【最新】マイナンバー管理システムのおすすめは？選び方やメリット・デメリット紹介
2024.09.11
2016年にスタートした「マイナンバー制度」にともない、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理するための安全管理措置を講じなければなりません。そこで役立つのが、「マイナンバー管理システム」です。
本記事では、マイナンバー管理システムについてはもちろん、導入するメリット・デメリットを解説します。
目次
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マイナンバー管理システムとは何か？
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員のマイナンバーを管理するためのシステムです。マイナンバーの収集から破棄までをクラウド上で一括管理できます。保管する負担や紛失リスクを低減できるだけでなく、安全管理措置への対応にも役立つのが特徴です。
これは、2016年にスタートした「マイナンバー制度」によって、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理するための安全管理措置を行わなければいけないからです。
一般的なマイナンバー管理システムは、法律で定められた安全管理措置対応のガイドラインに基づく必要な機能を搭載しています。さらに、システムやクラウドを活用することでコストや手間を軽減可能です。
また、不正アクセス・情報漏えいのリスクを防ぐセキュリティ対策機能が搭載されたサービスも多く存在します。マイナンバーが流出すると、法的な処罰だけではなく、社会的な信用の低下につながりかねません。従業員のマイナンバーをシステムで管理することにより、書面で保管するときの紛失リスクを防げるだけでなく、セキュリティ面でも安心して利用できます。
マイナンバーの管理体制に不安がある場合は、管理システムの導入を検討してみましょう。
関連記事：企業のマイナンバー管理について解説！方法や注意点を紹介
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マイナンバー管理システムに搭載されている基本機能
ここでは、マイナンバー管理システムに搭載されている基本機能について紹介します。機能の一例は、以下の表のとおりです。
| 機能 | 機能の概要 |
|---|---|
| マイナンバーの取得 | 従業員のマイナンバー情報を収集 基幹システムや受発注システムからデータを受け入れ、一元的に帳票を管理・出力 |
| マイナンバーの利用・提供 | 必要書類へのマイナンバーの記載、データのCSV出力 |
| マイナンバーの保管・廃棄 | マイナンバー情報の保管・完全削除 |
| マイナンバーの暗号化 | マイナンバー情報が特定できないように暗号化する |
| アクセス制限 | マイナンバーを扱う担当者ごとのアクセス制限適用などを提供 |
| アクセス履歴の管理 | マイナンバー提出時のワンタイムパスワード発行 利用・参照履歴の記録 |
マイナンバー管理システムには、基本的にマイナンバーの取得・保管から破棄までを一括管理できる機能が搭載されています。マイナンバー管理システムの活用により、ペーパーレスでマイナンバーを取得できるほか、取得したマイナンバーを安全に保管しておくことも可能です。
また、従業員の退職などにともない利用しなくなったマイナンバーが存在する場合は、適切に廃棄しなければなりません。マイナンバー管理システムでは、マイナンバーの保管・破棄が安全に行えます。
マイナンバー管理システムを導入するメリット
マイナンバー管理システムの基本機能を理解したところで、次はマイナンバー管理システムを導入するメリットについて解説します。主なメリットは以下の3つです。
- 情報管理がしやすい
- セキュリティが向上する
- 法改正にすばやく対応可能
ひとつずつみていきましょう。
情報管理がしやすい
1つめのメリットは、情報管理がしやすい点です。マイナンバー管理システムを導入すれば、マイナンバー情報の収集から退職にともなう情報破棄まで安全に管理できます。
これらを紙ベースで行う場合、書類の保管以外にも、マイナンバーに関する作業のすべてを記録して残す必要があるため、さまざまな作業が必要です。
マイナンバー管理システムであれば、これらの作業を大幅に減らし、担当者の負担を軽減できます。また、書類紛失や記録漏れなどの人為的なミスの削減にも効果的です。
セキュリティが向上する
2つめのメリットは、セキュリティが向上する点です。管理システムには暗号化や閲覧制限などの機能が搭載されているため、簡単にデータを持ち出せないように設定できます。
また、システムにアクセス制限をかけて管理者以外はデータに触れられないような設定も可能です。万が一不正アクセスがあっても、ログにより特定を行えます。
マイナンバーには厳重な管理が求められるため、高いセキュリティを持った管理システムは最適な存在です。
法改正にすばやく対応可能
3つめのメリットは、法改正にすばやく対応できる点です。マイナンバーは幅広い活用方法が見込まれており、マイナンバーの取り扱いに関する法律も今後変わる可能性があります。
法改正が実行されれば、管理の方法も新しい法律に対応したものでなければなりません。管理システムを導入していれば、システムのアップデートをすることで法改正に即時対応できるため、業務の効率化につながります。
マイナンバー管理システムを導入するデメリット
続いて、マイナンバー管理システムを導入するデメリットについて解説します。主なデメリットは以下の2つです。
- 導入コストが必要
- 不正アクセス・ウイルスなどの危険性
メリットだけでなくデメリットも存在するため、導入する際はしっかり見極めることが重要です。
導入コストが必要
1つめのデメリットは、導入にあたってコストがかかることです。システムに搭載されている機能が自社のニーズに合致していない場合、余計な出費になってしまうこともあります。
ただし、システムを導入することで、作業工数や人件費の削減につながることも事実です。結果的に生産性向上につながり、コストパフォーマンスが良くなることが期待されます。
マイナンバー管理システムの導入により多くのメリットを得られますが、コストをかけてまで導入する必要があるのか判断してください。マイナンバー管理システムの導入が本当に必要かを明確にしてから導入するのがおすすめです。
不正アクセス・ウイルスなどの危険性
2つめのデメリットは、外部からの不正アクセスやウイルスなどの危険性がある点です。
マイナンバー管理システムでは、基本的に情報を暗号化する厳重なセキュリティ体制を採用しています。たしかに、クラウド上での管理は紙ベースでの管理と比べれば安全ですが、外部からの不正アクセスやウイルス、ハッキングによる情報漏洩リスクはゼロではありません。
システムを導入する際は、どのようなセキュリティ対策がなされているかチェックすることが重要です。マイナンバーが漏えいした場合、重大な罰則を受けるだけでなく、会社の信頼を失うことにもつながります。
システムがデータの暗号化に対応しているか、作業履歴の確認や作業者の特定は可能か、ウイルス対策をどのようにしているか、管理者権限をレベル分けで設定できるか、など複数の観点で確認することが必要です。
マイナンバー管理のルール
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」にのっとって管理する必要があります。「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」は、個人情報保護委員会が制定している、マイナンバーを適切に取り扱うための指針です。
ガイドラインでは、以下の4つのルールが決められています。
- 取得・利用・提供のルール
- 保管・廃棄のルール
- 委託のルール
- 安全管理措置のルール
しっかり理解できるよう、ひとつずつ解説していきます。
取得・利用・提供のルール
取得・利用・提供のルールにおいて、企業がどのような場合に従業員から得たマイナンバー情報を使えるか規定されています。
企業は、社会保障および税に関する手続き書類の作成・届出を行う必要がある場合にかぎって、従業員や取引先からマイナンバーを取得・利用し、行政機関などに提供することが可能です。手続き書類には、次のようなものがあります。
- 源泉徴収票
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
- 雇用保険被保険者資格取得届
マイナンバー法に記載されている場合を除いて、マイナンバーを利用・提供できません。
保管・廃棄のルール
保管・廃棄のルールとは、従業員から取得したマイナンバー情報は必要なときだけ保管して、不要になった時点で廃棄することが必要であることを求めたルールです。つまり、マイナンバーは雇用契約が継続している場合など、個人番号関係事務を行う必要がある際にかぎり、保管し続けられます。
手続き書類の保存期限を経過した場合には、すみやかに廃棄または削除することが必要です。廃棄・削除するときには、削除・廃棄したことを記録して残しておく必要があります。 廃棄・削除を委託した場合は、委託先から証明書等により確認が必要です。
委託のルール
委託のルールとは、マイナンバー情報を必要とする業務を外部委託する際のルールです。委託先を適切に管理し、再委託する場合には委託元の同意許諾を必要とします。
つまり、委託する際には、自社が行う安全管理措置と同等の管理が委託先においてもなされるように、委託先に必要かつ適切な監督を行う義務があるというわけです。
マイナンバーの委託時に押さえておきたいポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 適切な委託先の選定
- 安全管理措置を委託先に遵守させるための必要契約の締結
- 委託先における情報管理の状況把握
安全管理措置のルール
安全管理措置のルールとは、マイナンバーを含む情報を取り扱う場合にしっかりした安全管理措置が必要であることを求めるものです。マイナンバーの漏えいや滅失などを防止するために企業に求められるルールです。
ガイドラインでは、企業が講じるべき安全管理措置について以下の6項目が示されています。
- 基本方針の策定
- 取扱規程等の策定
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
詳しくは、以下からご確認ください。
出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン取得・利用・提供のルール」
マイナンバー管理システムを選ぶ際の比較ポイント
マイナンバー管理システムを導入するメリット・デメリット、管理ルールを理解したところで、マイナンバー管理システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。以下の4点が重要なポイントです。
- 搭載している機能
- マイナンバーの管理件数
- 料金体系
- セキュリティ機能
上記をひとつずつ解説します。自社にあったシステムを選ぶ際の参考にしてください。
搭載している機能
まずは、搭載している機能に着目してください。マイナンバー管理システムは製品ごとに搭載している機能が異なります。
マイナンバー情報の登録・管理に特化した製品・サービス、利用・破棄までの業務を一括管理できる製品・サービス、労務管理システムに組み込まれている製品・サービスなど、さまざまです。自社で必要な機能を明確にしたうえで、製品を検討してください。
マイナンバーの管理件数
マイナンバー管理システムでは、製品によって管理できるマイナンバーの件数が異なります。中小企業向けのシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限があることが一般的です。一方、大企業向けのシステムであれば、制限がありません。
また、大きな規模を対象とする製品ほど、機能が充実している傾向にあります。自社で管理するマイナンバーの件数を把握したうえで、適切な製品を選んでください。
料金体系
マイナンバー管理システムでは、似たような機能を備えた製品でも、価格が異なります。そのため、料金体系もしっかり確認しておくことが重要です。
価格帯は、提供形態がクラウド型なのかオンプレミス型なのかによって大きく変わります。さらに、ユーザー数や管理可能なマイナンバー件数、追加のオプション機能などによっても変動するものです。
自社に必要な機能や条件が価格にも直結するため、事前の洗い出しが欠かせません。
セキュリティ機能
マイナンバー情報は、法律にのっとった厳重な管理が必要であるため、法令を遵守したデータ管理を実現するためにも、セキュリティ機能が搭載されている製品を選んでください。搭載されていると望ましいセキュリティ機能は、以下のとおりです。
ログ管理：いつ誰がデータにアクセスしたのかを把握できる
権限設定：操作できる権限を絞り、不正な操作を防ぐ
暗号化：データが流出した際の被害を抑えられる
サイバー攻撃対策：ファイアウォールやウイルス対策などで、外部からの攻撃を防ぐ
情報が漏えいしてしまうと重大な罰則が課せられる可能性があるため、セキュリティ面の確認はしっかり行ってください。
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まとめ
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員のマイナンバーを管理するためのシステムです。マイナンバーの収集から破棄までをクラウド上で一括管理できます。また、保管する負担や紛失リスクを低減可能なほか、安全管理措置への対応にも効果的です。
マイナンバーを紙ベースで保管する場合、ヒューマンエラーや情報漏えいの危険性があります。それらを未然に防ぐためにも、マイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。管理のしやすさや安全性の担保、法改正へのすばやい対応ができるなど、効率的な事業運営の実現につながります。
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