社内コミュニケーションとは？重要性と活性化のアイデア9選
2024.07.22
会社などの組織に所属して行う仕事は、1人で取り組むものではなく、同僚や上司などとチームを組み連携して行う必要があります。従業員同士が互いのスキルや情報を共有し、関係性を深めることで効率的に業務ができるようになるため、社内コミュニケーションは重要です。一方で、社内コミュニケーションの不足に課題がある企業も少なくありません。
当記事では、社内コミュニケーションの重要性について解説するとともに、社内コミュニケーションを活性化するためのポイントや、社内コミュニケーションを活性化するためのアイデア9選について解説します。
目次
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社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、会社という組織内のメンバー間で日常的に行われるコミュニケーションで、情報交換や共有、雑談など業務内外で行われます。日常的な雑談だけでなく、従業員同士でのミーティングや上司との1on1、メールなどの業務上のやりとりや、従業員同士のランチも社内コミュニケーションの一種です。本項では、社内コミュニケーションが活発になることの重要性や活性化を阻害されてしまう要因について解説します。
企業における社内コミュニケーションの重要性
従業員同士が円滑にコミュニケーションを取ることで信頼関係が構築され、生産性やモチベーションの向上につながることから、社内コミュニケーションは企業運営において欠かせません。企業は組織で動いており、多くの業務は従業員1人の意思や判断で完結するものではなく、複数の従業員が連携しながら行う必要があるためです。業務を円滑に遂行するには、日々の会議や打合せ、報告・相談、指導などを行います。
HR総研が実施したアンケートによると、調査対象企業の9割以上が「社内コミュニケーション不足は業務の障害」と考えると回答していることからも社内コミュニケーションの重要性が伺えます。社内コミュニケーションが活性化することで、さまざまな意見に修正が加えられていき、業務が正しい方向性で円滑に進めることが可能です。
参考：HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート2022 結果報告1」
社内コミュニケーションの活性化を阻害する要因
業務を円滑に進めるために必須といえる社内コミュニケーションですが、活性化の阻害要因があるのも事実です。要因にはさまざまなものがあるものの、多くの企業が「組織風土・社風」や「管理職・従業員・経営層のコミュニケーション力不足」をあげており、組織体質が阻害しているケースも多く見受けられます。各組織や各層がコミュニケーション力を向上し、従業員同士が積極的にコミュニケーションを取る組織風土・社風へと変わる必要があります。
また、近年では新型コロナウイルスの流行や働き方改革によるテレワークが導入され、対面でのコミュニケーションが減少していることも大きな要因のひとつです。新たなコミュニケーションのあり方として、オンラインでのコミュニケーション方法の確立に課題を抱えている企業もあります。
社内コミュニケーション活性化による4つのメリット
従業員同士が業務の内外で交流する機会が増え、社内コミュニケーションが活性化されると、どのようなメリットがあるのでしょうか。本項では社内コミュニケーション活性化による4つのメリットとして、生産性向上・従業員の定着率向上・新たなアイデアの創出・企業のイメージアップに着目し、それぞれについて解説します。
1.生産性向上が期待できる
社内コミュニケーションが活性化すると、従業員同士の意見交換や相談などの発言がしやすい雰囲気になり、積極的に発言できることで心理的な不安が軽減されます。そのため、報連相がしやすくなることで仕事のモチベーションが上がり、結果的に業務効率化や生産性の向上につながります。
また、従業員同士がコミュニケーションを積極的に行うことで、意思疎通の不足によって発生するミスを防げるため、業務を効率的に進めることが可能です。仮にトラブルが発生した際も、普段から緊密にコミュニケーションが取れていることで上司や同僚に相談しやすくなり、協力し合うことで迅速な対応が行えます。
関連記事：生産性向上とは？業務効率化との違いや補助金利用条件を解説
2.従業員の定着率が向上する
社内コミュニケーションが活性化することで、仕事の相談や協力を依頼しやすくなり、仕事に困っている従業員の様子に気付くタイミングが増え、悩みを1人で抱え込むことが少なくなります。従業員同士が助け合い、安心して働くことのできる環境では、悩みや不安といったネガティブな感情の共有もできるようになり、働きやすい環境が作られるため離職率が低下し定着率が向上します。
3.新たなアイデアの創出につながる
社内コミュニケーションの活性化により、従業員同士での意見交換が自由に行われることでさまざまな意見が飛び交い、これまでになかった新しいアイデアやイノベーションが生まれる可能性が高まります。従業員同士の知識や情報が交換、共有されることで1人では考えられなかったアイデアの創出につながります。新しいアイデアをブラッシュアップすれば、新しい製品やサービスを作り出すことにもつながり、社内コミュニケーションの活性化で創造性の向上が可能です。
4.企業のイメージアップにつながる
社内コミュニケーションの活性化で定着率が向上するメリットについては前述しましたが、定着率向上は「働きやすい環境」というイメージアップにもつながり、採用活動が有利になるメリットも期待できます。働きやすい職場という雰囲気は外部にも伝わりやすく、採用活動だけでなく、顧客や取引先に対してもポジティブな関係を築きやすくなり、「従業員が尊重されている良心的な企業」というイメージアップにつながります。
社内コミュニケーションの活性化に取り組む際のポイント
社内コミュニケーションを活性化することで得られるメリットについて解説しましたが、実際に社内コミュニケーションを活性化するにはどのようにことに取り組めばよいのでしょうか。
やみくもに取り組んでも期待通りの結果を得るのは難しく、中長期的な視点をもち、企業全体で取り組む必要があります。本項では、社内コミュニケーションの活性化に取り組む際のポイントとして4つを取り上げ、それぞれについて解説します。
中長期的な視点をもつ
社内コミュニケーションを活性化させるための施策には、短期的に効果の得られるものと、中長期的に行う施策の2種類があります。短期的な施策には社内イベントなどの開催が該当し、中長期的な施策としては社内報の発行などが該当します。
コミュニケーションはすぐに活性化するわけではないため、施策は短期的、中長期的のどちらか一方に偏るのではなく、双方を組み合わせることで継続的に取り組むと効果的です。社内イベントなどを開催することで短期的に会話や交流を生み出し、社内報を発行することで中長期的に社内コミュニケーションを組織に浸透させていきます。
企業全体で活性化に取り組む
社内コミュニケーションの活性化は限られた部署の担当者だけでなく、複数の部署や決裁権をもつメンバーを含む横断的なプロジェクトとして取り組み、会社全体で取り組むのが望ましいです。「何の役に立つのかわからない」といった現場の空気を払拭するためにも、経営トップや各部署の管理職が積極的に関与し、コミュニケーション活性化にどのようなメリットがあるかを繰り返し説明することが欠かせません。
業務課題を解決できる、日々の業務を効率的に遂行できるといった、従業員自身が獲得できる利益を示すことで、企業全体が活性化に取り組むようになるためにも上層部の協力が鍵となります。
交流のきっかけとなる場を設ける
社内コミュニケーションを活性化させるには、業務以外にも従業員同士が交流できるきっかけとなる場を設けることも大切です。他部署の従業員ともコミュニケーションが取れるようにスポーツやゲーム大会といった社内イベントや部活、従業員旅行などのレクリエーションを行うことで、コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、レクリエーションなどに参加できない従業員のためにも、朝礼での発言や雑談の機会など、他部署と情報共有のルールを設けるというのもよい手段です。
従業員同士が交流しやすい環境を整える
社内コミュニケーションの活性化には、物理的にコミュニケーションが取りやすくなる環境を整えることも重要です。オフィス什器の配置や座席のレイアウトを見直したり、休憩スペースやカフェスペースを設けたりすることで、物理的に従業員同士が交流しやすい環境を整えます。また、フリーアドレスに変更することでも、従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなります。
社内コミュニケーションを活性化させるアイデア9選
社内コミュニケーションの活性化をはかるには、会社側がコミュニケーションの機会を設けたり、コミュニケーションツールを提供したりするといった施策を行う必要があります。本項では社内コミュニケーションの活性化につながる具体的なアイデアを9つ紹介し、それぞれについて解説します。
1.社内報
社内報とは、社内で起きたことや連絡事項を従業員に向けて広報するツールのことで、組織ビジョンの共有や他部署の情報発信、従業員紹介にも利用可能です。これまでは冊子や新聞のような紙媒体で従業員に配布されていましたが、近年ではイントラネットや社内SNS、メルマガといった形式に移り変わりつつあります。
大規模な組織の場合、従業員同士の面識が薄くなり、他部署の従業員や業務内容を把握していないケースもあります。社内報を発行することでコミュニケーションが活性化するだけでなく、組織に対する帰属意識が向上するといったエンゲージメントの向上も可能です。
関連記事：エンゲージメントとは？ビジネスにおける意味からその高め方まで事例を交えながらわかりやすく解説
2.社内イベント
社内イベントとは、従業員同士が業務外で集まって交流を深めたり、コミュニケーションを取ったりする場のことを指します。スポーツやゲーム大会といったイベントを行うこともあれば、忘年会や歓送迎会といった親睦会なども社内イベントに該当します。
業務上で関わることの少ない従業員と会話をすることで、業務では見られない一面を見られたり、普段関わりの少ない経営陣とのコミュニケーションを取れたりする場として活用可能です。社内イベントを実施することで、コミュニケーションの増加や、他部署との連携がしやすくなるといった効果が期待できます。
3.フリーアドレス
フリーアドレスとは、従業員の固定席を定めずにノートPCなどを活用することで、自分の好きな席で働ける制度のことです。部署や所属に応じて利用可能な席が定められているグループアドレス制と、部署に関わらずにどこでも仕事のできる完全フリーアドレス制があります。
フリーアドレスを導入することで毎日違う人と顔を合わせることになり、これまで関わる機会のなかった従業員と交流するきっかけになります。新たなコミュニケーションが生まれることで、連携が取りやすくなるため、業務をスムーズに行うことが可能です。
4.社員食堂やカフェ
社員食堂やカフェスペースを導入することで、従業員は業務とは関係のない雑談を行いやすくなり、コミュニケーションの活性化が可能です。食堂やカフェだけでなく、休憩スペースや雑談スペースを設けるのも効果的です。
従業員はオフィスよりも気軽にプライベートな話を交わせるため、従業員同士のエンゲージメントを高められます。スペースの確保が難しい場合はコーヒーマシンやフリードリンクを設置するだけでも、従業員がリラックスしてコミュニケーションを取れる空間として活用できます。
5.1on1ミーティング
従業員同士が1対1でミーティングを行うことを1on1といい、主に上司と部下が行う個人面談のことを指します。1on1は単なる報告や連絡の場ではなく、上司が適切なフィードバックやコーチングを行うことで部下の能力を引き出し、信頼関係を構築します。
1on1は週1回や月に1回など定期的に実施する必要がありますが、単なる報告の場にしないためにも、上司にはコーチングやフィードバックを行うスキルが必要です。1on1を実施することで、普段からコミュニケーションを取りやすくなるため、トラブルなどについての相談もしやすくなります。
なお、1on1導入におけるお悩みがある方は、こちらのページもご確認ください。
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関連記事：1on1ミーティングとは？目的やメリット、進め方について解説
6.ミーティングスペース
気軽に利用できるミーティングスペースを設けることも、社内コミュニケーションを活性化するのに効果的です。通常業務を行うデスクのみでは話しにくいことでも、オフィスの一角にミーティングスペースを設けることで気軽に打ち合わせができるようになり、コミュニケーションの機会を増やす効果が期待できます。周りには知られたくない相談や、1on1ミーティングをリラックスして話せる場所として活用可能です。
あえて椅子を設置せずに立ち話を行うスペースを確保すれば、気軽に会話ができるようになるだけでなく、ミーティング時間の短縮化や、空きスペースの有効活用といった効果も期待できます。
7.社内SNSやチャットツール
対面でのコミュニケーション活性化ではなく、オンライン上でのコミュニケーションを活性化するために、社内SNSやチャットツールを導入するのも効果的です。社内SNSやチャットツールはメールよりも気軽に活用できるため、質問や相談を気軽に行えたり、業務に必要な情報や他部署の状況なども共有しやすくなったりします。
運用ルールは企業によって異なりますが、業務利用だけでなく、社内イベントの告知など業務外の利用も許可しているケースが多いようです。また、プライベートで利用しているSNSでは社内の人間と関わりたくないという従業員も、社内SNSであればプライベートな用途では使用されないため、気軽に利用できるというメリットもあります。
8.グループウェア
グループウェアは社内SNSやチャットツールのようなメッセージ送信機能に加え、スケジュール共有、ToDo管理、ファイル共有など複数の機能を有するオンラインツールです。コミュニケーションの活性化だけでなく、オンラインで情報共有ができるため、遠隔地の拠点にいる従業員ともスムーズな業務遂行が可能になることから業務の効率化も期待できます。業務の効率化と社内コミュニケーションの促進を目的として多くの企業で利用されています。
9.遠隔システム
離れた拠点で働く従業員同士が顔を合わせて会議を実施できるようになる、Web会議・テレビ会議システムのような遠隔システムもコミュニケーションの活性化に有効です。新型コロナウイルスの流行や働き方改革の一環でテレワークが普及したことにより、遠隔での打ち合わせを実施する機会が急増しました。Web開始システムであればパソコンとネットワーク環境があれば簡単に開催できるため、離れた場所で働く従業員同士でも気軽にコミュニケーションが取れます。
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また、上司と部下という縦の連携だけでなく、共通点の多い従業員同士を1on1のペアにできるため、従業員のタテヨコナナメの連携を強化することで上司以外にも相談できるサポート体制を構築できます。社内コミュニケーションの活性化に1on1の導入を検討している企業にとっては、1on1導入の負荷を軽減できる、おすすめのソリューションです。
詳しくは以下をご覧ください。
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まとめ
社内コミュニケーションを活性化することで、生産性の向上や、従業員の定着率向上といったさまざまなメリットが得られます。ですが、組織の風土や、管理職・従業員のコミュニケーション能力不足により、コミュニケーションが円滑に行われていないケースがあるのも事実です。
そのような場合には1on1ミーティングを実施するなど、社内コミュニケーションを活性化する施策を実施するのが有効です。社内コミュニケーションを活性化する施策は、企業全体で中長期的な視点をもって取り組む必要があります。施策の実施だけでなく、「Hito-compassキャリア」などのツールをあわせて活用することで、円滑なコミュニケーションを実現しやすくなるため、あわせて検討してはいかがでしょうか。
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