勤怠管理とは？目的や必要性、人事の仕事内容について解説
2024.11.05
勤怠管理は人事・労務部門の重要な業務です。企業は従業員の勤務時間や日数などを記録し、働きすぎの防止や正確な給与の支払い行う必要があります。本記事では勤怠管理の基本から各種管理手法のメリット・デメリット、注意点などについて幅広く解説します。
目次
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勤怠管理とは
勤怠管理とは、企業が従業員の出勤・退勤、休暇、欠勤などの出勤状況を正しく記録して、把握することです。労働関係の法令を守り、給与計算を正確に行うために必要な業務です。
勤怠管理は、企業の義務として労働基準法で定められています。同法に規定された以下の項目が勤怠管理に関連します。
- 使用者は、労働者に、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、労働させてはならない（第32条）
- 使用者は、労働時間が6時間を超える場合においては少なくとも45分、8時間を超える場合においては少なくとも1時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない（第34条）
- 使用者は、労働者に対して、毎週少なくとも1回の休日を与えなければならない（第35条）
勤怠管理の対象となる企業と従業員
勤怠管理の対象となるのは、労働基準法第4章（労働時間、休憩、休日及び年次有給休暇）の規定が適用される企業です。ほとんどの企業が対象で、業種や業界、企業規模などは関係ありません。ただし、天候などの自然条件によって労働時間が左右される農業や水産業などの業種は、勤怠管理対象外とされています。
また、勤怠管理の対象は、労働基準法41条に定める例外を除くすべての労働者です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、「いわゆる管理・監督者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る）」とされています。
なお、管理・監督者以外では、農業や水産業に従事する従業員や、機密の事務を取り扱う従業員は勤怠管理の対象外です。
参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
勤怠管理の目的や重要性
勤怠管理には、いくつかの目的があります。とくに、「従業員の健康を守る」「正確な給与計算を行う」「従業員のモチベーションを向上させる」の3点は重要な目的です。
労働時間を管理することで従業員の過重労働を防ぎ、健康の維持に結びつけられます。また、正確な給与計算には、労働時間の正確な把握が必要です。勤怠管理を確実に行うことで労働状況が改善されれば、従業員のモチベーションが上がり、生産性の向上に期待できます。
さらに、勤怠管理を着実に行うことは法令を遵守することでもあり、コンプライアンスを重視する健全な企業としてのイメージアップを図れます。勤怠管理の目的と重要性について、以下で項目ごとに解説しました。
長時間労働の防止
従業員の長時間労働を防ぐことは、勤怠管理の重要な目的の一つです。長時間労働の積み重ねは従業員の心身に支障をきたす懸念があり、過労死につながりかねません。労働時間を確実に管理し、長時間労働を防止して従業員の健康を守ることは、企業に課せられた責務です。
なお、長時間労働が認められる従業員に対して、業務量を減らしたり業務分担を変えたりするなどの対応を取る必要があります。
正確な給与の支払い
正確に給与を計算して支払うためには勤怠管理が欠かせません。労働時間が正確に把握できていなければ、時間外労働や休日出勤などを見落としてしまい、給与の未払いなどのトラブルが発生する可能性があります。
また、残業代は企業が給与天引きで徴収する税金や健康保険料などに影響します。勤怠管理が正確に行われていない場合、事務処理のやり直しなど、二度手間が生じかねません。従業員からの不満が出るなど、感情的な問題が起こる懸念もあります。従業員との信頼関係を構築し維持するためにも、勤怠管理を適切に行うことが重要です。
コンプライアンスの厳守
従業員の労働時間に対して、給与を支払うのは企業の義務です。残業や休日出勤などを給与に反映させていなければ、ブラック企業の汚名を着せられかねません。
労働基準法では、企業と従業員が36協定を締結していない場合、週に40時間を超えて労働させてはならないことが定められています。違反した場合には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処せられる可能性があります。
刑事罰を受けなくても、長時間労働をさせたり給与の未払いがあったりすれば悪評が立ち、求人や取引先の開拓などに悪影響を及ぼしかねません。近年はSNSの普及により、悪い評判が短時間で拡散してしまう危険性があります。
勤怠管理を確実に行うことにより、問題の発生を防げるだけでなく、コンプライアンス意識の高い健全な企業であることをアピールできます。
従業員のモチベーション向上
従業員のモチベーションを維持、向上するためにも、勤怠管理は重要です。長時間労働が是正されなかったり残業代が支払われなかったりすれば、従業員のモチベーションは上がりません。従業員がモラルの低い労働をしたり、離職者が増えてしまったりする可能性があります。
厳密な勤怠管理は、従業員の満足度を向上させ、業務遂行に対して前向きな気持ちを持たせることにつながります。
勤怠管理で記録すべき項目
この項では、勤怠管理で記録すべき項目について解説していきます。記録すべき項目について、労働基準法では具体的な定めがありません。厚生労働省のガイドラインは、「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とし、労働時間の適正な管理を企業の責務と位置付けています。
項目ごとに詳しく説明します。
始業・終業時間および休憩時間
始業と終業の時間や休憩時間の把握は、1日の労働時間を正確に管理するために必要なことです。始業と終業は1分単位で記録して給与に反映させてください。また、従業員に休憩を取らせることも企業に課せられた義務であるため、休憩時間の把握も必須です。
始業と終業の時間を管理することで、従業員の遅刻や早退を確認できます。遅刻や早退が多い従業員がいれば、適切な指導や配置転換などの対応を検討してください。
時間外・深夜・休日労働時間
時間外労働や深夜業、休日出勤で働いた時間に対して、企業は割増賃金を支払わなければなりません。割増賃金が生じる時間についても、企業は正確に把握する必要があります。
厚生労働省のHPによると、時間外労働に対する割増賃金は「通常の賃金の2割5分以上」とされています。従業員の時給が1,000円だった場合、割増賃金は1時間あたり1,250円です。また、深夜業と休日労働の割増賃金の率は、深夜業が2割5分以上で休日出勤が3割5分以上です。
深夜業とは、午後10時から翌日午前5時までの間の労働を指します。一方の休日労働とは、労働基準法上の法定休日（週1日または4週のうち4日、曜日は問わない）に労働させることです。なお、割増賃金は重複して発生することがあります。たとえば、時間外労働が深夜に及んだ場合は、時間外労働分の2割5分以上と深夜業の分の2割5分以上が合算され、5割以上の割増率としなければなりません。
参考：厚生労働省「法定労働時間と割増賃金について教えてください」
出勤および欠勤日
勤怠管理で記録すべき項目には、時間だけでなく、出勤日と欠勤日もあります。どの程度休日を取得しているかは、従業員の健康管理にかかわる重要な情報です。適正に休みを取らせることで、健康維持や生産性向上に期待できます。
休日出勤した従業員については、代休や振替休日を取っているかどうかを確認することが必要です。就業規則にもよりますが、出勤や欠勤の日数は給与計算にも影響します。
有休の取得日数および残数
有給休暇の取得日数と残り日数の管理も、企業の責務です。2019年4月1日に施行された働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）では、年5日の年次有給休暇を従業員に取得させることが義務付けられました。
同法施行以前は、有給休暇は従業員の申し出によって取得するものでしたが、そもそも取得の申し出がしにくいなどの問題があり、有給休暇の取得率は高まっていませんでした。同法により、企業は従業員の希望を踏まえて有給休暇の取得時季を指定することが定められています。
参考：厚生労働省「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～」
【手法別】勤怠管理のメリットとデメリット
勤怠管理で行わなくてはならないことは、以下の2点です。
- 従業員の日ごとの始業・終業時刻の確認と適正な記録
- 賃金台帳の適正な作成
これらは労働基準法でも定められていることで、紙の出勤簿やタイムカードを使用する方法や、勤怠管理システムの導入など、いくつかの手法があります。手法別にメリットとデメリットを以下にまとめました。
【紙の出勤簿】メリットとデメリット
紙の出勤簿を使用する方法では、従業員が出勤簿に出勤時間と退勤時間を書き込み、有給休暇や欠勤、残業時間などもすべて記入します。アナログ的な手法ではありますが、以下のようなメリットがあります。
- コストがかからない
- 1枚のシートで管理できることから、一覧性にも優れている
一方、デメリットは以下のとおりです。
- 単純な間違いだけでなく、不正申告やサービス残業を見抜けない可能性がある
- リアルタイムで勤怠が確認できないこと
- 出勤簿の保管場所を確保しなくてはならない
厚生労働省のガイドラインでは、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として 確認し、適正に記録すること」が求められています。自己申告で労働時間を把握できますが、以下のような条件が付きます。
- 従業員や労働時間の管理者に対し、自己申告制の適正な運用などガイドラインに基づく措置について十分な説明を行う
- 自己申告の労働時間と、パソコンの使用時間などから把握した在社時間に著しい違いがある場合は実態調査を実施し、労働時間を補正する
- 自己申告できる時間数の上限を設定するなど適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならない
こうしたガイドラインを満たすハードルの高さも、紙の出勤簿のデメリットです。
【タイムカード】メリットとデメリット
タイムカードを使用する方法では、従業員がタイムレコーダーに紙のタイムカードを挿入し、出退勤時間を打刻します。カードを差し込むだけで記録できるため、従業員のITリテラシーを問わない簡便さが利点です。
ただし、タイムカードは他人が打刻することもできます。デメリットには以下のようなものがあります。
- タイムカードには時間が記録されるだけで、残業時間や休日労働の時間などは別で集計しなければならない
- 手作業でパソコンに打ち込むなどの集計作業が必要で、ミスが発生する可能性もある
- 拠点を多く持つ企業は、タイムカードの集約に手間と時間がかかる
- 打刻済みのタイムカードを保管する場所が必要となる場合がある
【Excel管理】メリットとデメリット
パソコンの表計算ソフトExcelを使って、勤怠管理を行う方法も一般的です。セルに関数や数式を設定しておけば、従業員が出退勤の時刻を入力した際に労働時間が自動計算されます。Excelを使う方法のメリットは、以下のとおりです。
- パソコンに最初からインストールされていることが多く、コストをかけずに導入できる
- ネット上の無料で入手できるテンプレートを使用すれば費用はかからない
- 紙での保管も不要
ただし、以下のようなデメリットも挙げられます。
- 入力間違いや不正が起こりやすい
- 複雑なデータ分析には向かないため、従業員が多くいる企業の導入には不向き
- 従業員が入力時に誤って数式を消してしまうなど、操作ミスによる計算エラーが出る心配もある
- リアルタイムで勤怠を管理できない
なお、固定のパソコンを利用していたり、特定のIPアドレスからでないとファイルが開かないようにしていたりする場合は、リモートワークや在宅勤務の従業員には使用できません。
【勤怠管理システム】メリットとデメリット
紙の出勤簿やタイムカード、Excelで勤怠管理を行う方法には、リアルタイムでの勤怠管理ができないことや、不正が発生するリスクがあることが共通の難点でした。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、これらの課題を解決できます。
勤怠管理システムには、自社でサーバーを用意するオンプレミス型と、ベンダーのシステムを活用するクラウド型の2種類があります。双方に共通するメリットは以下のとおりです。
- リアルタイムでの出退勤管理が可能
- 法改正にも自動で対応
- システム内に集計や分析のソフトが組み込まれており、業務の効率化も期待できる
- 給与計算システムと連動できるものであれば、正確で迅速な給与支払いが実現できる
一方、勤怠管理システムを導入するデメリットには、以下のようなものがあります。
- コストがかかる
- 担当者はシステムを活用するための研修を受けなければならない
- 全従業員に活用方法をマスターしてもらうための講習会を開いたり、マニュアルを作ったりする必要がある
オンプレミス型はクラウド型よりもコストが高い傾向にあります。一方、クラウド型は、自社に合わせたカスタマイズには不向きであり、こうした点にも注意が必要です。
【ケース別】勤怠管理の注意点
この項では、勤怠管理を行うにあたって注意すべき点をまとめています。以下のようなケースのそれぞれについて解説しました。
- 勤務日や勤務時間がまちまちなパート・アルバイト
- 正社員ではない契約社員
- テレワークの場合の対応
- 103万円や130万円の壁を意識した働き方をする扶養控除内勤務
【パート・アルバイト】勤怠管理の注意点
パート・アルバイトは、人によって勤務日や休日、勤務時間が異なることに注意が必要です。厳正な勤怠管理を行うためには、確実に勤務日や労働時間などを把握しておかなければなりません。
パートやアルバイトはシフト制の勤務体系が多く、シフト作成機能を備えた勤怠管理システムを活用すれば業務が効率的に進みます。また、時給は人によって異なるため、給与計算が複雑になりがちです。勤怠管理と給与計算を連携できるシステムの活用がおすすめです。
【契約社員】勤怠管理の注意点
契約社員にも、正社員と同等の勤怠管理が求められます。契約社員と正社員の差は、労働期間の定めの有無です。始業・終業の時刻や時間外労働、休日などを正確に記録し、適切に給与計算に結びつけることが重要です。
【テレワーク】勤怠管理の注意点
テレワークを採用している従業員は、勤怠管理がオンラインを経由した自己申告制になることが多くあります。自己申告による勤怠管理を行う際には、厚生労働省のガイドラインに準じて、従業員への十分な説明や、申告された時間と客観的な記録に乖離がないかチェックが必要です。
テレワークなど、多様で複雑な勤務スタイルが可能な企業であれば、柔軟な設定ができる勤怠管理システムの導入により生産性の向上が期待できます。
関連記事：テレワークってどういう働き方？リモートワークとの違いはあるの？わかりやすく解説
【扶養控除内勤務】勤怠管理の注意点
扶養控除の範囲内で働きたいという希望を持つ従業員への対応も欠かせません。扶養控除内には、所得税が発生する「103万円の壁」や、社会保険料が徴収される「130万円の壁」など、いくつかの種類があります。
企業は、扶養控除内での就労を希望する従業員が、自身の所得をどの水準までに抑えたいのか把握しなければなりません。確実な勤怠管理がされていなければ「壁」を越えてしまい、税や社会保険料に対して想定外の支払いが発生する可能性があります。
年末が近づくにつれ、扶養控除内に抑えるためのシフト調整など、煩雑な処理が増えます。扶養控除内で働きたい従業員がいる企業には、シフト作成機能を持つ勤怠管理ソフトの導入がおすすめです。
勤怠管理業務システムの種類と導入時の注意点
勤怠管理システムの導入により、勤怠管理を適正に行い、給与計算へのミスのない反映が期待できます。手作業による集計や確認などの手間が不要となり、業務効率の向上にも有効です。この項では、勤怠管理システムの種類と、導入する際の注意点をまとめました。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムには、大きく分けて以下の3種類があります。
- オンプレミス型
- クラウド型
- タイムレコーダー型
オンプレミス型とは、自社でサーバーを構築し、運用するタイプのシステムです。サーバー、ソフトウェア、ネットワークなどを自社で整備する必要があるため、コストが高くなりやすい傾向です。
ただし、自社でシステムを構築するため、強固なセキュリティの確保や細かなカスタマイズができます。自社でメンテナンスできる技術部門を擁する企業に向いています。
クラウド型は、自社にサーバーを置かず、インターネット上のシステムを各社で共有する方式です。以前はオンプレミス型が主流でしたが、近年はクラウド型を利用する企業が増えています。
クラウド型はオンプレミス型よりも導入費用が安く、導入にかかる時間が短いことがメリットです。また、法改正には提供ベンダーが対応するため、手間がかかりません。
従業員数が少ない企業や、シンプルな勤務体系の企業には、低コストで導入できるクラウド型がおすすめです。ただし、クラウド型はシステムを共有する性質上、カスタマイズには限界があります。
タイムレコーダー型は、専用のタイムレコーダーとICカードを使って、出退勤時刻を入力するシステムです。パソコン操作が苦手な従業員でも、従来のタイムレコーダーの延長線上で活用できる利点があります。
原則としてリモートでの入力ができず、テレワークや長期出張の従業員がいる企業には不向きです。
関連記事：【2024年最新版】就業管理システムとは？選び方のポイントやメリットを紹介
導入時の注意点
勤怠管理システムの導入にあたっては、以下の点に注意が必要です。
- 自社に合っているか
- コストが高すぎないか
- セキュリティは担保されているか
- サポート体制は十分か
自社が必要とする機能を持たないシステムには導入の意味がありませんが、高機能すぎて活用できないシステムの導入も望ましくありません。自社で必要な機能を見極めて、システム選定を行うことが重要です。
操作性に難があるシステムを導入すると、問い合わせ対応などで勤怠管理担当者の負担が増えてしまうことが懸念されます。
なお、クラウド型の勤怠管理システムを導入する場合は、セキュリティ性能への目配りが不可欠です。ウイルスに感染して勤怠管理システムが活用できなくなったり、データが改ざんされたりすると、給与の支払いに影響します。
セキュリティが担保されているかどうかを確認する目安には、以下の2つがあります。
- ISMS認証
- プライバシーマーク（Pマーク）
「ISMS認証」は、組織内に情報セキュリティマネジメントシステムが構築され機能していることを認証するものです。一方の「プライバシーマーク（Pマーク）」は、個人情報保護の体制が確立していることを示しています。導入を検討する際には、ベンダーがISMS認証やPマークを取得しているかどうかを確認することがおすすめです。
なお、新しいシステムを導入する際には、活用するうえで疑問が出たり、トラブルに見舞われたりすることもあり得ます。そうした場合に、迅速に対応してもらえるサポート体制があると安心感が高まります。導入初期だけでなく、その後の運用に対してもサポートは必要です。サポート体制を十分に確認したうえで導入ください。
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カシオヒューマンシステムズ株式会社が提供する人事統合システム「ADPS（アドプス）」は、1990年の誕生以来、累計5,000社を超える企業への導入実績があります。勤怠管理だけでなく、人事管理、給与計算なども一括して扱えるシステムであり、複雑な業務手順がフローで表示されるため視覚的なオペレーションが可能です。
また、シンプルでわかりやすい操作性と高度なセキュリティを兼ね備えており、勤怠管理業務を初めて行う従業員からベテラン担当者まで安心して活用できます。「ADPS」の活用で勤怠管理業務の生産性を上げ、経営効率のさらなる改善につなげてください。
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まとめ
勤怠管理とは、企業が従業員の労働状況を正確に把握し、記録することです。勤怠管理が確実なものでなければ、給与計算は不正確になりかねません。勤怠管理の方法には、紙の出勤簿やタイムカード、Excelなどもありますが、勤怠管理システムの導入がおすすめです。まずは自社の運用にあったシステムを選定し、適切な勤怠管理と業務の効率化を実現していきましょう。
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カシオヒューマンシステムズコラム編集チームです。
人事業務に関するソリューションを長年ご提供してきた知見を踏まえ、
定期的に「人事部の皆様に必ず今後の業務に役立つ情報」を紹介しています。