目標管理システムとは？メリットや比較ポイントを解説
2024.08.23
生産性向上や社内コミュニケーション促進や、企業の方針と従業員の目指す方向性の擦り合わせを行うために、目標管理制度を導入している企業も多いのではないでしょうか。しかし、目標管理業務における人事部門の負担増加や、書類やエクセルでの管理による負担増加に限界を感じている担当者も少なくありません。
目標管理業務をシステム化できれば、業務負担の軽減が可能です。ただし、実際にどのような目標管理システムが自社にあっているのかわからない方も多くいるかもしれません。
当記事では、目標管理システムの代表的な機能や、活用するメリットについて解説するとともに、目標管理システムを活用した人事評価の流れや、選ぶ際の比較ポイントについても解説します。
目次
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目標管理システムとは
目標管理システムとは、個人やチームの目標・進捗管理に関するデータを一元管理することで、進捗状況をリアルタイムに可視化し、人事評価業務を効率化するシステムやツールです。書類やエクセルでの管理では、目標・進捗管理に関するデータが散在しがちですが、目標管理システムを活用することで、データの一元管理と蓄積ができ、過去のデータからの検索・抽出が容易になります。
人事評価業務の効率化を目的に、目標管理業務をシステム化する企業は増えており、オンプレミスやクラウド型など、さまざまな形態でサービスの提供がなされています。目標管理システムには、目標の設定だけでなく、スケジュールの調整、目標管理シートの配布・集計などの機能もあり、人事部門や現場管理者の業務負担が可能です。
本項では、目標管理が注目されている背景について解説します。
ピーター・ドラッカーが提唱「目標管理制度（MBO）」
目標管理制度の正式名称は「Management by Objectives（目標による管理）」のことで、頭文字を取った通称として、MBOと呼ばれています。MBOは、経営学者であるピーター・F・ドラッカーが提唱した、組織マネジメントの概念です。日本においても、企業と従業員が目指したい方向性を擦り合わせて、目標達成までのプロセスを管理する経営手法として人事評価に利用されています。
組織や上司が一方的に目標を定めるよりも、従業員一人ひとりが自身の目標を設定することで主体的に業務遂行するようになり、仕事のモチベーションを向上しやすく、離職率改善の効果も期待できます。また、従業員が目的意識を持って仕事に取り組むことで、企業の業績やプロジェクト達成にもよい影響を与えることが可能です。
目標管理システムが注目される背景
日本における目標管理は、バブル経済が崩壊した1990年代以降、年功序列の評価制度から成果主義へと変遷する中で浸透しました。業務の成果を評価基準に取り入れる企業が増加し、個人の業務成果を評価する手法としてMBOが注目を集めたことが背景です。
その後、国際会計基準が導入されたことにより、企業に対する情報公開の要求は年々厳しくなり、企業にはより厳しい目標の達成が求められています。企業が長期的な事業計画を実行するためには、従業員一人ひとりが目標を明確に設定し遂行することで、成果や業績を積み上げることが必要です。目標管理業務のシステム化だけでなく、従業員育成を目的とした目標管理システム導入を検討する企業が増えています。
目標管理の主な手法
ここまで、目標管理システムが注目されている理由について解説しました。目標管理にはさまざまな手法があるため、導入する際には自社の状況や目的に応じたものを選択する必要があります。
本項では、目標管理の代表的なフレームワークとしてKPI、MBO、OKRの3つについて解説します。
KPI（Key Performance Indicator）
KPIとは重要業績評価指標のことを指し、プロジェクトの達成を目的として導入されることが多い指標です。プロジェクトが達成するべきゴールに向けて定量的な目標を設定し、評価していくことが特徴です。プロジェクト全体の中では中間目標となるため、プロジェクトに参加する部門やチーム単位で、現実的な値を設定することがポイントとなります。
MBO（Management By Objectives）
前述の通り、ドラッカーが提唱した目標管理手法であり、日本でも多くの企業が採用しているオーソドックスな手法です。対象は上司と部下のように限定的なものになります。
組織の成功に関わる具体的な個人目標を設定するためには、きめ細かい目標管理や高いマネジメント力が必要です。上司が部下の目標設定や進捗管理、アドバイスなどを適切に行うことで、部下は自らの目標を達成するための行動を取れるようになります。
OKR（Objective and Key Result）
近年導入する企業に増えているのが、OKRと呼ばれる目標に対する達成度合いを評価する手法です。GoogleやFacebookなどの企業が採用したことで注目を集めています。
会社が達成すべき目標（Objective）を、チームや個人での目標と成果（Key Result）に細分化して定量的な成果指標とし、それぞれの進捗を追跡します。会社と個人の目標がリンクすることで、達成までのプロセスを可視化できることが特徴です。
容易に達成できる目標を掲げるのではなく、チャレンジングな目標設定をすることで高次元の組織目標を目指すことが目的です。理想的な目標達成水準は「ストレッチゴール」となる60〜70％とされています。
書類やエクセルによる目標管理の課題
これから目標管理制度を導入しようする場合、従業員の業務計画・成果の管理手法として、書類やエクセルの利用を考える方も多いかもしれません。書類やエクセルでの目標管理には、導入に大きなコストが発生しない一方、無視できない課題もあります。本項では、書類やエクセルによる目標管理の課題について下記の3つを解説します。
- 管理業務の負担の大きさ
- データ紛失や情報漏洩のリスク
- 他システムとの連携の難しさ
管理業務の負担の大きさ
従業員の業務計画・成果を書類やエクセルで管理する場合、書類（エクセル）の配布・入力・管理・集計など、多くの場面で発生する管理業務が負担となります。書類の場合であっても、まずは配布物となる電子ファイルを紙に印刷する必要があり、印刷物をファイリングする手間も発生します。
エクセルの場合も評価対象者の数だけファイルを作成する必要があり、管理も煩雑です。ローカル環境で運用する場合は、複数人での同時編集ができないため、関係者が社内メールやサーバーを介してファイルを都度やり取りする手間も発生します。
データ紛失や情報漏洩のリスク
エクセルで目標を管理する場合には、誤ってファイルを削除してデータを紛失したり、意図せず社外にデータを送付したりしてしまうなど、情報漏洩のリスクがあります。目標管理のファイルは、従業員の機密情報が記載されたセンシティブなデータです。たとえ同じ社内であっても、誤った相手に送信すれば大きな問題になります。
書類で管理している場合でも、保管場所がわからなくなったり、印刷機に置き忘れてしまったりするなど、多くの場面でリスクが想定されます。
他システムとの連携の難しさ
書類やエクセルで目標を管理している場合には、人材管理システムやタレントマネジメントシステムなどの他システムとは連携ができません。書類やエクセルで収集した目標管理データに対して、人事担当者や情報システム担当者が、手作業でデータの入力や変換、インポート、同期などを実施する必要があり、非効率で不要なコストも発生してしまいます。
目標管理システムの代表的な機能
目標管理システムを導入すれば、書類やエクセルでの管理は不要です。本項では、目標管理システムが備えている代表的な機能として、下記の5つを解説します。
- 目標管理シートの一元管理
- 目標管理データの集計および分析
- 他システムとのデータ連携
- アンケート機能や掲示板機能
- 権限の設定機能
目標管理シートの一元管理
目標管理システムを活用すれば、目標管理シートの一元管理が可能です。目標管理システムでは、目標管理シートをシステム上で再現でき、従業員は従来と同様に目標管理ができます。
評価業務の進捗についても、従業員の目標や評価の入力状況、上司との面談の実施状況をシステム上で管理可能です。また、目標管理業務の未対応者へのリマインド機能を活用すれば、これまで進捗管理にかかっていた時間を大幅に削減できます。さらに、目標の提出や評価、フィードバックについてもシステム上で一連のデータとして管理できるため、人事評価や組織編成など、従業員のマネジメントにも活用可能です。
目標管理データの集計および分析
目標管理システムにはデータの集計を自動化する機能も備えられており、業務負担軽減に大きく貢献します。集計業務を機械的に進めてくれるため、データの管理が容易になり、人的な誤りも心配ありません。
分析を自動で行うため、組織ごとの評価結果を一覧化し、評価者や部署による評価の偏りやばらつきの分布、個人評価の遷移などをグラフで可視化できます。なお、集計されたデータは人事評価の分析にも活用でき、評価会議や査定会議が円滑に進む効果も期待できます。
他システムとのデータ連携
目標管理システムは、他システムと連携するためのAPIに対応していたり、CSVでの共有によるデータ連携が可能です。また、給与システムや人事評価システムなどにデータを移行すれば人事データを一元管理でき、利便性の向上が見込めます。さらに、散在する従業員管理のための情報を集約でき、必要な情報を取得するために複数のシステムを立ち上げたり、データを加工したりする手間が削減可能です。
アンケート機能や掲示板機能
目標管理システムによっては、アンケートや掲示板などのコミュニケーション機能を備えているものがあります。アンケート機能を活用することで、従業員一人ひとりの生の声を収集でき、仕組みや制度、上司からのフィードバックの品質向上に活用可能です。
また、掲示板機能を活用すれば、社内のノウハウやよくある悩み・課題などを共有できます。従業員全員が利用できる社内掲示板を作り情報共有の習慣化できれば、業務の大幅な効率化につながります。ほかにも、メール配信機能や面談内容を記録する機能などもあり、コミュニケーションの活性化が可能です。
権限の設定機能
目標管理システムは、ユーザーごとに閲覧・編集の権限を詳細に定められるため、表示項目や参照データについても権限を設定可能です。目標や評価についてのデータは重要な個人情報として取り扱う必要があります。誤送信や誤配布は重大なインシデントにつながります。
適切な権限設定を行うことで、データを参照できる対象の用途に応じて使い分けが可能です。権限設定を正しく行うことで、書類やエクセルで管理した際の課題である個人情報の漏洩リスクを軽減可能です。
目標管理システムを活用するメリット
書類やエクセルでの管理と比較して、目標管理システムを活用することでどのようなメリットがあるのか知りたい方は多いかもしれません。本項では、目標管理システムを活用することで得られるメリットとして、下記の3点について解説します。
- 人事業務の効率化と生産性向上が期待できる
- 従業員のモチベーションアップにつながる
- 人材マネジメントに活用できる
人事業務の効率化と生産性向上が期待できる
目標管理システムを活用して目標管理シートを一元管理すれば、人事業務の効率化と生産性向上が可能です。目標管理シートの作成や従業員への配布、回収、チェックや集計など、手作業で実施していた業務をシステムに任せられるため、担当者はコア業務に時間を割けるようになり、効率的に業務がおこなえます。
また、目標管理システムを導入すれば、人事部門や経営者だけでなく、評価される側の従業員も恩恵を得られます。目標管理シートをシステム上で提出できれば、目標管理業務におけるミスやトラブルを削減でき、業務を円滑に行うことが可能です。従業員の業務効率が向上することで、結果的に会社全体の生産性向上が期待できます。
従業員のモチベーションアップにつながる
目標管理システムを導入すれば、従業員の目標達成に対するモチベーションアップが期待できます。書類やエクセルでの目標管理であれば、従業員へのフィードバックやアドバイスが充分に行えないかもしれません。目標管理システムを導入すれば管理業務の多くをシステムに任せられるため、従業員へのフィードバックやアドバイスなどに注力することが可能です。
また、従業員が目標管理システムに入力した内容は自動的に集計され、自身の成果をデータとして確認できるようになります。客観的なデータと、適切なフィードバックやアドバイスにより、従業員は達成感や納得感を得られます。目標管理を通して、従業員の課題ややりたいことを理解し、日々のコミュニケーションに反映すれば、エンゲージメントの向上も可能です。
人材マネジメントに活用できる
目標管理システムは、適正な従業員配置や組織編成などの人材マネジメント業務に活用できます。評価やスキル・業務経歴など、従業員のデータを目標管理システムで一元管理できるようになれば、必要な従業員情報の抽出がいつでも可能です。経営層やマネジメント層から組織の人員配置における適正な従業員について聞かれた場合でも、目標管理システムがあればすぐに回答できます。
目標管理システムを活用した人事評価の流れ
企業が成長を続けるためには、従業員の目標達成状況に対して適切なフィードバックを実施し、新たな目標を設定していく人事評価の検討が不可欠です。本項では、従業員の目標を適切に管理するために、目標管理システムを活用した人事評価の流れを5つのステップに分けて解説します。
- 目標や評価基準を設定する
- 定期的な中間レビューを行う
- 評価を実施する
- 査定評価調整をし、報酬を決定する
- フィードバックを実施する
1.目標や評価基準を設定する
従業員の目標を設定する前に、企業としての経営戦略を具体化し、各部門ごとに経営戦略を踏まえた組織目標を設定する必要があります。各部門が役割に応じた部門目標を設定する際には、可能なかぎり定量的に成果が数値化できる目標を設定することが重要です。
部門目標が定まれば、上司は従業員に対して経営戦略や組織目標についての説明を行います。上司と従業員に解釈のズレが生じないように、すり合わせを行いながら具体的な目標を設定しなければなりません。
目標設定のプロセスを経ることで、従業員自身も認識していなかった課題や強みを発見できることもあります。従業員が設定した目標に対して、上司は必ずレビューを実施し、組織目標が反映されているかどうかを確認し、必要に応じて修正のサポートをすることが重要です。
2.定期的な中間レビューを行う
目標を設定し実際に業務を始めたら、途中経過を確認するための中間レビューを定期的に実施することが重要です。半期あるいは四半期に一度は、目標の達成状況や発生している課題などを確認します。中間レビューを実施し、これまでの業務内容を振り返ることで、上司が適切なアドバイスやサポートができるようになり、従業員は設定した目標を達成しやすくなります。
なお、中間レビューは、モチベーションアップのための重要なプロセスです。上司と定期的にコミュニケーションを取る機会ができることで、期末の評価結果にも納得感を得られます。中間レビューを疎かにしてしまうと、チーム内で勝手な行動が目立つようになり、結果として組織の目標達成が遠のいてしまう恐れもあります。
3.評価を実施する
期末には、目標の達成度や従業員の努力を勘案して、上司による人事評価を実施します。評価項目では、会社が定めた指標や点数分布を元に、能力・業績・情意の3つの軸で評価を実施します。
情意評価の実施では、従業員の業務への意欲や、勤務態度から目的達成のための行動を実行できていたかどうかがポイントです。適切な評価を実施するためには、過去の実績を確認したり、他の対象者の評価と見比べたりする必要があります。目標管理システムは、従業員の過去の業績や評価を一元的に管理しており、評価実施時に対象者全員を一覧で確認できるなどの効率的な評価が可能です。
4.査定評価調整をし、報酬を決定する
全部門で評価が完了した段階で、人事部門は査定の評価調整を実施しなければなりません。ただし、評価者を対象に評価スキル向上のための研修などを定期的に実施していたとしても、評価の傾向にはばらつきが発生することが多くあります。目標管理システムの中には甘辛調整と呼ばれる、評価のばらつきを自動で調整する機能があります。
人事部門は甘辛機能を活用して、従業員の評価が平等となるように調整することが必要です。評価が決定したら、評価結果に基づいて給与改定や賞与支給の金額に反映します。目標管理システムの活用は、報酬配分を業務の達成度や難易度から予測できるため、人件費の総額管理に有用です。
5.フィードバックを実施する
評価結果に対して、上司から各従業員へとフィードバックを実施します。書面での通知とあわせてフィードバック面談を実施することで、課題意識や業績向上に向けた計画を共有できます。
評価結果が従業員の自己評価と比較して低い場合には、評価内容を確認しながらどのような部分に課題があるかを説明し、より高い報酬を得るための指針を示すことが重要です。従業員の人間性を尊重した上で、前向きな姿勢で業務に望めるようフィードバックを実施することは、従業員のモチベーションアップにつながります。
目標管理システムを選ぶ際の比較ポイント
ここまでで目標管理システムを活用するメリットや、目標管理システムを活用した人事評価の流れについて解説しました。ただし、目標管理システムは数多く存在するため、どの製品を自社に導入すればよいのかわからないという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では目標管理システムを選ぶ際のポイントとして、下記の8つについて解説します。
- 搭載されている機能
- 対象とする企業規模
- カスタマイズ性
- セキュリティ機能
- サポート体制
- 無料トライアルを含めた料金形態
- 他システムとの連携機能の有無
- 導入事例
搭載されている機能
目標管理制度の改善や、従業員の意欲向上など、目標管理システムに導入目的を達成する機能が搭載されているかを確認することが必要です。すでに実施している目標管理業務をシステム上に移行したり、自社に目標管理制度を導入したりするなど、必要な製品はそれぞれの目的により異なります。
また、ビジネスチャットツールを導入済みであればコミュニケーション機能は不要なように、他のシステムで実現できている不要な機能については整理が必要です。
さらに、評価制度には目標管理以外にも360度評価やコンピテンシー評価などの手法が複数あるため、各システムにおける評価方法や書式についても確認する必要があります。
対象とする企業規模
目標管理システムは、大企業向けの製品と、小規模・中規模向けの製品に分類可能です。自社の規模に適した製品を導入するためには、営業担当に確認したり、導入事例を確認することが有効です。
大企業向けの製品は、複数部門を統合したり、拠点間の情報を一元管理できる機能が備わっています。一方、中小企業向けの製品は、企業規模や従業員数に応じて料金体系が別れているものや、導入を支援するサポートツールの充実しているものがあります。
一般的に、大企業向けの製品は高機能であるものの、導入には高額なコストが必要です。そのため、自社の従業員数や必要な機能に応じたシステムを選定する必要があります。
カスタマイズ性
目標管理シートや運用におけるカスタマイズが可能であれば、現行の評価制度を変更せずシステム化ができます。また、組織変更への対応や部門からの要望に柔軟な対応ができるようになるため、自社の要望を明確にした上でカスタマイズ可能かどうかを事前に確認してみてください。
システムによっては軽微な項目変更でも、ベンダーやメーカー側での作業が必要になる場合があります。ベンダーやメーカーを介さず、運用者側でどの程度柔軟なカスタマイズが可能かどうかを確認することは重要なポイントです。
セキュリティ機能
目標管理システムでは、人事情報などのセンシティブなデータを管理するための高い機密性が求められます。そのため、導入を検討している目標管理システムがどのようなセキュリティ対策を実施しているかを確認することは重要なポイントです。
また、パスワード認証をはじめ、IPアドレス制限やSSL暗号化通信機能など、自社のセキュリティ基準を満たしているかどうかを確認も必要です。なお、人事部門だけでの判断が難しい場合には、情報システム部門にも協力を依頼してみてください。
クラウド型のサービスは人気がありますが、従業員の情報を他社のサーバーに保存しているという認識は持つべきです。外部サーバーに人事情報を保存したくない場合は、自社内にオンプレミスでシステムを構築できるサービスを検討してみましょう。
サポート体制
システム導入後の運用フェーズでは、どのようなサポートが受けられるかを確認する必要があります。また、各種サポートについても、有料と無料のものを確認し、自社が求めるサポートが提供されているかどうかを判断しなければなりません。導入後に担当者がシステムを運用できるまで専任のサポートスタッフがついたり、セミナーなどで活用ノウハウを提供してくれたりするなど、サポート内容はさまざまです。
無料トライアルを含めた料金形態
目標管理システムの費用として、導入に関わる費用や月額利用料などが発生します。月額利用料は固定の金額ではなく、従業員数に応じて請求される場合もあります。導入後の費用対効果も含めて検討しましょう。
なお、管理画面の見やすさや直感的に操作しやすい画面レイアウトなどをあらかじめ体感するためには、デモや無料トライアルの利用が有効です。ホームページやパンフレットの情報だけでは、実際の操作性や利便性を判断するのは難しいかもしれません。また、無料トライアル期間を利用して目標管理システムと自社の相性を判断する場合は、人事部門だけでなく、従業員の意見も取り入れる必要があります。無料トライアル期間がどの程度あるかを確認しておきましょう。
他システムとの連携機能の有無
他システムとの連携ができるかどうかは、導入の手間や運用コストだけでなく、今後の拡張性にも影響を与えます。目標管理システムが、他システムとの連携を可能にするAPIを有しているかどうかや、CSVの共有によるデータの受け渡しができる機能を有しているかを確認しておきましょう。
給与や労務などの人事管理システムや、チャットツールなどのコミュニケーションシステムと連携することで、目標管理システムをより効率的に利用できるようになります。すでに自社で目標管理システムが導入されている場合、既存の目標管理シートと連携できればデータ移行も容易です。
導入事例
目標管理システムの導入事例が公開されている場合もあります。自社に近い業種や規模、課題を有している導入事例があれば、導入後の具体的なイメージができます。自社では気づけなかった問題点を発見できたり、メリットを知ることにつながったりするかもしれません。場合によっては、運用ノウハウを共有してもらえる可能性もあるため、導入事例を必ず確認しましょう。
従業員の自律性を育む目標管理システム「Hito-Compass」
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「Hito-Compassプロミス」は、従業員の納得感を高める目標設定のために、上位方針と連動して目標紐付けをします。上司が上位方針をより具体化した目標を部下に連携することで、従業員は組織の上位方針と従業員自身に求められる役割を正しく理解でき、具体的な目標を設定できます。
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詳しくは以下をご覧ください。
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まとめ
目標管理制度の導入は、書類やエクセルでも実現できます。しかし、管理業務の負担が増大したり、情報漏洩のリスクがあるため、目標管理システムを導入することがおすすめです。
目標管理システムを導入すれば、人事業務を効率化できるだけでなく、従業員のモチベーションアップなど、さまざまな効果が期待できます。目標管理システムを選ぶ際は、搭載されている機能やカスタマイズ性だけでなく、セキュリティ機能やサポート体制なども比較する際のポイントとなります。
目標管理システムの導入を検討しているのであれば、カシオヒューマンシステムズ株式会社が提供する、「Hito-Compassプロミス」がおすすめです。従業員の情報を一元管理でき、目標管理シートのカスタマイズも容易であるため、導入を検討してはいかがでしょうか。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
人事業務に関するソリューションを長年ご提供してきた知見を踏まえ、
定期的に「人事部の皆様に必ず今後の業務に役立つ情報」を紹介しています。