【2024年最新版】就業管理システムとは？選び方のポイントやメリットを紹介
2024.04.11
就業管理システム（勤怠管理システム）とは、出勤時刻や退勤時刻など従業員の勤怠状況を管理するシステムのことです。システムを導入することで、作業工数の削減や業務の効率化、法改正に対応した就業管理などが行えます。
本記事では、就業管理システムとは何か、搭載されている機能や選び方のポイントなどを解説します。
目次
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就業管理システム（勤怠管理システム）とは何か？
就業管理システム（勤怠管理システム）とは、従業員の出勤時刻や退勤時刻、休憩時間、休暇取得状況などを管理するシステムのことです。システム導入前に手作業で行っていた労働時間の集計や給与計算などの作業工数を大幅に削減でき、業務効率化に役立ちます。
テレワークでの活用や、残業の超過を防止できる点がメリットです。
関連記事：業務システムとは何か？種類やメリット・デメリット、導入事例を紹介
就業管理システムに搭載されている機能
就業管理システムに搭載されている機能は、以下の表のとおりです。
多くの就業管理システムでは、「打刻機能」に加えて、勤怠状況を把握する機能や休暇申請機能・休暇管理機能などが搭載されています。また、一部のシステムでは、工数管理や給与管理などにも対応可能です。
就業管理システムの種類ごとの特徴
勤怠管理に特化したシステム
打刻がメイン機能である勤怠管理に特化したシステムです。
シンプルな機能のみ搭載しているシステムのため、コストを安く抑えられます。なるべく費用を抑えたい場合や無駄な機能を省いて運用したい場合におすすめです。
多機能なシステム
基本の勤怠管理機能に加えて、給与計算や入退社手続きなどの周辺業務も管理できる複数の機能が備わったシステムです。人事労務関連の業務をまとめて効率化したい場合におすすめです。
多機能システムは保険料計算や年末調整などに対応したものもあるため、自社が必要とする内容に合わせて選ぶようにしましょう。
カスタマイズできるシステム
自社の企業規模や就業規則に合わせて機能や仕様を自由にカスタマイズができるシステムです。
「多機能システム」でカバーしている機能はもちろん、販売管理や経費精算、人事評価など多彩な機能をカスタマイズできます。従業員が多い企業や、多様な働き方を取り入れている企業などにおすすめのシステムです。
就業管理のシステムを比較
就業管理システムの種類ごとの特徴を以下にまとめました。
打刻に特化してシステムを導入したい企業は特化システムを選び、自社に合わせた機能を網羅したい場合は多機能システムやカスタマイズ可能なシステムを選択することがおすすめです。
就業管理システムの運用形態
クラウド型
Webブラウザや専用のアプリを用いてサービスを利用するタイプです。システムがクラウドサーバー上で管理されているため、インターネット環境があればすぐに導入でき、どこでも利用できます。
自社でシステムを構築・管理する必要がないため、導入コストやランニングコストを抑えた運用が可能です。
オンプレミス型
ソフトウェアを購入し、自社のサーバーにインストールして運用するタイプです。要望に合わせたカスタマイズが可能で、自社のサーバーを使うためセキュリティ面の強固な点がメリットです。
就業管理システムの選び方のポイント
社内システムと連携できるか
まずは、社内で導入している既存システムと連携できるか確認しましょう。就業管理システムで取得した勤怠データを給与計算システムと連携すると、勤怠データが給与計算システムに自動でインポートされます。また、給与未払いなどのコンプライアンス違反の危険性を回避することが可能です。
ほかにも、有給管理システムやシフト管理システム、人事管理システムなどと連携しておけば、就業管理業務の一元化も行えます。
関連記事：【2024年】人事給与システムとは？導入メリットや選び方のコツを紹介
サポート体制とその費用
就業管理システムを導入する際は、サポート体制と費用についても確認が必要です。万が一、システムに問題が起こった場合にはベンダーに問い合わせることになります。スピーディーに対応してくれるかどうか、ベンダーのサポート体制について確認するようにしましょう。
また、対応範囲もベンダーによってさまざまです。問い合わせ対応のみの場合や、初期設定・運用サポートまで対応しているところもあります。以下のポイントに注目しながら選んでください。
- 導入前の初期サポートを受けられるのか
- 導入後のサポートはどの程度受けられるのか
- 専任の担当者がつくのか
- サポート窓口の種類、時間帯が自社の運用体制と合っているか
さらに、導入前・運用後のサポートと合わせて、サポート料金が無料か有料かも確認する必要があります。サポート費用が基本料金に含まれている製品や、追加費用が必要なものなどさまざまです。サポート体制と費用については事前に確認しましょう。
テレワークに対応できるか
就業管理システムを導入する際は、テレワークに対応できるかどうかもチェックしましょう。出張先や現場からの打刻が多い企業や、テレワーク・在宅勤務を導入している企業も多くあるため、アプリやブラウザから打刻できる機能があると便利です。
就業管理システムを選ぶポイントには、以下のようなものがあります。
- ブラウザ・スマホアプリから打刻可能か
- 打刻時にスマホのGPS機能を活用した位置情報の取得が可能か
GPS打刻機能があれば、いつ誰がどこで打刻したのかが記録可能です。テレワーク・在宅勤務を採用している企業や、直行直帰の多い企業に向いている機能で、不正打刻の防止にも役立ちます。
打刻方法が最適か
就業管理システムを選ぶ際は、従業員にあった打刻方法かどうかも検討しましょう。最適な機能を選ぶことで、「正確な打刻」につながります。
Webブラウザを使用した打刻、アプリを使用した打刻、ICカードを用いた打刻などが基本的な打刻方法です。そのほか、システムによっては以下のような打刻方法に対応したものもあります。
- 顔認証
- 指紋・指静脈などの生体認証
- カメレオンコード認証
- QRコードを用いた打刻
打刻方法によって別途費用が発生するケースや、オプションの契約を必要とするケースもあるため、自社に必要な打刻方法をあらかじめ検討しておく必要があります。
お試し期間や無料プランがあるか
使用感を確かめてから導入したい場合には、「お試し期間や無料プランの有無」も選ぶポイントに入れておきましょう。多くの商品では、1～2か月の無料トライアルが用意されています。打刻時の操作画面や管理画面の使いやすさを導入前に確認してから、契約するようにしましょう。
機能は制限されますが、小規模の企業であれば無料プランで運用可能な場合もあります。いずれにしても、お試し期間や無料プランを一度試したうえで、自社に合うシステムを見つけることが重要です。
口コミや評価
就業管理システムを選ぶ際は、導入を検討しているシステムの口コミや評価も重要な選定ポイントといえます。実際にシステムを使っている企業の声を聞くことで、ホームページや問い合わせ資料などではわからないメリット・デメリットを発見できるでしょう。
口コミや評価を通してメリット・デメリットも把握しておくことで、自社に最適なシステムを選びやすくなります。
企業規模に見合うシステムか
企業規模に合ったシステムを選ぶことも重要です。勤務形態や有休付与ルールなど、就業規則は企業によって異なります。就業規則は企業規模が大きくなるにつれて複雑化するものです。
そのため、自社の就業規則に合った就業管理システムを探す際は、選ぶシステムの仕様が変わります。就業管理システムが自社の企業規模に合っているかを見極めたうえで選ぶことが重要です。
自社の課題に合ったシステムか
就業管理システムを選ぶうえで、自社の課題に合ったシステムであるかどうかは重要な判断材料です。就業管理システムは、自社の課題やニーズに合ったサービスを選ぶことで高い効果を発揮します。
出退勤だけではなく申請や承認をする機能も必要なのか、給与計算においては有給休暇や休日勤務の処理ができるかなど、自社に必要な機能を最低限備えているかをチェックしましょう。
自社の業界に特化しているシステムか
就業管理システムの中には、特定の業界や業種に特化したサービスがあります。そのため、業界特有の事情がある場合は、業界・業種に特化したシステムを導入することが必要です。
たとえば、勤務地が客先・現場になる派遣業界や建設業界、日勤・夜勤・準夜勤などシフトが複雑な介護業界などの場合、一般的な勤怠管理システムでは勤怠状況を管理しきれない可能性があります。
その場合、汎用性の高いものをカスタマイズするよりも、業界・業種に特化したシステムを利用するのもひとつの手です。
就業管理システムを導入するメリット
作業負荷を減らし、業務を効率化
就業管理システムを導入することで、作業負担の減少による業務効率化が測れます。
就業管理システムを導入すると、タイムカードやエクセルによる集計作業が不要です。人事部の従業員の作業負荷が減れば、人事制度の構築や福利厚生の導入など、人事部として本来のやるべき仕事に時間を費やせます。
労働環境を正確に把握
就業管理システムの導入には、職場の労働環境を正確に把握できるメリットもあります。労働時間や残業時間、休暇期間データを集計することで、従業員の就業状態を可視化可能です。また、対象者へアラートを飛ばすことで、労働環境の改善にもつなげやすくなります。
従業員の就業状態が可視化されることにより、労働環境の課題を発見しやすくなるほか、労働環境改善のための対策も立てやすくなるでしょう。
働き方改革に伴った法改正に対応可能
就業管理システムを導入すれば、いつでも最新の法律情報を漏らさずにアップデートし運用できるのがメリットです。
政府主導の「働き方改革」にともない、勤怠管理をより厳密に行う必要性が高まっています。とはいえ、法改正ごとにその内容を社内規定と照らし合わせるのは非常に難しいことです。
就業管理システムでは、改正内容にあわせてシステムが自動アップデートされるため、対応漏れを防止できます。ただし、システムによっては法改正ごとにアップデート費用が発生する場合もあるため、導入前に確認しておきましょう。
関連記事：働き方改革とは？目的や背景を、事例を交えてわかりやすく解説
就業管理システムで業務を効率化
人事担当者は、勤怠に関すること以外にも給与・就業全般・申請関連まで幅広く対応しなければなりません。これらの業務に忙殺されることで、人事制度の構築や福利厚生の導入など、人事部として本来取り組むべき仕事に時間を費やせなくなることも考えられます。
それらの手間を省くためには、就業管理システムを導入することがポイントです。カシオヒューマンシステムズ株式会社では、人事業務を効率化するシステム「人事統合システム ADPS」を提供しています。
「人事統合システム ADPS」を導入すれば、煩雑な人事業務の業務負担が軽減され、生産性向上の期待が可能です。また、人事情報管理・給与計算など各業務の流れに沿ってナビゲートするシステムのため、人事業務に初めて関わる方から、ベテランの方まで安心してお使いいただけます。
関連記事：人事統合システムADPS 人事業務を、もっと分かりやすく、もっとシンプルに。
まとめ
就業管理システム（勤怠管理システム）は、従業員の勤怠状況を管理するシステムのことです。システムの導入により、作業工数の削減や業務の効率化、法改正に対応した就業管理などのメリットを享受できます。
システムを選ぶ際は、打刻方法が適切か、自社の課題に合っているかなどのポイントを押さえることが重要です。勤怠管理で人事担当者の負担が増えているようであれば、人事給与システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
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