軽減できます。

保有資格やスキル

適材適所の人材配置や人材育成には、従業員の保有資格やスキルなどの情報管理も重要です。

具体的には、業務経験や経験年数、保有資格などが含まれます。個々のスキルレベルを把握するために、従業員の能力を一覧にまとめたスキルマップを作成するのも有効です。保有資格やスキルを客観的に把握でき、公正な人事評価につながります。

将来的に活用できる可能性があるため、業務に直接影響しない資格や今後取得予定の資格も合わせて集約・管理しましょう。

保有資格やスキルに更新がある場合は、速やかに情報を書き換えます。

評価項目

従業員を公正かつ公平に評価するために、評価項目の管理も必要です。

具体的には、以下の評価項目があります。

• 上司や部下による「多面評価（360度評価）」
• 業務の成果や結果を評価する「業績評価」
• 従業員自身が成果や能力を振り返る「自己評価」
• 従業員の行動を可視化する「行動評価」

評価項目は、公平な処遇決定だけでなく、適切な人員配置や人材育成などにも役立ちます。

評価に基づいた人材配置が行われると、企業全体の生産性を向上させることが可能です。また、定期的な評価を通して従業員の特性や得意不得意を把握できれば、効果的な人材育成も実施できます。

勤怠・労務に関する情報

企業は勤怠・労務に関する情報管理も必要です。

具体的には、勤怠記録や残業時間、家族構成、社会保険の加入状況、有給休暇の取得状況などが含まれます。これらを適切に情報管理することで、労働基準法や働き方改革関連法の遵守、正確な給与・賞与計算の実現が可能です。

また、従業員の労働時間を正確に把握することで、過重労働を早期に発見でき、健康的な職場環境の提供にも貢献できます。ただし、従業員が多い場合は手作業での管理に手間や労力がかかるため、システム導入による業務の効率化が重要です。

エンゲージメント指標（指数）

従業員の個性や特徴を深く理解するためには、エンゲージメント指標の情報管理も重要です。

エンゲージメント指標は、従業員の会社への信頼度や愛着度を指標化し、両者の信頼関係の深さや結びつきの強さを数値で表したものです。従業員のモチベーションを数値で可視化できるため、企業が抱える組織課題を客観的に把握できます。

組織全体では見えない局所的な課題も発見でき、改善施策の立案や企業施策の見直しに有用です。また、エンゲージメント指標は人事評価制度と密接に関連しており、評価が不公正だと感じる従業員は数値が低下する傾向があります。

エンゲージメント指標は、人事評価制度の見直しにも役立ちます。

人事データを一元管理「人事管理システム」

従業員情報の一元管理には、人事業務を効率化できる人事管理システムの導入が有効です。

人事管理システムとは、人事評価や勤怠情報、人材採用、給与計算など人事業務に必要な従業員情報を管理できるシステムを指します。人事管理システムには人事情報ごとに必要な機能が搭載されており、人事における総合的な情報管理が可能です。

人事管理システムの導入率は、組織規模が大きい大企業ほど高まる傾向にありましたが、近年は中小企業でも導入が進んでいます。人事管理システムは企業の予算に応じて使用する機能を選択できるため、負担費用を抑えたい会社でも導入しやすいです。

人事管理システムの種類や機能

人事管理システムの種類・機能には、以下のようなものがあります。

• 人事管理システム
• 勤怠管理・労務管理システム
• マイナンバー管理システム
• タレントマネジメントシステム
• 人事評価システム

それぞれの内容を見ていきましょう。

人事管理システム

人事管理システムとは、人事業務に必要な従業員情報を一元管理できるシステムです。

管理対象には、以下の従業員情報が含まれます。

• 基本情報（氏名・年齢・生年月日など）
• 雇用情報（入社日・雇用形態・役職など）
• 資格・スキル情報（保有資格・研修受講歴など）
• 給与・賞与情報（基本給・手当・振込口座など）

資格・スキル情報も管理できるため、適切な人材配置や人材育成にも活用可能です。ただし、業務範囲は人事管理システムで異なり、一部の人事業務に特化したものもあります。人事管理システムの導入を検討する場合、自社の人事業務における課題を洗い出し、どのようなシステムが課題解決につながるのかを整理することが重要です。

従業員の基本情報には、セキュリティレベルの高い情報が多く含まれます。セキュリティ機能搭載の人事管理システムを導入すれば、機密性の高い従業員情報を安全に管理可能です。また、結婚や引っ越しなどの理由で情報変更が必要な場合もあります。

従業員が直接申請、または入力できる人事管理システムを選べば、担当者が情報を更新する手間が省けるため業務負担を軽減することが可能です。情報更新の迅速化や最新化も図れるため、常に最新情報に基づいて判断できます。

勤怠管理・労務管理システム

勤怠管理・労務管理システムは、労務情報を一元管理して業務効率を図るシステムです。

具体的には、以下の機能が搭載されています。

• 勤怠管理
• 給与管理
• 就業規則の作成・管理
• 社会保険や福利厚生の手続き
• 雇用や昇進など労働条件の変更手続き
• 安全衛生・健康診断の管理

労務業務は多岐にわたり、管理対象の従業員情報や法律に関わる重要な手続きが多いです。紙やExcelなどのアナログ管理では手間がかかります。

システムで一元管理すれば、労働時間の記録や給与計算など自動化できる業務が増えます。有給休暇の申請・承認も自動化できれば、従来より迅速な業務進行が可能です。担当者の負担が軽減し、システムで代替できない重要な業務に時間を割けます。

また、労務管理には正確な勤怠管理が必要です。システムを用いた勤怠管理により、従業員の勤務時間や休暇取得状況を正確に把握できます。出張やテレワーク、地方の拠点で働く従業員など、多様な働き方にも柔軟に対応することが可能です。

マイナンバー管理システム

マイナンバー管理システムは、マイナンバーの収集から廃棄まで一括管理できるシステムです。

具体的には、以下の機能が搭載されています。

• マイナンバーの提出依頼・収集
• マイナンバーの保管
• マイナンバーの利用・履歴管理
• マイナンバーの廃棄

マイナンバー法（正式名称：行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）では、企業はマイナンバーを安全に保護するために安全管理措置を講じる義務があります。個人情報保護委員会が発行するガイドラインに準拠した管理システムを利用すれば法令厳守が可能です。

また、マイナンバー管理システムでは、データを暗号化した上で分散保存します。マイナンバーは第三者が簡単に解読できない状態で保管するため、万全のセキュリティ管理が可能です。情報漏洩などで個人情報が特定されるといったリスクを低減できます。

マイナンバーの出力・利用履歴は自動記録されるため、管理の手間も省けます。保管期限の切れたマイナンバーは、ボタンを押すだけで削除可能です。従業員の個人情報を安全かつ適切に管理でき、業務効率化の実現や業務の負担軽減につながります。

参考：e-Gov「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」

参考：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員情報を一元管理して人事戦略に活用するためのシステムです。

具体的には、以下の機能が搭載されています。

• スキル管理機能
• 人事評価
• 目標管理機能
• 育成計画の管理機能
• データ分析機能
• アンケート機能

タレントマネジメントとは、従業員の特性やスキルを把握して戦略的な人材配置や人材育成などに活用し、生産性の最大化を図るマネジメント手法です。タレントマネジメントは、正社員だけでなく、アルバイトやパートを含めた全従業員が対象です。

タレントマネジメントが注目される背景には、少子高齢化による人材不足があります。日本は急速に少子高齢化が進行し、深刻な人材不足問題を抱える企業が増えています。限られた人材資源を活用し、生産性をいかに向上させるかが重要な課題です。

タレントマネジメントシステムを導入すれば、従業員の人材情報を可視化できます。多様な側面から従業員一人ひとりを捉えられるため、戦略的な人材配置や適材適所の人材育成が可能です。数値で表せない能力・スキルも管理できるため、社内で埋もれている人材発掘にも効果を発揮します。

人事評価システム

人事評価システムとは、従業員の評価プロセスを自動化できるシステムです。

具体的には、以下の機能が搭載されています。

• 社員情報管理
• 目標設定・進捗管理
• 評価基準の明確化
• 評価機能（360度評価やコンピテンシー評価など）
• 人事管理機能

目標の進捗管理や資格取得状況、評価ワークフローの管理など、人事評価に付随する業務の自動化により担当者の業務負担を軽減できます。

また、公正な人事評価を実施することが可能です。人間が評価する場合はどうしても評価者の主観や偏見が入り、公平性や一貫性が損なわれる傾向があります。評価者の主観や偏見が評価結果のばらつきを生み、従業員の不満や不公平感につながります。

人事評価システムを導入すると、目標達成度や客観的な数値から評価が可能です。客観的かつ公正な評価により不公平感が無くなり、納得感のある人材評価を実施できます。結果的に離職率が低下し、人材不足の課題解消につながります。

人事管理システムを活用するメリット

人事管理システムを活用するメリットには、以下のようなものがあります。

• 多様な働き方に対応できる
• 人事データをデジタル化できる

それぞれの内容を見ていきましょう。

多様な働き方に対応できる

人事管理システムにより、リモートワークや出張など多様な働き方に柔軟に対応できます。

クラウド型人事管理システムの場合、インターネット環境があれば時間や場所を問わず活用することが可能です。自宅や外出先からでも活用でき、従業員は自分のスマホで打刻や申請作業を行えます。外出の多い従業員でも勤怠管理や申請業務の効率化が可能です。

また、リモートワークでは、従業員の業務遂行状況や勤務態度を直接確認できません。人事管理システムを導入すれば、業務で成果を出した際の記録や日々の目標達成状況など、従業員のパフォーマンスに関連する情報を収集・可視化することが可能です。

パフォーマンス分析が可能になり、組織全体の生産性向上につながります。

人事データをデジタル化できる

人事管理システムを導入すると、従業員情報をデジタル化して一元管理できます。

さまざまな情報が必要になる人事評価の場合、紙やExcelなどのアナログ管理では、複数のデータを掛け合わせて分析する難しさがありました。人事管理システムの人材評価機能を活用すれば、複数のデータを用いた評価傾向や評価情報の分析が容易です。

また、給与計算では労働基準法や所得税法などの法令に準拠する必要があり、法改正の対応や正確な勤怠管理が求められます。法改正の自動アップデート機能がある人事管理システムを選べば、最新の法令に準拠した正確な給与計算が可能です。

人事管理システム導入の手順と注意点

人事管理システムの導入手順や注意点には、以下のものがあります。

• 導入目的を明確にする
• システムを選定する
• 従業員情報を収集する
• システムを導入し効果を検証する

それぞれの内容を見ていきましょう。

1.導入目的を明確にする

人事管理システムの導入を検討する際は、課題の洗い出しや導入目的の明確化が重要です。

導入目的が不明確な状態では、根本的な課題解決につながらない可能性が高いです。まずは、勤怠管理の効率化や評価制度の透明性向上など人事業務で解決すべき課題を特定します。課題の明確化はシステム選定時の判断基準になるため、課題解決につながる製品を選びやすいです。

また、システム導入後の効果測定基準も設定しやすくなります。効果測定基準とは、システム導入で期待される成果指標を設定し、その達成度合いを測るための基準です。具体的な指標としては、人件費削減額や作業時間短縮率などが挙げられます。

2.システムを選定する

導入目的と課題を踏まえて、必要な機能を搭載する人事管理システムを選定します。

システムの選定時は、価格や搭載機能だけでなく、操作性やサポート体制の比較検討も重要です。直感で操作できるシステムを選べば、すぐに活用を始められます。導入前から運用後のサポート体制が手厚いシステムであれば、初めての利用でも安心です。

また、業務効率化を図れるには、既存システムとの連携やカスタマイズ性の高さも重要です。ただし、高機能な人事管理システムは価格が高くなる傾向があります。予算内に収めたい場合は、システム導入後のランニングコストを踏まえた検討が必要です。

3.従業員情報を収集する

人事管理システムの選定後は、管理対象となる従業員情報を各部署から収集します。

適切に従業員情報を管理するためには、表記ゆれや欠損データの確認が必要です。必要に応じて従業員へのアンケートや面談を実施し、変更点があれば情報を修正します。既存システムがある場合は、既存データの整理やフォーマット統一などの事前準備が必要です。

4.システムを導入し効果を検証する

システム導入後は、効果検証を実施します。従業員からのフィードバックも参考にしながら、定量的・定性的な導入効果の確認が重要です。

注意点としては、システムを導入しても従業員が使いこなせないと定着しません。必要に応じて従業員向けトレーニングを実施し、操作方法や運用ルールを周知します。また、社内のサポート体制を構築し、不明点やトラブルに迅速に対応できる環境を整えましょう。

「ADPS（アドプス）」で従業員情報を一元管理

従業員情報を一元管理するなら、業務効率化が図れる人事管理システムの導入が有効です。

人事担当者の業務効率化に貢献してくれるほか、適材適所の人材配置や人材育成など人事戦略にも活用できます。企業は従業員の能力を最大限に引き出し、経営戦略を効果的に実行することが可能です。

カシオヒューマンシステムズ株式会社は、従業員情報を一元管理できる人事管理システム「ADPS（アドプス）」を提供しています。人事管理システムの導入により、担当者の業務負担を軽減でき、業務効率の向上やコスト削減を実現可能です。

「ADPS」の導入実績は累計5,000社を誇り、個別の要望にも柔軟に対応しています。

詳しくは、以下をご確認ください。

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従業員情報を一元管理し企業成長に役立てよう

従業員情報は、人材配置や人材育成など健全な企業運営において欠かせない情報です。

ただし、従業員情報が各部署に散在している状態では、業務の非効率化や企業全体の生産性低下などさまざまな問題が生じます。従業員情報は業務を効率化・自動化できる人事管理システムで一元管理し、企業成長に役立ててみてはいかがでしょうか。

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